PR8203. Auditorías Internas de la Calidad LA AUDITORÍA PR8203. Auditorías Internas de la Calidad

OBJETIVOS DE LA SESIÓN No se trata de dar un curso de Auditorías. Ofrecer información sobre la filosofía y metodología de las Auditorías. Saber cómo actuar ante el auditor al ser auditado. Desarrollar el Procedimiento de Auditorías Internas de la Calidad (PR8203).

¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA? Un examen metódico e independiente por medio del cual se comprueba la interpretación y el grado de implantación de los requisitos de un sistema de calidad Además sirve para recoger propuestas que ayudan a avanzar en el camino de la calidad.

OBJETIVOS GENERALES La Auditoría es un instrumento de conocimiento... ... que organiza y estimula la participación de los profesionales en ... ... la MEJORA de la organización y el funcionamiento del Instituto.

OBJETIVOS DE LAS AUDITORÍAS Conocer el propio sistema y su grado de adecuación a la norma Cumplir los requisitos reglamentarios. Revisar el grado de implantación Determinar la eficacia del sistema Detectar áreas de mejora. Obtener reconocimiento. No se valoran las causas o intenciones de las acciones. No se buscan culpables.

PR8203. AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD OBJETO Definir el procedimiento para la planificación y la realización de las auditorías del sistema de la calidad.   ÁMBITO DE APLICACIÓN Todas las áreas afectadas por el Sistema de la Calidad.

FRECUENCIA Todos los requisitos del Sistema de la Calidad se auditarán, como mínimo, una vez cada año para verificar si se cumplen las disposiciones previstas, y para determinar la eficacia del Sistema de la Calidad.

ÁREAS QUE SE AUDITAN En la Dirección En Calidad Jefes de Dto. Profesores y Tutores Matriculación y Cursos Acogida Mantenimiento y Evacuación Compras N/C Archivo y Titulaciones Estructura, Revisión y Comunicación Control Documentación Archivo Accs. Corrs. Audis. Inter. Programación Homogeneización y calibración Archivo y Conservación Cuaderno del Profesor Actividades del Tutor

DESARROLLO En septiembre se elaborará el Programa de Auditorías Internas para el curso académico vigente. La Auditoría Interna será realizada por personal independiente. Para garantizarlo, se señalará en el Plan de Auditoría el Auditor Jefe y el equipo auditor, reflejando en la Agenda de Auditoría que ningún auditor interviene en sus áreas de responsabilidad.

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA Para cada auditoría se prepara un Plan de auditoría interna (MD820301) que incluirá: Los objetivos y el alcance de la auditoría La identificación de los documentos de referencia La identidad de los componentes del equipo auditor La fecha de realización La identificación de las áreas que se van a auditar en función de la naturaleza e importancia de la actividad. MD820301

EJECUCIÓN Durante la auditoría se documentarán todas las desviaciones para determinar cuáles deben considerarse como No Conformidades. Las No Conformidades se identificarán mediante referencia a los requisitos específicos de la norma. Se elaborará un Informe de Auditoría Al finalizar la auditoría, se presenta el informe a los responsables de las áreas auditadas MD820302

INFORME DE AUDITORÍA Se hará público en la Sala de Profesores y en los Departamentos Este informe incluye las No Conformidades detectadas, el carácter de las mismas (mayor o menor) y las Observaciones que se señalen. Indicando los datos concretos de donde surge la No Conformidad (nombre del grupo, asignatura, Departamento, etc...) Los informes de las auditorías y de las acciones correctivas se archivarán siguiendo los criterios generales del procedimiento PR4202.

INFORME DE AUDITORÍA: CONTENIDO Tras la auditoría, se hace un informe con el siguiente contenido: Objetivo y alcance de la auditoria Grado de conformidad. Valoración de la capacidad del sistema para alcanzar los objetivos definidos. Resumen del nº de No Conformidades. Detalle de las observaciones Plan de Auditoría.

ACCIONES CORRECTIVAS Las personas responsables de las áreas donde se hayan encontrado No Conformidades junto con el Representante de la Dirección deberán determinar e implantar las Acciones Correctivas pertinentes, asignando los responsables de su implantación y comprometiendo los plazos de ejecución. El representante de la dirección hará un seguimiento de la implantación y de la eficacia de las acciones correctivas.

DOCUMENTOS DE PARTIDA Documentación del Sistema de la Calidad. Registros de la implantación. Cuestionario de la Lista de Comprobación.

LISTA DE COMPROBACIÓN La lista de comprobación se genera a partir de lo que aparece recogido en los procedimientos. Enumeración de preguntas a realizar en cada uno de los requisitos de la norma que se vayan a auditar, incluyendo un apartado para las observaciones. Como ejemplo: ¿Dispone el profesor de una copia actualizada de la programación de su asignatura? ¿Ha entregado al delegado de su grupo un resumen con los contenidos, sistema de evaluación y recuperación? ¿Existe registro de la programación con un mes de antelación?

