Evaluar el cumplimiento de la normas relacionadas y aplicables al proceso de contratación de la ESE San Cristóbal, procedimientos, manuales, instructivos, y demás documentos definidos en el proceso.

NTC GP 1000 Oportunidades de mejora Control de documentos Es necesario que se normalice el manual de supervisión e interventoría Control de registros Organizar los contratos en orden cronológico y foliarlos. En la identificación y valoración de los riesgos previsibles del contrato, realizar para los contratos representativos, se puede realizar audiencias públicas de evaluación de riesgos. En el formato de estudio de mercado para contratar obra, bien o servicio, es necesario que se coloque el nombre del responsable junto con la firma, ya que en ocasiones ésta última no es legible.

NTC GP 1000 Oportunidades de mejora Control de registros Colocar las fechas en que se aprueban las pólizas Realizar revisión(valor y fecha de actualización) del plan de adquisiciones que está publicado en la página Web de la ESE San Cristóbal, con fecha de publicación 24 de julio de Revisar que todas las carpetas de los contratos se encuentren marcadas (sección, subsección, código y nombre de la subserie, título de una carpeta, nombre del funcionario). En las OPS se debe establecer un formato firmado por el responsable de Talento Humano donde se certifique que los formatos de evaluación, entrevista técnica, test wartegg; se encuentran archivados en el primer contrato de la vigencia. (Es un punto de control).

NTC GP 1000Oportunidades de mejora 7.2 Control de la producción del servicio Se evidencia demora entre la entrega de precotizaciones y la salida de la invitación (33 días). Contrato No. 037 de 2014 Es necesario fortalecer el proceso de planificación de las contrataciones a realizar, para evitar el exceso de modificaciones que se deben realizar en el comité. A septiembre de 2014, el comité había realizado 29 modificaciones al plan de Actualizar el Procedimiento Comprobante de Giro, Código: AP-GF- ADI-DI-PR-109 V.05, se evidencia que las actividades establecidas en el procedimiento, no corresponden con la forma como se están ejecutando.

NTC GP 1000 Oportunidades de mejora Comunicación con el cliente Actualizar los datos (valor y fecha de modificación) del plan de adquisiciones que está publicado en la página Web de la ESE San Cristóbal con fecha de publicación 24 de julio de Organizar los ítems (numeración ascendente) del plan Los contratos, se están publicado mensualmente en el SECOP, revisar el plazo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, porque los documentos y los actos administrativos del proceso de Contratación, según este artículo, se deben publicar dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

NTC GP 1000Oportunidades de mejora Verificación de los productos y/o servicios adquiridos Controlar el cambio de los supervisores de los contratos, realizando notificación o informe de la anterior supervisión técnica o administrativa del contrato. Establecer en las certificaciones las actividades contratadas y sobre éstas colocar las actividades que se cumplen mensualmente.

NTC GP 1000Oportunidades de mejora Acción preventiva Revisar la supervisión de contratos para establecer el número máximo de contratos a asignar por supervisor, con el fin de mejorar la labor de verificación de actividades y el cumplimiento integral de las obligaciones de los supervisores de los contratos, entre estas la liquidación oportuna de los contratos. Revisar, evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades de los supervisores, por la rotación de personal que realizan dichas actividades. Realizar de forma permanente capacitaciones en las jornadas de entrenamiento en puesto de trabajo sobre el manual de supervisión de contratos. Establecer un mecanismo o herramienta de control, que informe a los supervisores de los contratos la fecha límite para liquidar el contrato o emitir periódicamente un informe sobre los contratos que están próximos a terminar.

Establecer un mecanismo o herramienta de control, que informe a los supervisores de los contratos la fecha límite para liquidar el contrato o emitir periódicamente un informe sobre los contratos que están próximos a terminar, con el fin de recordar permanentemente a los supervisores y se proceda a la liquidación de los mismos. Los supervisores de los contratos que se retiren de la ESE y que tengan contratos pendientes por liquidar, es importante que realicen dicho proceso antes de obtener el paz y salvo para pago. Revisar el formato de hoja de ruta el proceso de contratación y modificar las columnas de funcionarios que entrega y recibe, e incluir los contratistas; además diligenciar completamente el formato de hoja de ruta, porque la columna de actividad, por lo general se esta dejando en blanco. En las actividades registradas en las certificaciones para pago se debe dejar como evidencia la TRD donde se archivan los documentos, actas de reunión y visitas, etc. Que son soportes del cumplimiento del contrato.