Anexo 7. Metodología de Validación de información para el estudio de cargas de trabajo del ICBF

Metodología de Validación de información para el estudio de cargas de trabajo del ICBF El contratista debe: 1 Diligenciar las casillas de Proceso por dependencia, Etapa o fase y procedimiento el formato de Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia Formulario 1, establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública para realizar Estudios de Cargas de Trabajo, con la información de los procesos y procedimientos establecido en el Modelo de Operación por Procesos del ICBF. 2 Capacitar a los profesionales que realizaran el Estudio de Cargas de Trabajo, en el entendimiento del Modelo de Operación por Procesos del ICBF y asegurar que los profesionales contratados tengas conocimiento y manejo de la Metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP para estos Estudios. 3 Realizar el levantamiento de información para nivel jerárquico del empleo, requisitos del procedimiento, denominación del empleo, código, grado, propósito principal del empleo, cantidad promedio de veces que se repite el procedimiento en el mes, Tiempo mínimo, Tiempo promedio y Tiempo máximo para cada una de las actividades del Modelo de operación Realizar este mismo registro para las actividades reportadas como actividades 4 Realizar el diligenciamiento de la totalidad de la información solicitada en el formato Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia Formulario 1, y realizar el calculo del numero de personal requerido para las actividades identificadas en el Modelo y las reportadas como adicionales durante el levantamiento de información.

Metodología de Validación de información para el estudio de cargas de trabajo del ICBF 5 Realizar el balanceo de las cargas de trabajo por cada uno de las dependencias: Defensoría de Familia, Centro Zonal, Grupo Regional y para los Grupos y dependencias de la Sede de la Dirección General. Hacer los ajustes requeridos al formato y al resultado, de acuerdo al balanceo. 6 *Validar con los jefes de dependencia el resultado del estudio de cargas de trabajo y del balanceo. 7 La validación de estudios de Centro Zonal, la realiza el Coordinador del Centro Zonal. La Validación de estudios en los Grupos de las Regionales, la realizara el Coordinador de Grupo Regional. En los dos casos anteriores, el resultado del estudio validado por el Coordinador respectivo, debe presentarse al Director Regional para la validación del resultado del estudio de la Regional. 8 La validación del estudio realizado en las Dependencias de la Sede de la Dirección General, debe hacerse inicialmente con el Coordinador del Grupo (si aplica), posteriormente debe ser validado por el Jefe de la Dependencia y el Dueño de Proceso. *Validar: El contratista debe realizar mesas de trabajo para la revisión de la información del estudio de cargas con el Coordinador, Director o Jefe de Oficina y registrar en Acta la firma de validación del resultado del estudio.

Metodología de Validación de información para el estudio de cargas de trabajo del ICBF 9 Los estudios realizados en Defensoría de Familia, Centros Zonales y Regionales, luego de ser validados deben ser consolidados por proceso y dependencia en los formatos Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia Formulario 1, de todo el país. 10 Realizar la estandarización de tiempos por proceso Verificar frecuencias registradas en los formatos para los procesos, de acuerdo a la información entregada por el ICBF, a través del análisis de la información reportada por los Sistemas de Información del Instituto y el tablero de control. Presentar a la Dirección de Planeación y Control de Gestión y a la Secretaría General, el resultado del estudio de cargas de trabajo para revisión. 11 Presentar el resultado del estudio de cargas de trabajo a los dueños de proceso para aprobación final. 12 Socializar el resultado del estudio de cargas de trabajo por Dependencia y Proceso en los tres niveles de la organización: Zonal, Regional y Dirección General