Y GESTIÓN DE PROYECTOS Secretaria de Educación de Guanajuato ADMINISTRACION Y GESTIÓN DE PROYECTOS Secretaria de Educación de Guanajuato Subsecretaria de Desarrollo Educativo Octubre 2, 2008

DEFINICION DEL PROYECTO ADMINISTRACION Y GESTIÓN DE PROYECTOS DEFINICION DEL PROYECTO

NECESIDADES DEL CLIENTE Es de vital importancia conocer cuáles son las necesidades del Usuario o Beneficiario de los Proyectos

DEFINICIÓN DEL PROYECTO ASIGNACIÓN DE NOMBRE AL PROYECTO DETERMINACIÓN DEL LÍDER DETERMINACION DE PROBLEMA/OPORTUNIDAD DESCRIPCION RIESGOS VISION DEL PROYECTO DEFINICIÓN DE OBJETIVOS DEFINICIÓN DE METAS BENEFICIARIOS/USUARIOS/AREAS DE IMPACTO DURACION DEL PROYECTO COSTO ESTIMADO DEL PROYECTO

FORMATO D-1

CARACTERISTICAS CRACS DE LOS OBJETIVOS Y/O METAS CONCRETOS, claros REALISTAS, alcanzables ARMONIZADOS, consensuados CUANTIFICABLES, medibles SINCRONIZADOS, que definan fechas y tiempos

PLANEACION DEL PROYECTO ADMINISTRACION Y GESTIÓN DE PROYECTOS PLANEACION DEL PROYECTO

PLANEACIÓN DE PROYECTO EL PROCESO DE PLANEACIÓN ES TAN IMPORTANTE COMO EL PROYECTO MISMO TODA LA PLANEACIÓN DEBE SER DE ARRIBA HACIA ABAJO EL PLAN GENERAL LO HACE EL LIDER EN CONJUNTO CON EL EQUIPO DE PROYECTO

PROCESO PARA LA PLANEACION DE UN PROYECTO DEFINICION: Visión (Imagen Objetivo), Objetivos, metas. 1. PROGRAMA DE ACTIVIDADES 2. PRESUPUESTO DE RECURSOS 3. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO Definición de la Estructura de División del Trabajo (EDT) Actividades vs. Recursos. Matriz de Asignación de Responsabilidades Actividades vs. Tiempo Programa de actividades (Calendario, Diagrama de Gantt, Ruta Crítica) Definición del Organigrama de Tareas y Responsables Recursos vs. Tiempo (y flujo de efectivo)

ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT Ó WBS) JERARQUIZAR LOS ELEMENTOS DE TRABAJO EMPEZAR DESDE ARRIBA, YA QUE NO ES SECUENCIAL DETERMINAR EL GRUPO DE TAREAS DEL SIGUIENTE NIVEL ASEGURAR LA IDENTIFICACIÓN DE TODAS LAS TAREAS INVOLUCRAR AL TOTAL DEL PERSONAL QUE SE REQUIERE PARA LOGRAR EL RESULTADO DESEADO

ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO ELABORACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE DESARROLLO DE LA REGION CENTRO OCCIDENTE 1. ELABORACION DE LA VERSION PRELIMINAR 2. REALIZACION DEL PROCESO DE CONSULTA 3. INTEGRACION DE LA VERSION FINAL 1ER. NIVEL TAREA 1.1. TAREA 3.1. TAREA 2.1. TAREA 1.2. TAREA 3.2. TAREA 2.2. 2DO. NIVEL TAREA 1.3. TAREA 3.3. TAREA 2.3. TAREA 1.4. TAREA 3.4. TAREA 2.4. TAREA 1.5. TAREA 3.5.

DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE DESARROLLO DE LA REGION CENTRO OCCIDENTE ELABORACION DE LA VERSION PRELIMINAR 2. REALIZACION DEL PROCESO DE CONSULTA 1ER. NIVEL 3. INTEGRACION DE LA VERSION FINAL TAREA 2.1. TAREA 3.1. TAREA 1.1. TAREA 1.3. TAREA 3.2. TAREA 2.2. TAREA 3.3. 2DO. NIVEL TAREA 1.4. TAREA 2.3. TAREA 1.2. TAREA 3.4. TAREA 2.4. TAREA 1.5. TAREA 3.5.

DIAGRAMA DE RUTA CRÍTICA VS. GRAFICAS DE GANTT Gráficas de Gantt. Priorizan la jerarquía de las actividades y las responsabilidades. Diagramas de ruta crítica. Priorizan las relaciones de secuencia. La ruta o camino crítico se identifica fácilmente. Alternativas. Listas y tablas pueden usarse para situaciones especiales del programa.

DESARROLLO DEL PRESUPUESTO PRESUPUESTO: Estimación anticipada de la cantidad y uso de los recursos o insumos. El presupuesto busca una estimación lo más cercana al costo de todas las tareas. LA CLAVE PARA PRESUPUESTAR: Conocer el rendimiento de los insumos. RENDIMIENTO: La relación entre el resultado a lograr y la cantidad de recursos destinados para ello. EL CONOCIMIENTO DEL RENDIMIENTO = Experiencia + sistematización PRESUPUESTO INTERNO = Gastos directos + subcontratos + indirectos COSTOS INDIRECTOS: Deben incluir todos los gastos necesarios para tener un desarrollo profesional y empresarial sostenido, actualizado y de calidad.

TIPOS DE PRESUPUESTOS DEL PROYECTO Presupuestos por actividades. Actividades VS Recursos. Actividades VS Tiempo. Actividades VS Costo total. Presupuesto por partidas de gastos. Partidas de recursos VS tiempo. Flujo de efectivo. Integración de ingresos VS egresos. Estimación de las necesidades de financiamiento.

ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA INTEGRACION DEL PRESUPUESTO COSTO DIRECTO DE LAS TAREAS FACTOR DE SALARIO REAL COSTOS INDIRECTOS COSTOS DE OPERACIÓN COSTOS DE MANTENIMIENTO MANEJO DE CONTINGENCIAS / RIESGOS COSTOS DE GESTION DEL PROYECTO Planeación Control de calidad Sistema administrativo Conclusión

MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES ORGANIZACIÓN ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO ESTUDIOS PRELIMINARES   1.1 INVESTIGACIÓN SOCIAL R P 1.2 AFOROS DE TRÁNSITO 1.3 LEVANTAMIENTOS 1.3.1 TOPOGRAFÍA 1.3.2 IMAGEN URBANA ANTEPROYECTO DEL CRUCERO 2.1 SOLUCIÓN DE TRÁFICO 2.2 PLANTA DE TRAZO PROYECTO EJECUTIVO 3.1 PLANTA GEOMÉTRICA 3.2 PROYECTO DE NIVELES 3.3 PROYECTO DE INSTALACIONES. 3.3.1 INSTALACIÓN ELECTRICA 3.3.2 INSTALACIÓN HIDRÁULICA 3.3.3 INSTALACIÓN SANITARIA   = RESPONSABLE = PARTICIPANTE R P