FONDO ROTATORIO Y FONDO ESTRATÉGICO CAPACITACION FONDO ROTATORIO Y FONDO ESTRATÉGICO José León/ José Luis Martínez/PWR-VEN

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS PARA LA COMPRA DE VACUNAS, JERINGAS Y OTROS INSUMOS RELACIONADOS POR MEDIO DEL FONDO ROTATORIO DE LA ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD OPS-OMS PRO VENEZUELA  Caracas, Mayo 2013 2 2

ANTECEDENTES El Fondo Rotatorio para la Compra de Vacunas de la OPS se creó en virtud de la resolución CD25.R27 aprobada por el 25.° Consejo Directivo en 1977, como un mecanismo de compra de vacunas esenciales, jeringas y otros insumos relacionados para los programas de vacunación de los Estados Miembros e Instituciones. Sobre la base de las necesidades unificadas de los Estados Miembros y las Instituciones, La OPS negocia un acuerdo anual con los proveedores que satisfacen los requisitos para la compra de vacunas y jeringas. 3 3

FINALIDAD Y VENTAJAS La finalidad principal es adquirir vacunas y jeringas precalificadas por la OPS/OMS. Ofrece las siguientes ventajas: Las necesidades de los Países se unifican en el área de PRO de la OPS, quien establece acuerdos anuales con diversos proveedores. Al hacer uso de las opciones de compra en grandes cantidades, se obtienen precios menores para las vacunas, lo que resulta especialmente conveniente para los países mas pequeños y menos desarrollados. 4 4

BENEFICIOS Para los Países: Abastecimiento contínuo y oportuno Vacunas seguras y efectivas Pre Calificadas por la OMS Precios bajos gracias a su economía de escala Línea de Crédito gracias a un fondo común Accesibilidad y sostenibilidad en la introducción de nuevas vacunas Para los Proveedores: Acuerdos de compra anuales: facilita la planificación de producción y envío Pronósticos cada vez más certeros y relaciones transparentes Una sola “ventana” 5 5

PRINCIPIOS DEL FONDO ROTATORIO Equidad Único Precio y el más bajo Calidad Principios Panamericanismo Acceso

PARTICIPACIÓN Los Estados Miembros y las Instituciones deben reunir los siguientes requisitos: La asignación de un rubro en el presupuesto nacional con una partida específica para cubrir los costos. El nombramiento de un director del Programa Ampliado de Inmunización (PAI). La formulación de un plan nacional de operaciones que abarque al menos un período de 5 años y se ajuste a las políticas del PAI, de acuerdo con las recomendaciones del Grupo Consultivo Técnico (GCT) sobre enfermedades prevenibles mediante la vacunación y las directivas del Consejo Directivo de la OPS El Fondo Rotatorio es un componente de apoyo técnico que brinda FCH/IM a los Estados Miembros y a las Instituciones participantes. 7 7

CONFORMACIÓN DEL FONDO ROTATORIO EN WDC Inmunizaciones (FCH/IM) * Planificación de Demanda * Coordinación del Equipo * Enlace con Paises Compras (PRO) * Licitación/Proformas/Ordenes * Logística de Envíos * Relación con Proveedores Calidad (HSS) * Enlace OMS Precalificaciones * Evaluación Tecnica de vacunas Legal (LEG) * Asesora y establece aspectos legales Finanzas (FRM) * Adm. Fondo de Capital * Cuentas x Cobrar * Pagos a Proveedores 8 8

CAPITALIZACIÓN El Fondo Rotatorio se capitaliza mediante un cargo por servicios de 3,5% que se aplica al costo neto* de cada pedido a la cuenta de capital del Fondo. El Fondo también puede recibir contribuciones por una suma global de los Estados Miembros u otros asociados *El Consejo Directivo de la OPS estableció el cargo aplicable para las compras de insumos de salud pública, incluidas vacunas, jeringas u otros insumos relacionados en 3.5% sobre el costo neto de los productos adquiridos (Excluidos los gastos de flete y de seguro). El 3% de este cargo se deposita en una cuenta de capitalización para el FR con el objeto de proporcionar a los Estado Miembros, una línea de crédito para comprar vacunas e insumos; el 0.5% restante se destina al fondo Especial de Apoyo a Programas con el objeto de sufragar parte de los gastos de administración de la OPS. 9 9

