Administración de Proyectos Subsecretaria de la Función Pública Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno Taller de Proyectos de Procesos TPP IV Administración de Proyectos

Etapas de la AP Origen del Proyecto

Etapas de la AP Carta del Proyecto Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados Proporciona información general ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cuándo?

Etapas de la AP

Etapas de la AP Técnicas y herramientas Estructura de Descomposición del Trabajo Tabla de precedencias Ruta critica Matriz de roles Plan del proyecto

Etapas de la AP Procesos de planeación Plan de Administración de Proyecto Alcance, definición y plan de administración Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) Definición de actividades, de hitos o milestones Secuencia de actividades Diagramas de red, lista de actividades

Etapas de la AP Procesos de planeación Estimación de recursos Estimación de la duración de actividades Desarrollo del cronograma Estimado de costos y desarrollo de presupuesto Planeación de: Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Etapas de la AP Plan de administración del Proyecto Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: Definición del alcance Organización del Proyecto Mecanismos y programas de comunicación Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administración de riesgos Procedimientos de control de cambios

¿Cómo se come un elefante? Etapas de la AP Estructura de Descomposición del Trabajo ¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante?

Etapas de la AP ¿Qué es? Características Es el fundamento para Representación de la jerarquía del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definición de alcance Características Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto Es el fundamento para Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas

Etapas de la AP Elaboración Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado Estructurar y organizar la EDT Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente

Etapas de la AP Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos PRODUCTO Componentes mas importantes 1 2 3 Productos de trabajo terminados 1.1 1.2 1.3 Tareas que entregan un producto 1.1.1 1.2.1 1.1.2 1.2.2

Etapas de la AP Gráfica de Gantt Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

Etapas de la AP Tabla de precedencias Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. Incluye los siguientes elementos: Clave de la actividad Actividad Duración Actividades precedentes Responsable

Etapas de la AP

Etapas de la AP Tipos de precedencias Final a Inicio Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Inicio Actividad A Actividad B Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Final Actividad A Actividad B Inicio a Final

Etapas de la AP Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica Hitos 1 2 3 5 7 6 4 1 2 3 4 5 6 7 Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica 1 2 3 5 7 6 4 Hitos (milestones)

Etapas de la AP Diagrama de Red (ruta crítica) Determina la duración total del proyecto Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea Muestra interdependencia de tareas Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto Permite evaluar balance entre recursos y tiempo Permite evaluar avances o desempeño

Etapas de la AP Holgura Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto

Etapas de la AP La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Es Ef Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef) Actividad Ls Lf Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.

Etapas de la AP INICIO A D F E I FIN B H C G 0 - 0 0 - 7 7 - 13 14 - 21 7 6 F 8 - 14 E 7 21 - 24 24 - 24 0 - 8 I FIN B 6 8 - 16 3 8 H 8 0 - 6 6 - 10 C G 6 4

Etapas de la AP PERT (Program Evaluation and Review Technique) Se emplea para estimar tiempos y costos. Es de utilidad para: Análisis de alternativas Empleo eficiente de recursos Optimización de calendarios Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

Etapas de la AP Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). Tiempo esperado entre eventos (P+4M+O) 6 Desviación estándar (P-O) Varianza de una tarea 2 Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

VI. Lecturas sugeridas PMI Standard A guide to the project management body of knowledge Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos Microsoft Project Paso a Paso Kerzner, Harold PhD Project Management GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos