Crear reuniones que importan: Un desafío mundial Beatrice Briggs Directora, Instituto Internacional de Facilitación y Cambio

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Las reuniones pueden y deben importar.

Las reuniones pueden hacer que surja lo mejor de nosotros. Nuestra capacidad humana de ser Curiosos Colaboradores Creativos

Cada reunión es una oportunidad inapreciable para sorprendernos a nosotros mismos con todo lo que podemos lograr juntos. De Meeting Together, Lois Graesssle, George Gwalinkski, Martin Farrell

Las buenas reuniones son el origen de la cohesión, la claridad y la comunicación y tienen un impacto fundamental en el éxito de una organización. Patrick Lencioni Las buenas reuniones son el origen de la cohesión, la claridad y la comunicación y tienen un impacto fundamental en el éxito de una organización. Patrick Lencioni

¡Las reuniones aburridas, improductivas, son una catástrofe mundial! Erosionan el optimismo y el entusiasmo Aumentan el cinismo y la apatía Se extiende la confusión Se enconan y siguen sin resolverse los conflictos Se desperdician recursos humanos y financieros No se atiende a la misión de la organización

Desafío mundial Mejorar nuestros estándares para reuniones Elevar nuestro nivel de responsabilidad Cambiar nuestro comportamiento como convocantes, participantes y facilitadores

¿Quién puede cambiar esta situación? LOS CONVOCANTES LOS PARTICIPANTES LOS FACILITADORES PROCESO

¿Quién puede cambiar esta situación? LOS CONVOCANTES LOS PARTICIPANTES LOS FACILITADORES ¿Cuál de los papeles asumes tú normalmente? PROCESO

El desafío para todos nosotros El propósito Los participantes El proceso

1. PROPÓSITO de la reunión Convocantes: Sean más específicos sobre el motivo de la reunión – ¡O CANCÉLENLA! Participantes: Comprueba que la reunión es relevante para ti, o NO PARTICIPES! Facilitadores: Ayudar al convocante a definir un objetivo convincente para la reunión – O SUGERIR QUE SU PRESENCIA NO ES REALMENTE NECESARIA.

Desde tu perspectiva, ¿cuáles son algunos de los BENEFICIOS de aclarar el propósito de la reunión? Puedes compartir tus ideas en el chat.

Posibles beneficios de definir un PROPÓSITO CLARO  Ayudar a decidir quién debe estar en la reunión.  Motivar la asistencia.  Estimular el pensamiento acerca de los problemas antes de la reunión.  Centrar la discusión.  Eliminar reuniones innecesarias.

2. Selección de participantes Convocante: ¿Buscas asistentes o participantes? ¿Qué esperas de cada persona a quien invitas a contribuir? Participantes: Dadas todas las demás cosas que tienes que hacer, ¿es esta reunión una prioridad? Facilitadores: ¿Estás siendo un defensor eficaz de un proceso de diseño que satisface las necesidades del convocante y los participantes?

Desde tu perspectiva, ¿cuáles son algunas de las DIFICULTADES o RIESGOS de ser selectivo en cuanto a quién invitar o a cuáles reuniones asistir? Puedes compartir tus ideas en el chat.

Posibles dificultades de ser selectivo en cuanto a quién invitar o a cuáles reuniones asistir Algunas personas se pueden sentir excluidas, ignoradas Pueden verte como indiferente, no como un "jugador de equipo"

3. Agenda orientada a resultados

Completa esta frase: Al final de esta reunión habremos... Desafío del convocante

3. Agenda orientada a resultados Completa esta frase: Al final de esta reunión habremos... Generado una lista de opciones para... Priorizado las opciones para... Analizado los pros y los contras de... Decidido sobre... Desafío del convocante

3. Agenda orientada a resultados Completa esta frase: Al final de esta reunión habremos... Luego pregúntate, ¿estos resultados justifican el costo de oportunidad de reunir a las personas? Generado una lista de opciones para... Priorizado las opciones para... Analizado los pros y los contras de... Decidido sobre... Desafío del convocante

3. Agenda orientada a resultados: Desafío para los participantes Pregunta: ¿Qué esperamos lograr en esta reunión? ¿Por qué es importante mi presencia? Entonces ven dispuesto a contribuir.

Asumir la responsabilidad por el DISEÑO DEL PROCESO. ¿Cómo vamos a estimular la participación y centrar la conversación? ¿Cómo se van a capturar los resultados? 3. Agenda orientada a resultados Desafío para el facilitador Si hay demasiados artículos en la agenda y/o los resultados esperados son demasiado ambiciosos para el tiempo disponible, ¡DILO SIN TEMOR! ¡PROPÓN ALTERNATIVAS!

Si no hay ningún facilitador capacitado disponible, quién opinas debe asumir la responsabilidad de pensar sobre el PROCESO DE LA REUNIÓN? Puedes compartir tus ideas en el chat.

Tres potentes estrategias para crear reuniones que importan 1. Tener claro el PROPÓSITO de la reunión. 2. SELECCIONAR LOS PARTICIPANTES con cuidado y SER SELECTIVO en cuanto a las reuniones a las que asistes. 3. Planear/esperar una AGENDA ORIENTADA A RESULTADOS.

Las reuniones que importan son una creación colectiva.

VISIÓN y CLARIDAD PROCESO CONOCIMIENTO, EXPERIENCIA, PERSPECTIVAS, INTERESES DISEÑO DE PROCESO que apoya una DISCUSIÓN SIGNIFICATIVA y RESULTADOS ÚTILES

Todos hemos pagado los costos económicos y emocionales de: demasiadas reuniones reuniones que se prolongan mucho tiempo reuniones que son en su mayoría informes reuniones que son todo conversación y nada de acción reuniones donde las personas clave no están en la sala

Desafiémonos a co-crear reuniones que conducen a: ¡Visiones convincentes! ¡Posibilidades inesperadas! ¡Soluciones sorprendentes! ¡Decisiones de gran potencia!

Reuniones que nos dejan sintiéndonos: Energizados Inspirados Comprometidos con objetivos compartidos Con claridad sobre los próximos pasos ¡Y tal vez incluso deseando la próxima reunión!

Una razón más para crear reuniones que importan

Quienes NO ESTÁN en la sala y serán afectados por los resultados de la reunión Compañeros de trabajo Clientes Vecinos Ciudadanos Comunidades Clientes Ecosistemas

Descarga gratuita Guía para excelentes reuniones de trabajo Cómo corregir los cinco errores más comunes en las reuniones, reducir las quejas y lograr más cosas en menos tiempo.

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