Procesos de Planificación PROCEDIMIENTOS Procesos de Planificación Pronósticos Gestión de Demanda Licitación Adjudicación Proveedores Coordinación Y Seguimiento Envío Solicitud de País Requisición Orden de Compra Pago a Proveedor Facturación Y Cobranza Procesos de Ejecución

CÁLCULO DE LAS NECESIDADES DE VACUNAS Y JERINGAS Se debe llenar el formulario 173-1 de la OPS para las vacunas y el formulario 173-2 para las jeringas, en los que indican su necesidad anual de vacunas y jeringas. Estos formularios se entregan a FCH/IM a mas tardar el 15 de julio del año anterior. La información debe incluir las direcciones actualizadas de entrega y un calendario de los días feriados nacionales durante el año siguiente. FCH/IM unifica en un único cálculo regional las necesidades de cada país con respecto a cada tipo de vacuna y tamaño de vial y envía esta información a PRO para iniciar el proceso de licitación en agosto. FCH/IM solicita a los países la confirmación de sus necesidades trimestrales con cinco meses de anticipación al trimestre en cuestión. 11 11

PAHO 173 12 12

CALIDAD DE LAS VACUNAS DEL FONDO ROTATORIO Deben cumplir con los criterios de calidad mínimos de conformidad con las normas internacionales. En el caso de las vacunas incluidas en el sistema de precalificación de las Naciones Unidas, solo se podrán comprar las que se encuentran en la última versión de la lista de la OMS de vacunas. Las vacunas que no están incluidas en la lista de la OMS, se puede aceptar el registro y la liberación de lotes de los siguientes organismos: Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos Agencia Europea de Medicamentos Dirección de Productos Biológicos y Terapias genéticas de Canadá Administración de Buenas Prácticas Terapéuticas de Australia Administración de Alimentos y Medicamentos de Korea (KFDA) 13 13

LISTADO DE VACUNAS 14 14

LISTADO DE VACUNAS CONT… 15 15

CALIDAD DE LAS JERINGAS DESECHABLES Deben cumplir los criterios de calidad establecidos por las normas de la Organización Internacional de Normalización (ISO). La OPS solicita: Certificados de Buenas Prácticas de Fabricación Certificados de los Protocolos de Producción Certificados de Control de Calidad Certificados de Esterilidad. Además se realizan pruebas aleatorias en un laboratorio de referencia de algunas muestras seleccionadas para comprobar el cumplimiento de las normas. 16 16

JERINGAS Tamaño de Jeringa 1cc 22G x 1 1/2” 1cc 23G x 1” 17 17

CALIDAD DE LOS EQUIPOS DE CADENA DE FRÍO Los equipos de cadena de frío deben cumplir con las normas de la Comisión Electrotécnica Internacional para equipos electromecánicos y electrodomésticos. Deben seguir las recomendaciones de la OMS para equipos de cadena de frío. El equipo debe contar con un programa de mantenimiento preventivo. 18 18

COMPRA DE VACUNAS Y JERINGAS Una vez concluido el proceso de licitación, PRO establece los acuerdos anuales con los proveedores para el año siguiente. FCH/IM junto con PRO hará cada pedido trimestral para el año siguiente de conformidad con el formulario PAHO 173. Aquellos países que tiene buena situación crediticia ( No han tenido retrasos en mas de 60 días en el pago de sus facturas) FCH/IM enviará el pedido al área de gestión de Recursos Financieros (FRM), quien certificará que se cuente con los fondos y luego comprometerá los fondos por el costo calculado del pedido. Los pedidos serán colocados según corresponda en las siguientes cuentas: PQ001: Pedidos que utilizan recursos del Fondo Rotatorio PQ002: Pedidos pagados por adelantado por los países La cantidad máxima de la cuenta del Fondo Rotatorio (PQ001) que puede utilizar cada país es de US$ 3,000,000.00 19 19