LISTA DE COMPROBACIÓN ¿Está registrada la indicación de contenidos mínimos, el control de impartición de los mismos y el control de impartición de la programación? ¿Están definidos los criterios de evaluación de las pruebas? ¿Se señala el valor de cada prueba de evaluación? ¿Existe registro de los días y horas de impartición de clase al grupo? ¿Se señala el uso y significado de códigos propios en las anotaciones del cuaderno?

LISTA DE COMPROBACIÓN ¿Están registradas las horas de falta de asistencia de los alumnos?. ¿Se diferencian las faltas justificadas y las no justificadas? ¿Se han comunicado al tutor las faltas? ¿Han recibido los tutores toda la documentación y recursos para realizar su labor?. ¿Conocen sus funciones? ¿Ha establecido cada tutor las horas de atención para padres y alumnos y las ha comunicado?

LISTA DE COMPROBACIÓN ¿Se ha realizado una reunión con los padres de los alumnos del grupo?. ¿Se ha rellenado y entregado a los Coordinadores la valoración de la misma? ¿Se ha recibido, de los profesores del grupo, información sobre las faltas de asistencia de los alumnos?. ¿Se ha realizado el control mensual? ¿Se ha comunicado a los padres las faltas de asistencia de sus hijos?. ¿Existe registro de dicha comunicación?

METODOLOGÍA Con los profesores que estén impartiendo clase, se les auditará en el aula. El grupo permanecerá acompañado por el/la profesor de guardia. Con los Tutores y Jefes de Departamento en los Departamentos correspondientes Si tuvieran clase, serán sustituidos por un/a profesor/a de guardia.

¿QUÉ SON? Las NO CONFORMIDADES: Son acciones que no cumplen los requisitos de la Norma y/o los requisitos del sistema del propio Centro. Las Observaciones: Son acciones, que sin llegar a ser no conformidades, es conveniente que se tengan en cuenta para futuras auditorías.

QUE SE HACE EN LA AUDITORÍA 1. PASOS INICIALES Revisar los Manuales de la Calidad y el de Procedimientos. Revisar los Objetivos de la Calidad. Revisar el Nombramiento del R.D. Formación de los Auditores/as. Programa de Auditorías.

QUE SE HACE EN LA AUDITORÍA 2. ADECUACIÓN A LA NORMA Comprobar si los procedimientos se ajustan a los requisitos de la norma en su: Estructura: Partes, codificación, firmas, revisión. Contenidos: Adecuados, eficaces.

QUE SE HACE EN LA AUDITORÍA 3. EVALUAR LA CONFORMIDAD Revisar registros y comprobar la conformidad de las actividades realizadas de acuerdo a las características propuestas y a los criterios de aceptación.

QUE SE HACE EN LA AUDITORÍA 4. REVISAR E INSPECCIONAR LOS PROCESOS Pedir y ver registros de los procesos a lo largo de los últimos meses /año anterior.

LOS PROTAGONISTAS La empresa AENOR El Centro educativo El/la auditor/a Jefe y su equipo El/la R.D. El/la Resp. área auditada Auditoría externa Auditoría interna Dirige la auditoría Facilita los registros y comprueba que las peticiones se ajusten a la norma. Explica y muestra la documentación requerida

RELACIONES Cordiales entre auditor/a y auditados/as limitándose al requisito de la Norma. Sin demasiadas explicaciones, intentando el acuerdo, el consenso.

RESPONSABILIDADES 1. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Elaborar y aprobar el programa de auditorías. Informar al personal del programa de auditorías. Facilitar el desarrollo de las auditorías interna y externa anuales. Recoger los informes de auditoría y distribuirlos a los responsables de área. Elaborar el informe de AA.CC. De las auditorías.

RESPONSABILIDADES 2. AUDITOR/A JEFE Seleccionar el equipo auditor. Asegurarse de que el equipo auditor posee la formación requerida. Planificar la auditoría, detectar No Conformidades y anotar observaciones. Definir las tareas del equipo auditor. Preparar Informe de Auditoría. Hacer entender a los receptores del Informe de Auditoría las No Conformidades y observaciones detectadas.

RESPONSABILIDADES 3. AUDITORES/AS Revisar documentación Verificar AA.CC. Asumir las tareas que se le hayan encomendado.

RESPONSABILIDADES 4. AUDITADOS/AS Proporcionar la información que el equipo auditor le requiera. Facilitar el acceso a instalaciones y documentación. Proponer e iniciar la implantación de las AA.CC.

CERTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN Tras la auditoría externa, se recibe el certificado que acredita internacionalmente a la organización por su sistema de calidad junto con las normas de uso del anagrama de AENOR y de IQNET.

Sellos de acreditación ER-0713/2000