PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE Luis Alfredo Torres de Jesús Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE Luis Alfredo Torres de Jesús Auditor Senior, Div. M

Temas Definición y clasificación Leyes y reglamentos aplicables Encargado de la Propiedad Uso, control, contabilidad y valoración Inventarios físicos

Cont. Temas Propiedad excedente Pérdida o hurto Fianza Programas de Auditoría Hallazgos más comunes

Propiedad (activos fijos): Definición Propiedad (activos fijos): Bienes muebles e inmuebles perteneciente al, o de valor al gobierno, adquiridos mediante compra, donación, permuta, traspaso, cesión o por cualquier otro medio legal.

Clasificación Propiedad Mueble que se puede utilizar repetidas veces de relativa permanencia se puede transportar de un sitio a otro (Ej. escritorios, equipo de oficina, computadoras, libros, etc...)

Cont. Clasificación Propiedad Inmueble no se pude transportar de un sitio a otro existencia permanente (Ej. edificios, terrenos, carreteras y mejoras capitalizables a la propiedad)

Leyes y Reglamentos Aplicables Sección 9 del Artículo VI de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico “Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley”.

Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables Municipios y Consorcios Municipales Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico, aprobado por el OCAM el 30 de junio de 1995 OMB-A-102 (Reglamentación Federal - OMB) Ley de Ética Gubernamental

Encargado de la Propiedad Nombrado por el Alcalde Será responsable de: la custodia y el control de los activos fijos

Cont. Encargado de la Propiedad Responsabilidades Mantener al día los expedientes de los activos fijos Asignar número y numerar el equipo Iniciar los trámites para dar de baja cualquier equipo Velar porque toda la propiedad esté respaldada por un Recibo de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03) Llevar el control de las transferencias de la propiedad (Forma OCAM FA-04) Realizar inventarios físicos anuales

Uso y Control de la Propiedad Pública Dependencia de inventario Es el Departamento al que se le exige la custodia, control y la contabilidad de la propiedad. Toda la propiedad se controla a base de: La asignación de un número. Identificación con el número visible y que no sea fácil de remover, mediante el uso de etiquetas, marbetes de metal o tinta permanente.

Contabilidad de la Propiedad Responsables Rama Ejecutiva Secretario de Hacienda Dependencias Judiciales y Legislativas (Secretario de Hacienda de acuerdo a la Reglamentación establecida por el Juez del Tribunal Supremo, Cámaras y el Contralor de Puerto Rico) Entidades Corporativas y los Municipios

Valoración de la Propiedad Costo real En ciertos casos por tasación o estimación del valor

Inventario Físico de la Propiedad ¿Cuándo? una vez al año o cuando estén próximos a renunciar los empleados o funcionarios responsables ¿Quién lo realiza? Encargado de la Propiedad bajo la supervisión de un empleado o funcionario cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.

Propiedad Excedente o Inservible Criterios Sin utilidad Deteriorado y su reparación sea costosa Obsoleta No cumple con el fin para el cual fue adquirida El Director de Finanzas certificará la propiedad inservible, el Auditor Interno y la Legislatura Municipal supervisarán el proceso y posteriormente se elimina de las cuentas e inventarios.

Pérdida o Hurto de la Propiedad Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994 Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos. Oficina del Contralor Departamento de Justicia Hacienda

Cont. Pérdida o Hurto de la Propiedad Oficina del Contralor Todo caso Prontamente Notificación a: Departamento de Hacienda Notificar al Área de Seguros Públicos - para reclamar a las compañías de seguros y de las fianzas correspondientes Departamento de Justicia Cuando la cuantía envuelta exceda los $5,000 Como resultado de una investigación que indique la comisión de un acto ilegal Se requiera que se inste alguna otra sanción o acción judicial

Fianza Todo empleado del Gobierno responsable por el uso, el control y la custodia de la propiedad pública tiene que estar cubierto por una fianza.

Propiedad Mueble e Inmueble Programa de Auditoría Propiedad Mueble e Inmueble (CI-6)

Objetivos del Programa de Auditoría Facilitar una guía eficaz y actualizada al proveer una herramienta que permita detectar deficiencias y errores materiales en la propiedad Verificar el cumplimiento de la Ley y Reglamentación

Cont. Objetivos del Programa de Auditoría Obtener conocimiento general de los controles internos y estructura organizacional. Corroborar que la propiedad esté correctamente identificada y el uso debido de la misma. Emitir opiniones y recomendaciones sobre estas operaciones.

Áreas del Programa de Auditoría (CI-06) Consideración del ambiente Pruebas generales Conclusión Comunicación a la Gerencia

Cont. Áreas del Programa de Propiedad Consideración del ambiente (Cuestionario) El auditor verificará: las leyes, reglamentos y procedimientos relacionados con la propiedad del Municipio si existe un Encargado de la Propiedad los controles internos, segregación de funciones, récords adecuados

Cont. Áreas del Programa de Propiedad asi se investiga y notifica el hurto o desaparición de propiedad si los funcionarios autorizados aprueban las transacciones relacionadas.

Cont. Áreas del Programa de Propiedad Consideración del ambiente Está la propiedad numerada Se realiza anualmente el inventario de la propiedad Se expiden los recibos al entregar la misma Se concilian los subsidiario y el mayor general

Cont. Áreas del Programa de Propiedad Pruebas de cumplimiento El propósito es determinar si los procedimientos de control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad.

Cont. Áreas del Programa de Propiedad Pruebas de cumplimiento Si se realizaron inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias Examen de la muestra de propiedad: Registro de Órdenes y Contratos Inventario de Propiedad Recibos de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03) Propiedad numerada Transferencia de propiedad (Forma OCAM FA-04) Uso apropiado de la propiedad

Cont. Áreas del Programa de Propiedad OCAM FA03 OCAM FA04

Cont. Áreas del Programa de Propiedad Verificación de la adquisición de propiedad inmueble Investigación de título o tasación Inscripción de escrituras en Registro de la Propiedad Registro de Bienes Inmuebles Informes de hurto de propiedad hurtada Investigación administrativa Notificación a las agencias correspondientes Se fijó responsabilidad por las mismas Se registró o se dio de baja la propiedad

Cont. Áreas del Programa de Propiedad Disposición de la propiedad mueble Certificación del Director de Finanzas Aprobación Legislatura Municipal Verificar el proceso de subasta cuando aplique Testigos de la disposición de la propiedad Minuta del proceso Eliminar del inventario

Cont. Áreas del Programa de Propiedad OCAM FA02

Cont. Áreas del Programa de Propiedad Observación de la organización y protección física de la propiedad, herramientas y demás propiedad similar Almacén de propiedad – organización y seguridad

Cont. Áreas del Programa de Propiedad Conclusión Evalúe los resultados de las pruebas de controles internos y de cumplimiento realizadas a la unidad. Redacte los hallazgos. Prepare la Carta a la Gerencia.

Hallazgos más comunes No se efectúan inventarios físicos anuales ni periódicos Utilización de propiedad para fines político partidista y otros fines ajenos a la gestión pública Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia

Cont. Hallazgos más comunes Propiedad no encontrada para examen No se le requiere a los funcionarios, al cesar en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico

Cont. Hallazgos más comunes No se le requiere un inventario físico antes de la entrega de la custodia de la propiedad a otra persona No se expiden recibo de propiedad en uso a los empleados que tienen la custodia de las unidades No se realizan investigaciones administrativa de los hurtos de la propiedad mueble

Cont. Hallazgos más comunes Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de la propiedad Propiedad comprada no registrada Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario Adquisición de propiedad a la cual no se le dio uso

Folletos Informativos