Información en las Organizaciones (71.13) PRESUPUESTO Junio 2010 Información en las Organizaciones (71.13)

Agenda Objetivo Planificación Presupuesto base de decisión Presupuesto herramienta de control Presupuesto financiero vs. Económico Balance y Cuadro de Resultados

El objetivo como razón de ser de la organización Para una empresa manufacturera el objetivo principal es producir y vender bienes competitivos para satisfacer constantemente – en cantidad, calidad, oportunidad y lugar – las exigencias del mercado (o la comunidad), obteniendo a cambio una utilidad.

Los podemos clasificar según diferentes criterios … Generales: que hacen a la esencia de la existencia de la organización Derivados: son los objetivos concretos que van transmitiendo la idea de los objetivos de la empresa a través de los distintos niveles. Tomando en cuenta el período que media entre que se fija el objetivo y el momento de su realización: Largo Plazo – Son conceptuales y modificables; sirven de guía Corto Plazo – Están definidos en todo su alcance y a menos plazo mayor precisión. Esta descomposición los hace posibles y entendibles, tangibles para todos , valorar lo logrado y medir lo que falta.

…deben cumplir requisitos para que sean aplicables prácticamente Determinados en función de las necesidades reales de la empresa. (Alineación con el objetivo principal de la empresa) Deben coordinarse Formulación clara en cifras,costos, gastos, recursos, precios Establecidos para que permanezcan en el período elegido Ser conocidos – comprensibles por todos Ser alcanzables con esfuerzos razonables (no utopías) Estar definidas las contribuciones de cada sector al logro (si es posible cada persona.)

Finalmente, la puesta en marcha de los objetivos o PLANIFICACION 1 2 3 4 5 6 7 8 Establecer el orden de importancia de los objetivos (en consonancia con los recursos disponibles ) Prever las variables que pueden afectar/intervenir en el período, considerando la manera de anticiparse a los posibles resultados Decidir la sucesión y coordinación entre las distintas actividades a realizar. Seleccionar entre los recursos disponibles y establecer en que medida se utilizarán (Mano de obra, materia prima, máquinas, capital, instalaciones). Determinar que otros serán necesarios (inversiones) Determinar las modalidades de empleo de los recursos (técnicas, métodos, procedimientos) Definir los plazos para la ejecución de cada tarea y el plazo total para el cumplimiento del objetivo Determinar los estándares de rendimiento aceptables de los recursos Asignar con precisión las tareas a cada persona Establecer la forma de control y darla a conocer 1 2 3 4 5 6 7 8

Presupuesto como base de decisiones La DECISION tomada debe considerar y permitir alcanzar el OBJETIVO Proceso de Toma de Decisión: a.- Identificar todas las alternativas b.- Adoptar una escala de valores que permita la selección c.- Comparación (según esa escala) d.- Prevenir las consecuencias e.- Valorizar/comparar las consecuencias. DECIDIR significa elegir entre varias opciones Eliminar el AZAR, previendo las consecuencias Minimizar el RIESGO acotando la incertidumbre PRESUPUESTO: conjunto coordinado de estándares de operación para un período determinado, que permite prever el funcionamiento de la organización, involucrando y comprometiendo a cada una de sus áreas.

Presupuesto como herramienta de control Interpreta los objetivos de la empresa para el período considerado. En él se encuentran los principios y procedimientos que proveen un panorama integral de los resultados que se esperan en el periodo y contribuyen al cumplimiento de los mismos. Asegura un programa equilibrado. Pues a todas las fases de la actividades de la empresa se les da un adecuado estudio y atención. Los excesos y las limitaciones son consideradas y ajustados antes de comenzar las operaciones, asegurando el desarrollo armónico del programa. Brinda equilibrio y coordinación. Permite comparar la realidad con lo pronosticado punto a punto. Permite detectar rápidamente los desvíos, entenderlos y acotarlos. Permite una dirección eficiente. Facilita corregir para mantener el objetivo alcanzable.

Diagrama básico Presupuesto Pronóstico Ventas Producción Presupuesto Ventas Materias Primas Mano de Obra Equipos Gastos Generales Fabricación Presupuesto Facturación Compras Inversiones Gastos Generales Administración Gastos Generales Comercialización Cobranzas Pagos Físico/Económico Referencias Financiero

Presupuesto económico vs financiero El presupuesto económico se visualiza en su contribución al crecimiento patrimonial y su rentabilidad resultante. Determinando los estándar de operación o especificaciones de toda la actividad productiva y administrativa de la organización para la consecución de las metas u objetivos Los niveles de operación y los resultados que se deben alcanzar Expresado en unidades físicas (Unidades, Ton, M3, HH, HM) u homogeneizado en unidad monetaria.

Presupuesto financiero vs económico El presupuesto financiero permite administrar la liquidez de la empresa, es decir su capacidad para armonizar ingresos con egresos en efectivo. Se incluyen solamente los movimientos en efectivo, independientemente de que representen ganancia genuina, pérdida, descapitalización o aumento patrimonial. Los cobros y pagos resultantes del plan previsto se asientan en el momento en que se hagan efectivos (criterio de percibido), no en el momento en el que se pacta la operación o se concreta ésta físicamente. Se utiliza moneda constante, generalmente del mes de presupuestación, a fin de evitar tener que estimar la inflación futura. Eso sí: deben reflejarse las expectativas en cuanto a cambios relativos de precios de productos o insumos. Normalmente se hace coincidir el presupuesto financiero con la duración del ejercicio (la que suele extenderse desde Enero a Diciembre. Flujo de Fondos = Ingresos y Egresos en efectivo

Balances y Cuadros de Resultados Son útiles para evaluar y comparar el estado de diferentes empresas en un mismo momento, o una misma empresa a lo largo del tiempo. El Balance refleja el estado contable de la empresa en un momento determinado. Es una “foto”, que se realiza al final del ejercicio. Activo (todo lo que hay en una empresa) Caja y cuentas bancarias (disponibilidades) Cuentas a cobrar (créditos por ventas) Bienes de Cambio Materias primas Producto en proceso Producto terminado Bienes de Uso (Activo Fijo) Máquinas Instalaciones Edificios Terreno Pasivo (cómo se dispone el activo, sin contar aportes propios) Cuentas a pagar (proveedores) Créditos bancarios a corto plazo Créditos bancarios a largo plazo Deudas fiscales, provisionales, impositivas... Patrimonio Neto Capital inicial aportado por los dueños + utilidades acumuladas – dividendos (lo que se retira y se reparte entre los dueños al final del ejercicio).

Cuadro de Resultados (simplificado) En cambio el Cuadro de Resultados (Pérdidas y Ganancias) resume los cambios sucedidos entre dos fechas. Debe realizarse al menos al finalizar el ejercicio, Ventas - Costos variables (MP, MO directa) - Costos fijos imputables (atribuibles a una producción)  Margen de contribución (= margen bruto) - Costos fijos no imputables (= Gtos de Adm. y Vtas.) - Amortización (= depreciación)          Utilidad Bruta (=Resultado de Explotación u Operativo) - Intereses - Impuestos                                         Utilidad Neta (= Resultados Netos)

Planificación y Control F I N Realmente, es un principio....