DISEÑO DE UNA SALIDA EFICAZ - Reportes DISEÑO DE SISTEMAS

Objetivos del diseño de salida Diseñar salida para satisfacer el propósito específico Hacer significativa la salida para el usuario Entregar la cantidad adecuada de salida Proporcionar una distribución adecuada de la salida. Proporcionar la salida a tiempo Elegir el método de salida más efectivo.

Método de Salida Impresora Pantalla de despliegue Salida de audio DVD, CD-ROM y CD-RW Salida electrónica (correo electrónico, faxes y páginas Web)

Método de Salida: Impresora Mayor flexibilidad esta tendencia se traduce: En ampliar las opciones para la ubicación del sitio de impresión Dar cabida a diferentes cantidades de caracteres por página Incluir diversos estilos y tamaños de letra Cambiar la posición de la impresión de página Incluir más capacidad gráfica

Método de Salida: Pantalla de despliegue Puede ofrecer flexibilidad al permitir al usuario cambiar la información de salida en tiempo real a través de la eliminación, incorporación o modificación de algunos componentes del informe. Las pantallas también permiten la revisión de salida almacenada y el despliegue de elementos de una base de datos, lo cual permite no guardar informes redundantes

Método de Salida: Video, audio y animación Adecuado para usuarios individuales Adecuado para mensajes transitorios Adecuado cuando el trabajador necesita manos libres Adecuada si la salida es muy repetitiva El desarrollo es caro Tiene aplicación limitada

Método de Salida: CD-ROMs y DVDs La recuperación de salida es más rápida. Son menos vulnerables a daños por manejo humano Puede incluir texto y gráficos a color, así como también música y video en movimiento

Método de Salida: Electrónica Salida electrónica puede ser por correo electrónico, faxes y páginas Web. Un sistema de correo electrónico útil y flexible puede constituir un apoyo para los grupos de trabajo. Otras tecnologías de demanda y tecnologías de actualización automática , reflejan la forma en que usuarios y organizaciones buscan información en Web y la “demandan” en descargas o la reciben en una “actualización automática” de los datos.

Factores a considerar cuando se seleccione la tecnología de salida Quién usará (verá) la salida de datos Cuántas personas necesitan la salida Dónde se necesita la salida (distribución, logística) Cuál es el propósito de la salida Cuál es la velocidad con que se necesita la salida Con qué frecuencia se accederá a la salida Cuánto tiempo se almacenará la salida Bajo que regulaciones especiales se produce, almacena y distribuye la salida Cuáles son los costos iniciales y finales del mantenimiento y suministro

Diseño de salida impresa Los informes entran en tres categorías: Detallado, excepción y resumen. Los informes detallados imprimen una línea del informe para cada registro en el archivo maestro. Éstos se usan para enviar por correo a clientes, enviar informes de calificación del estudiante, etc. (Realizar ejemplo)

Diseño de salida impresa Los informes de excepción imprimen una línea para todos los registros que cumplen un conjunto de condiciones, tal como Facturas pendientes de pago por sucursal, productos en punto de reorden por sucursal y dentro de sucursal por tipo de producto. (Poner ejemplo) Los informes de resumen imprimen una línea para un grupo de registros y se usan para tomar decisiones, tal como ventas registradas mensualmente por vendedor. Número de estudiantes a prueba por materia en cada ciclo modular del año 2005 (Poner ejemplo)

Lineamientos para diseñar un informe impreso Convenciones de un diseño de un informe: La información constante, o fija es información que permanece igual siempre que se imprime el formulario. El título del informe y todos los encabezados de columna se escriben como información constante. La información variables es información que puede cambiar cada vez que se imprime el informe.

Lineamientos para diseñar un informe impreso Calidad, tipo y tamaño del papel. La salida se puede imprimir en innumerables tipos de papel. La restricción principal es el costo. Los formularios preimpresos pueden comunicar fácilmente una imagen corporativa distintiva a través del uso de colores y diseños corporativos.

Lineamientos para diseñar un informe impreso Consideraciones de diseño Atributos funcionales de un informe impreso incluyen: El encabezado o título del informe El número de página La fecha de elaboración Los título de columna La agrupación de elementos de datos relacionados entre sí El uso de subtotales

Lineamientos para diseñar un informe impreso Consideraciones estilísticas o estéticas : si la salida impresa es desagradable y difícil de leer, no se usará eficazmente o tal vez ni siquiera se use. Los informes impresos se deben organizar bien, el informe se debe leer de arriba abajo y de izquierda a derecha.