Presentado Por: Mavel López R. Analista IGT

T-1 Llegada del Material a Estación de Trabajo

Detalle Proceso Escaneo  0-1: Envío Solicitud Servicio Escaneo: A través del Sistema de Manejo del Servicio de Escaneo o Cliente Interno ya sea el Analista o Gerente realiza la Solicitud de Digitalización de documentos. Esta Solicitud se realiza a través de la herramienta de documentos compartidos o Site en donde se especifica la necesidad del servicio detallando Nombre del Documento, Especificaciones a tomar en cuenta, Fecha de Solicitud, Fecha de Servicio Recibido, Fecha de Entrega, Detalle de Prioridad, entre otros factores.  0-2 : Recepción Solicitud Servicio Escaneo: A través del Sistema utilizado el operario se encargará de mantener en revisión la herramienta, Verificar Detalle de servicio a Realizar y mantener el sistema con el Estatus actual del proceso.  Nota: El Operario deberá especificar si el servicio está Iniciado (I), En Proceso (EP), Finalizado (F)

Detalle Proceso Escaneo  T-1: Llegada del Material a Estación de Trabajo: Este Transporte será realizado por el Cliente Interno, Quien llevará el material a la estación de Trabajo especificando la prioridad del mismo y colocándolo en el área clasificada para su posterior digitalización. Nota: Los materiales a Digitalizar al ser llevados al área de trabajo deberán ser colocados en el espacio correspondiente dependiendo de la prioridad. El operario contará con espacios en cajas para colocar el material en donde le indicará que tipo de prioridad merece el documento.  El uso del Teléfono será una Herramienta útil tanto para el cliente interno como para el operario para cualquier necesidad, estatus del documento o duda en el servicio.

Detalle Proceso Escaneo  0-3: Categorización y Orden del Material: Luego de que el material es llevado al área de trabajo, documentos son categorizados de acuerdo a su necesidad. Los documentos serán colocados en el espacio señalado por la prioridad que merece. Este método será útil para mantener el material ordenado y clasificado de manera tal que el operario pueda tener a mano el documento a digitalizar en el momento, conociendo el orden a realizar su proceso y evitar una mala organización o deterioro del material.  I-1: Verificación de Detalle o Especificación del Servicio: Cuando el documento está en el lugar indicado, el operario procederá a cerciorase de si necesita algún detalle especifico para el material a digitalizar y si los requerimientos necesarios se encuentran claros y especificados en el sistema de base de datos. Esta verificación puede hacerse de manera verbal si el cliente se encuentra presente pero aclarando ambas partes cualquier detalle a realizar.

Detalle Proceso Escaneo  I-2: Verificación de Categorización: El Cliente interno se encarga de verificar que su material esté colocado en el lugar indicado para su posterior operación y el Supervisor avala o aprueba que esa categorización ha sido realizada adecuadamente y entendida por el operario para evitar conflictos.  0-4: Escaneo de Documentos: Luego de tener claras las especificaciones del documento el operario procede a realizar el proceso de escaneo, el cual se le hará mucho más fácil ya que lo tendrá listo para proceder a digitalizar, con el detalle y prioridad ya previstos.  0-5 : Colocación Documento digitalizado en Carpeta: Luego de finalizado el Proceso se procede a colocar el material en la carpeta compartida correspondiente al Cliente que demanda el servicio o en una Carpeta General de documentos Escaneados.

Detalle Proceso Escaneo  0-6: Reporte de Finalización del Documento: El operario Luego de terminado el proceso procede a reportar el estatus del documento y ponerlo en el sistema de manejo de datos como listo o proceso finalizado (F). Esta Acción se realiza con el Fin de que el Cliente al revisar el sistema tenga conocimiento de que su material está listo y como forma de verificación de la finalización y entrega del servicio por parte del operario, dato que el supervisor tomará en cuenta para revisar la correcta ejecución del plan de trabajo de la jornada.  I-3: Verificación Recepción Servicio : El Cliente interno al ser avisado de que su material está listo ya sea en la propia revisión de su estatus alimentado en el sistema o vía telefónica revisa en la carpeta asignada la correcta recepción del servicio demandado.

Detalle Proceso Escaneo  0-7: Aprobación Recepción del Servicio : Luego de que la recepción del servicio ha sido verificada por el cliente, este procede a aprobar esa recepción a través del sistema en donde da constancia de que el documento digital ya le fue enviado.  I-4: Supervisión de plan de Trabajo de la Jornada: A través de los datos suministrados en el sistema, el supervisor al final de la jornada verificará si el plan de trabajo de la jornada fue realizado de manera correcta.  Nota: Este proceso puede ayudarse a través del sistema verificando la aprobación de la recepción de documentos y comparando de manera visual con los documentos que se encuentren en el espacio de categoría o prioridad del día.

Organización y Priorización Documentos a Escanear Se Determinarán categorías de Prioridad (P1,P2,P3,P4,P5), teniendo en cuenta fecha de entrega, Orden de Llegada, factor de urgencia, Cantidad de Hojas, Entre otras cosas.) La Priorización de Documentos debe ser verificada y aprobada por el supervisor a cargo quien le indicará cualquier detalle al operario. El espacio para organizar los documentos de acuerdo a la prioridad estará adecuadamente identificado con una Caja que estará señalada con un número especificando la categoría de prioridad. Se utilizarán cajas, cartones con números o papeles de colores.

Por Qué Realizar Un Análisis de Estudio de Tiempo al Operario y Productividad de la máquina en el Servicio de Escaneo? Este Análisis será realizado con el objetivo de analizar el proceso de digitalización como un todo, poder implementarlo de manera eficaz, descubrir si logrará los resultados esperados, y verificar la productividad del operador y de la máquina. El análisis de Productividad del Scanner se realizará con el motivo de tomar conclusiones sobre si la máquina está funcionando de manera correcta y si será necesaria la adquisición de un nuevo Scanner. La implementación de este Sistema junto con las herramienta de manejo de datos, la categorización de documentos, las solicitudes de necesidad y recepción del servicio, las supervisiones y datos almacenados para posibles estadísticas, busca que se brinde un buen servicio al cliente interno y se logre una mayor eficiencia en el plan de trabajo de cada Gerente o Analista.

Puntos a Analizar El Scanner Actual está cumpliendo las necesidades requeridas en cuestión Calidad, entrega y Tiempo? Es Factible la Compra de un nuevo Scanner? La Demanda Diaria de Digitalización es cubierta por este proceso? ( Gerente y/o Analista) Está el Operario capacitado para cumplir con la demanda diaria? El operario está cómodo en su estación de trabajo? El Proceso de identificación de Prioridades es el adecuado para un proceso ágil y organizado? ( Gerente y Operario) Es posible mediante el chequeo de demanda y entrega diaria que el Supervisor identifique fallas en el proceso? ( Supervisor) El Sistema de Solicitud y Manejo de Datos de los documentos a escanear es eficiente? ( Gerente y/o analista, Operario y Supervisor) Existen problemas mayores de retraso con la máquina Actual? (Operario) Está cómodo/a y Satisfecho/a con el servicio de escaneo? ( Gerente- Analista)