COMPRA DE VACUNAS Y JERINGAS CONT… Las vacunas se suministrarán con una fecha de caducidad no menor a 12 meses. Se solicitará autorización a los países en caso que no se pueda cumplir con esta pauta. Las vacunas de influenza estacional tienen normalmente un periodo máximo de almacenamiento de 6 meses. Los pedidos serán cobrados en conformidad con el Formulario 173. Si algún país decide cancelar o reducir un pedido, una vez enviado al proveedor, debe notificarlo a PRO con 45 días antes de la fecha de despacho programada. De no ser así, el país será responsable de cualquier gasto ocasionado hasta el valor total del pedido. 20 20

ENTREGAS PRO hará los arreglos necesarios con los proveedores y sus agentes de carga para despachar y enviar. La OPS no permite remesas parciales de los proveedores, a menos que se obtenga la autorización de PRO/SE. PRO enviará copia de la orden de compra (APO) al país correspondiente. De acuerdo al tipo de producto, se le proporcionará al consignatario los siguientes documentos: Factura Comercial Lista de Empaque AWB o BL Certificado de Seguro Certificado de Liberación de Lote Certificado de Análisis Certificado de Venta Libre Protocolo de Producción y Control de Calidad de la OMS El consignatario es el responsable de los trámites de aduana al llegar el pedido. 21 21

ACUSES DE RECIBO Y RECLAMOS El consignatario debe notificar el acuse de recibo a la oficina de la PWR correspondiente en los tres días hábiles de la llegada del producto. Cuando los productos lleguen a destino con daños visibles, el destinatario debe realizar los trámites de aduana, tomar posesión del cargamento y al mismo tiempo informar por escrito a la compañía aérea acerca de los daños. Debe presentar a PRO y a la aseguradora su intención de presentar reclamo formal. Cuando los productos lleguen a destino con daños ocultos, el destinatario debe realizar los trámites de aduana, tomar posesión del cargamento y de inmediato al llegar al depósito inspeccionar los productos. Debe presentar a PRO y a la aseguradora su intención de presentar reclamo formal. Se debe notificar en ambos casos los daños y enviar por escrito a la aseguradora su intención de presentar una reclamación formal. La OPS no puede presentar reclamo en nombre del consignatario. 22 22

ACUSES DE RECIBO Y RECLAMOS CONT… De no haber inconveniente alguno con la remesa, la representación de la OPS/OMS debe notificar a PRO en los tres días hábiles siguientes a la recepción, el acuse de recibo formal del país. Una vez recibido el acuse, PRO autoriza el pago al proveedor y cierra la orden. Al recibirse el producto en destino, el país tendrá 90 días para inspeccionar y realizar las pruebas de los productos, y rechazar todos aquellos que no se ajusten a las especificaciones, plazos y condiciones del pedido. 23 23

FACTURACIÓN, PAGOS Y COBROS Una vez imputados todos los cargos relativos a una orden de compra, FRM prepara una factura que se envía al país. Para preservar la situación financiera del Fondo, se insta a los países a que reembolsen al Fondo dentro de los 60 días de la fecha de factura. 24 24

PREGUNTAS 25 25

FONDO ESTRATÉGICO

Compras a través del FE VIH/SIDA (antiretrovirales) a VIH/SIDA (enfermedades Oportunistas) a Salud Mental a TB a Crónicas no transmisibles a Otros (mosquiteros,…) a

Pasos a seguir para Compras de Medicamentos (FE) ENVÍA AL MINISTERIO MINISTERIO APRUEBA Y TRANSFIERE MINISTERIO SOLICITA A OPS ESTIMATIVAS DE PRECIOS OPS RECIBE Y ELABORA SOLICITUD DE COTIZACIONES RECEPCION DE ESTIMATIVAS ELABORACIÓN DE (PA) Solicitud a OPS: Debe estar firmada de aprobado por el Técnico por PWR, y ADM. Solicitud de cotizaciones: Elaboración de Estimativa de precios en el AMPES-OMIS. Recepción de Estimativas: Revisar que cumpla con las condiciones solicitadas. Elaboración de PA: En el AMPES-OMIS elaboración de la autorización de compras

COMO DEBE ESTAR EXTRUCTURADO UN EXPEDIENTE DE LOS F.E Requisición de solicitud- Nota oficial Solicitud de precios – Estimativas de Precios (RE) Cotizaciones Recibidas (AVE) Orden de compra (APO) Documentos de embarques Acuse de recibo

Compras Internacionales FONDO ROTATORIO- PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES. FONDO ESTRATEGICO COMPRAS REEMBOLSABLES AUTORIZACIONES DE COMPRAS.

