TEMA 6 Contabilidad

Definición Después de la relativa a la matricula y al registro, ]a segunda obligación legal del comerciante, es llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código (Benito), que debe ser instituida desde el día en que adquiere la calidad de comerciante, (Vivante).

Definición Su objeto, obviamente, es permitir el conocimiento del estado de los negocios del comerciante en cualquier momento, lo que no supone únicamente el interés exclusivo del comerciante, sino también y particularmente el de los terceros que mantienen relaciones mercantiles con el comerciante, quienes, en su caso, pueden así conocer y juzgar la conducta de este.

Definición La forma adecuada de llevarla a tenor de la regla en examen, ha de entenderse, según Messineo, como la obligación de ajustarse a las normas de una ordenada contabilidad, sin espacios en blanco, sin interlineados y sin transportes al margen, ni tachaduras ni raspados (Art. 42). La conservación de la documentación que la respalda, está sometida a las disposiciones del Art. 52.

Importancia de la contabilidad Solo mediante la contabilidad cuidadosa y detallada pueden los comerciantes establecer los costos de producción, de venta, utilidades y conocer en cualquier instante la situación económica de su empresa, haciéndoles posible tomar las providencias convenientes para el mejor éxito de la explotación.

Importancia de la contabilidad Existe contabilidad también para las sociedades civiles, pero tienen un objetivo más de fondo tributario. Los comerciantes individuales (pese al Art. 36) que negocian al por menor, cuyo volumen de operaciones no alcance a los mínimos exigidos, cumplen la obligación registrando diariamente un resumen de las compras y ventas al contado y un detalle de las que lo hagan a crédito, incluyendo cobros y pagos.

Justificación de la contabilidad 1.- Por interés propio del comerciante que los lleva, pues así puede conocer su propio estado financiero y orientar su gestión mercantil 2.- Por interés a quien contrata con el porque en dichos libros puede apoyar sus propias defensas

Justificación de la contabilidad Por interés general del comercio y de la sociedad, en supuesto caso de quiebra, pues sobre la base de los libros se reconstruye la conducta comercial del fallido garantizando los derechos de los acreedores y descubriendo fraudes y operaciones desleales.

Libros contables y clases de libros Art. 37 c.com. Podrá llevar además aquellos libros y registros que estima convenientes para lograr mayor orden y claridad, obtener información y ejercer control. Estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 40, aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba como los libros obligatorios

Libros contables y clases de libros El llevar libros, dice Vivante, fue primero una costumbre de todo comerciante ordenado y luego se hizo obligatorio v fue reglamentado por la ley en el interés general del comercio. Los libros obligatorios señalados en la primera fase del Art., deben llevarse necesaria e inexcusablemente (excepto por los comerciantes minoristas según el Art. 38), porque al representar la obligación de documentación (Messineo) de la marcha de los negocios, están destinados a finalidades probatorias. Su forma de presentación y los requisitos fiscales que aseguren su autenticidad, son los que señala el Art. 40.

Libros contables y clases de libros Los llamados libros auxiliares (2ª fracción del Art.) son facultativos, cuya coexistencia, número o finalidad se deja a la conveniencia y comodidad del comerciante, que está obligado a legalizados en la forma prevista para los obligatorios (Art. 40), para el supuesto de que quiera servirse de ellos al igual que de aquellos, como medios de prueba.

Libros Contables Los libros obligatorios son: Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventario y balances

Libro Diario En el libro diario se registran día por día y en orden progresivo todas las operaciones realizadas por el comerciante o por la empresa indicando las personas y documentos que la respaldan y las correspondientes operaciones, de tal manera que al cierre de la gestión se deberá reflejar los valores patrimoniales.

Libro Diario En el libro diario se anotan progresivamente las operaciones singulares (cobros, pagos, envíos, cantidades empleadas en caja, las extraídas por el comerciante para sus gastos). En cada partida se expresa la cuanta o cuentas deudoras y acreedoras, con mención de las personas que intervengan y los documentos que las respalden.

Libro Mayor Del libro diario se trasladan al libro mayor en el mismo orden progresivo de fechas, las referencias e importes deudores o acreedores de cada una de las cuentas afectadas con la operación, para mantener los saldos por cuentas individualizadas.

Libro Mayor Se lo denomina también el de cuentas corrientes. Se mantienen los saldos por cuentas individualizadas. Es una sistematización de los asientos del diario en la que se abren una serie de cuentas particulares, y se asientan los movimientos diarios de cada cuenta.

Libro de inventarios y balances No es lo mismo inventario y balance, inventario es una descripción detallada del activo y el pasivo de una persona o entidad, es decir el recuento de los bienes y derecho, y de las deudas y obligaciones de su patrimonio con la estimación de sus valores estimados, el balance es una relación ordenada, un cuadro sintético, resumen del inventario que muestra el estado de la empresa y los resultados de su explotación en un momento determinado.

Libro de inventarios y balances El inventario es una operación previa necesaria para la formación del balance y se distinguen por: El balance agrupa las cuentas por categorías, en tanto el inventario de su detalle, (Ejm. El inventario describe el nombre de cada deudor, el monto de su deuda y la fecha del vencimiento, en cambio el balance agrupa todos ellos bajo el nombre de “deudores varios” y expresa el monto global de las deudas.

Libro de inventarios y balances En tanto que el balance por lo común y en una medida que varía según las legislaciones, es un documento destinado a la publicidad, el inventario queda reservado para la empresa ya que su divulgación podría afectar el secreto de sus negocios. Al comenzar sus negocios, el comerciante debe abrir el libro con un inventario. (inventario de constitución o apertura) Art. 46

Forma de presentación Art. 40 c.com. Los libros deben estar encuadernados y foliados, un notario de fe pública deberá hacer constar en la respectiva acta sobre la ampliación que se le dará con indicación del nombre del comerciante, número de folios, y selladas todas las hojas del libro.

Forma de presentación Los asuntos contables estarán en idioma castellano expresados sus valores en moneda nacional, se permite sin embargo utilizar otros idiomas y monedas (Art. 41 c.com.)

Prohibiciones Art. 42 c.com. Si no se cumplieran las disposiciones concernientes al idioma y a la moneda o incurriesen en las anteriores prohibiciones, los libros carecerán de todo valor probatorio, sin perjuicio de la acción penal.

Confidencialidad de los libros de comercio Queda terminantemente prohibido efectuar exámenes e investigaciones de los libros de registros de contabilidad, salvo que existe orden judicial para el efecto. Esta restricción no limita la facultad de los socios a examinar sus libros. Art. 56 y 57 del c.com.

varios Lugar de exhibición de los libros.- En el establecimiento del comerciante Doble contabilidad.- Prohibida. (Art. 200 c.p., Art. 64 c.com)) Personas autorizadas para llevar la contabilidad (Art. 39 c.com.) Conservación de libros y papeles de comercio (Art. 52 c.com.) Auditoría (Art. 54 c.com.)