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© Marcelo A. Colombo Villa Constitución, Argentina Julio ANÁLISIS DE PRIORIDADES MC & Asociados

A menudo nos ocurre que debemos tomar una decisión, en nuestro trabajo o en la vida cotidiana, y ello implica Establecer prioridades. Tal situación suele resultar compleja debido a la cantidad de alternativas y variables a considerar y, muchas veces, terminamos eligiendo por intuición mientras decimos “Elijo esta, y que sea lo que Dios quiera…”. No debemos descartar la intuición; en definitiva, es nuestro “toque personal“ en la decisión, pero ¿por qué sobrecargar con tantas responsabilidades al “Supremo”, si existen algunos métodos, muy simples, que nos permiten hacer un analisis más formal del tema y nos acercan a mejores resultados? Esta presentación explica, de manera simplificada y práctica, cuáles son los pasos requeridos para hacer un buen análisis de prioridades; y créame que mi intención es colaborar con usted, no lograr un lugar privilegiado en el cielo. Introducción MC & Asociados

Cuando se debe priorizar u ordenar un conjunto de alternativas (problemas, acciones, objetivos, etc.), la complejidad crece en forma proporcional a la cantidad. Tenemos la limitación biológica de que no podemos procesar un gran cúmulo de información a la vez. Entonces, la manera más simple es hacerlo aplicando un método adecuado. Establecer prioridades MC & Asociados

Modo de decir o hacer con orden. Modo de decir o hacer con orden. (Fuente: Diccionario de la Real Academia Española: Del griego metha (más allá) y odos (camino), significa literalmente camino o vía para llegar más lejos; hace referencia al medio para llegar a un fin. En su significado original esta palabra nos indica que el camino conduce a un lugar. Del griego metha (más allá) y odos (camino), significa literalmente camino o vía para llegar más lejos; hace referencia al medio para llegar a un fin. En su significado original esta palabra nos indica que el camino conduce a un lugar. (Fuente: Conjunto de reglas lógicas que guían el pensamiento y la práctica. Conjunto de reglas lógicas que guían el pensamiento y la práctica. (Fuente: ?) ¿Qué es un “Método”? MC & Asociados

Existe una diversidad de métodos que pueden utilizarse para priorizar alternativas y, seguramente, cada uno de ellos es mejor o peor que el otro, en diferentes situaciones particulares. Aquí se presentarán dos métodos para priorizar alternativas: el primero, conocido como “Comparación de a pares”; y el segundo, un poco más completo, utilizado en la gestión de la calidad bajo el nombre de “Ponderación de variables”. Estos métodos pueden utilizarse tanto para el análisis de problemas como para priorizar acciones (con alguna adaptación). Sin embargo, aquí se explicarán aplicados exclusivamente al Análisis de Problemas. Métodos para priorizar alternativas MC & Asociados

1.El personal no recibe directivas únicas y claras desde los titulares de la empresa. 2.Falta un sistema informático para el control de stock y créditos. 3.Los espacios físicos de trabajo son incómodos y, en algunos casos, desagradables. 4.La comunicación entre el personal y los superiores es poco eficaz. 5.El personal no se encuentra alineado con los objetivos de la empresa. 6.No se promueve la participación del personal en la toma de decisiones. 7.No se aplica el concepto de mejora continua. 8.No existen normas formales sobre de comportamiento a observar por el personal. 9.No se capacita al personal en aspectos técnicos del trabajo. 10.Muy bajo grado de justicia y equidad en las decisiones que se toman sobre el personal. MC & Asociados Supongamos que se debe priorizar el siguiente conjunto de problemas, colocando en primer lugar el más importante y en el último al menos... Establecer prioridades ¡El análisis sería verdaderamente complejo!

MC & Asociados Establecer prioridades Veamos, entonces, los dos métodos…

METODO “POR COMPARACIÓN DE A PARES” MC & Asociados 1

Método “Comparación de a pares” MC & Asociados Este método consiste en tomar los problemas de a dos y compararlos entre sí, olvidándonos del resto, pero repitiendo esta operación para todos los pares posibles. De esta forma, al finalizar habremos comparado a todos con todos, pero de una manera más simple.

1.El personal no recibe directivas únicas y claras desde los titulares de la empresa. 2.Falta un sistema informático para el control de stock y créditos. 3.Los espacios físicos de trabajo son incómodos y, en algunos casos, desagradables. 4.La comunicación entre el personal y los superiores es poco eficaz. 5.El personal no se encuentra alineado con los objetivos de la empresa. 6.No se promueve la participación del personal en la toma de decisiones. 7.No se aplica el concepto de mejora continua. 8.No existen normas formales sobre de comportamiento a observar por el personal. 9.No se capacita al personal en aspectos técnicos del trabajo. 10.Muy bajo grado de justicia y equidad en las decisiones que se toman sobre el personal. MC & Asociados Para simplificar los ejemplos y facilitar la comprensión de los métodos, trabajaremos solamente con los primeros seis problemas No se preocupe por comprender los problemas. Concéntrese en aprender cómo se aplica el método. Método “Comparación de a pares”

MC & Asociados Son seis los problemas que se van a analizar, entonces se prepara una grilla como la que se muestra al lado, en papel o en una planilla de MS-Excel. Siempre el número de columnas es igual al total de problemas menos uno. Los números en los recuadros corresponden al número que se le asignó a cada problema en la lista general. Método “Comparación de a pares”

MC & Asociados Ahora comience a comparar los pares de problemas, por orden: Entre el problema 1: El personal no recibe directivas únicas y claras desde los titulares de la empresa. y el problema 2: Falta un sistema informático para el control de stock y créditos. ¿Cuál elegiría? Método “Comparación de a pares” Supongamos que eligió el 1. Entonces, márquelo.

MC & Asociados Método “Comparación de a pares” Supongamos que volvió a elegir el 1: márquelo. Ahora compare el siguiente par de problemas: Entre el problema 1: El personal no recibe directivas únicas y claras desde los titulares de la empresa. y el problema 3: Los espacios físicos de trabajo son incómodos y, en algunos casos, desagradables. ¿Cuál elegiría?

MC & Asociados Método “Comparación de a pares” Supongamos que ahora eligió el 4: márquelo. Ahora compare el siguiente par de problemas: Entre el problema 1: El personal no recibe directivas únicas y claras desde los titulares de la empresa. y el problema 4: La comunicación entre el personal y los superiores es poco eficaz. ¿Cuál elegiría?

MC & Asociados Método “Comparación de a pares” Continúe comparando los pares y marcando los valores que elija en cada caso. Una vez que haya terminado la primera fila, pase a la segunda, y después a las siguientes, hasta terminar.

MC & Asociados Método “Comparación de a pares” Ya están comparados todos los pares. Ahora sólo resta ver cuántas veces ha elegido cada uno de los problemas. Sume todos los valores “1” que ha encerrado en un círculo; luego todos los “2”; y así sucesivamente. Para este caso el resultado sería: Problema 1 : 4 veces Problema 2 : 2 veces Problema 3 : 3 veces Problema 4 : 1 vez Problema 5 : 3 veces Problema 6 : 2 veces

(4) 1.El personal no recibe directivas únicas y claras desde los titulares de la empresa. (3) 3.Los espacios físicos de trabajo son incómodos y, en algunos casos, desagradables. (3) 5.El personal no se encuentra alineado con los objetivos de la empresa. (2) 2.Falta un sistema informático para el control de stock y créditos. (2) 6.No se promueve la participación del personal en la toma de decisiones. (1) 4.La comunicación entre el personal y los superiores es poco eficaz. MC & Asociados De acuerdo con los resultados del proceso anterior, que se incluyen entre paréntesis, nuestros problemas originales quedarían ordenados de la siguiente forma: Método “Comparación de a pares”

MC & Asociados Piense ahora en algunos problemas de su trabajo o de su vida en general, haga un listado de ellos (mientras más cantidad, mejor), luego construya la matriz y aplique el método. Si le quedan dudas consultenos en Método “Comparación de a pares” EJERCICIO

MC & Asociados Si le han quedado dudas, vuelva atrás y repase el método o consúltenos en o escriba a De lo contrario… PASEMOS AL OTRO MÉTODO Método “Comparación de a pares”

METODO “POR PONDERACIÓN DE VARIABLES” 2 MC & Asociados

Método “Ponderación de variables” MC & Asociados Este método es más completo que el anterior porque permite, además, tener en cuenta lo que podría ocurrir a futuro con los problemas. Consiste en establecer tres variables de análisis y asignarles, a cada una, ciertos valores de acuerdo con tablas predefinidas.

#PROBLEMAS GUTGxUxT MC & Asociados El primer paso será preparar una planilla como la que se muestra a continuación, en la que se incluirán luego los problemas a priorizar. Método “Ponderación de variables”

GRAVEDAD: Nivel de gravedad del problema. MC & Asociados #PROBLEMAS GUTGxUxT Método “Ponderación de variables” Significado de las letras en las columnas. URGENCIA: Tiempo que se puede convivir con la situación. TENDENCIA: Qué pasará con la situación si no hacemos nada. Resultado de multiplicar las tres variables.

Método “Ponderación de variables” MC & Asociados PUNTAJE A ASIGNAR GRAVEDADURGENCIATENDENCIA 10 En extremo graveInmediataSaldrá de control 8 Muy graveMuy urgenteDifícil de manejar 6 GraveUrgenteVa a complicarse 3 Poco gravePodría esperarPodría complicarse 1 Sin gravedadNo hay prisaNo variará La siguiente tabla establece los valores que deben asignarse a cada columna, según cómo se interprete la situación. El procedimiento es analizar cuidadosamente cada problema y asignarle, en cada columna, el valor correspondiente de esta tabla. Ver el ejemplo siguiente…

Método “Ponderación de variables” EJEMPLO MC & Asociados #PROBLEMAS GUTGxUxT2 Falta un sistema informático para el control de stock y créditos. PUNTAJE A ASIGNAR GRAVEDADURGENCIATENDENCIA 10En extremo graveInmediataSaldrá de control 8Muy graveMuy urgenteDifícil de manejar 6GraveUrgenteVa a complicarse 3Poco gravePodría esperarPodría complicarse 1Sin gravedadNo hay prisaNo variará

Método “Ponderación de variables” EJEMPLO MC & Asociados #PROBLEMAS GUTGxUxT2 Falta un sistema informático para el control de stock y créditos El personal no recibe directivas únicas y claras desde los titulares de la empresa La comunicación entre el personal y los superiores es poco eficaz El personal no se encuentra alineado con los objetivos de la empresa Los espacios físicos de trabajo son incómodos y, en algunos casos, desagradables No se promueve la participación del personal en la toma de decisiones No compare los resultados con los del método anterior, porque los criterios de análisis quizá han sido completamente diferentes, por lo que los resultados no necesariamente coincidirán.

#PROBLEMAS GUTGxUxT MC & Asociados Piense ahora en algunos problemas de su trabajo o de su vida en general, colóquelos en la planilla y aplique el método. Si le quedan dudas consultenos en Método “Ponderación de variables” EJERCICIO

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Esperamos que este MicroCurso haya sido útil y de su agrado. Nos gustaría mucho recibir un comentario de su parte. Si decide hacerlo, envíelo a Reciba nuestro cordial saludo. El equipo de MC & Asociados

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