Fuente: Fondo Estratégico/Sede

Fuente: Fondo Estratégico/Sede

EMBARQUES PROCEDIMIENTOS BASICOS DESARROLLADO EN PRO/SEDE 1 A Revisión Orden de compra Revisión Confirmación proveedor Copias docs A Revisión docs Acuse recibo PRE alerta B A Cerrar la orden 1 B Fuente: Presentación 5/11 FCH/Sede

EMBARQUES FECHA DE EMBARQUE Fecha Estimada vs Confirmada La fecha indicada en la orden de compra es estimada. La fecha de entrega es confirmada con los documentos de embarque.

EMBARQUES Enmiendas Factores: Problemas de producción o calidad Cambios en la cantidad disponible de dosis Retraso en la emisión del certificado de liberación Retraso en la entrega: disponibilidad de vuelo

Responsabilidad de la aerolinea y proveedor EMBARQUES Responsabilidad de la aerolinea y proveedor Traslado del avión hasta la bodega refrigerada del aeropuerto - a cargo de la aerolínea. (si aplica) La aerolínea los organiza de mejor manera para el transporte. El proveedor debe asegurarse que los detalles de los paquetes están disponibles en la lista de empaque. Los paquetes son preparados por el proveedor para transporte de manera que se mantenga la cadena de frío por 120 horas. (si aplica)

Factores que causan retrasos en las entregas EMBARQUES Factores que causan retrasos en las entregas Factores externos Certificados de liberación Disponibilidad de espacio de las aerolíneas Puntos de transito Huelgas (aduanas) Solicitudes del destinatario Desastre natural Factores internos (Proveedor) Problemas de producción / Empaque Problemas de control de calidad Análisis de la vacuna Fuente: Presentación 5/11 FCH/Sede

EMBARQUES Responsabilidad del Ministerio través de su agente de aduana. Reclamar el embarque a la llegada Gestionar la liberación Transporte a la bodega Todos los costos relacionados con el proceso de liberación Acusar a la brevedad el recibo del embarque Confirmación de recibo Aviso de llegada en buenas condiciones: 48 horas después de la llegada, enviar el acuse final de recibo de embarque. Fuente: Presentación 5/11 FCH/Sede

EMBARQUES Problemas con los embarques: Ruptura de la cadena de frío (si aplica) Producto recibido en condiciones dudosas Productos faltantes Artículos con fecha de vencimiento diferente a la anunciada Artículos dañados Embarques perdidos

EMBARQUES Límite de tiempo para iniciar RECLAMOS: Límite de tiempo para iniciar un reclamo para daño o faltante depende de la póliza de seguro. Para problemas de calidad – 90 días

Que hacer en el caso de dano, faltante o ruptura de la cadena de frío EMBARQUES Que hacer en el caso de dano, faltante o ruptura de la cadena de frío Tomar fotografías de las cajas/material en dudoso estado. No descartar el material que llegó en mal estado. Tratar de minimizar la perdida aislando el material dañado del material en buen estado. Mantener todo el material en cuarto frío. Escribir una breve descripción del daño o faltante en el documento de transporte o recibo de entrega. Asegurar que el transportador reciba una copa de este documento. Contactar a la compañía de seguros. Informar inmediatamente a la Unidad de Embarques en Washington DC y enviar las evidencias correspondientes. Fuente: Presentación 5/11 FCH/Sede

ESTIMATIVAS DE PRECIOS SOLICITUD DE ESTIMATIVAS DE PRECIOS.

AMPES/OMIS

COMPRAS REEMBOLSABLES

Sistema de Seguimiento Compras de Medicamento (TRACKING)

SISTEMA DE TRACKING

PREGUNTAS Elaborada por: José Luis Martínez PWR-VEN

MUCHAS GRACIAS Elaborada por: José Luis Martínez PWR-VEN