PUFC. Programa Unificado de Fortalecimiento de Capacidades Taller 4. Unidad 1: Herramientas para los procesos administrativos Unidad 2: Herramientas para los procesos financieros Unidad 3: Herramientas para los procesos Técnicos Unidad 4: Vigilancia y Control Viernes 19 de Junio 2015 Graneros, VI Región, Chile

Módulo 4 – Unidad 1 Herramientas para los Procesos Administrativos Para facilitar los procedimientos administrativos una organización debe contar con los formatos que le permitan registrar los datos y avanzar en el proceso de forma ordenada: Documentos más importantes: 1. Plan Anual de Trabajo 2. Registro de usuarios/as 3. Registro individual por usuario/a 4. Solicitud de conexiones 5. Citación usuarios en mora 6. Inventario 7. Notificaciones 8. Convocatoria y libro de actas

Para tener en cuenta Utilización adecuada de documentación y formularios Administrar correctamente un sistema Garantiza buena imagen Se logra la Confianza

1.El Plan Anual de Trabajo 2. Registro o catastro de usuarios/as Nos permite: -Saber claramente cuántos usuarios atendemos -Su ubicación Se puede asignar a cada usuario/a un número o código (es posible asociarlo a su medidor) Junto con el catastro es importante elaborar un plano con la distribución de los usuarios/as Junta Administradora Presenta en Asamblea Propuesta con: Actividades Fechas Responsables Nos permite Ser ordenados Anticipar Programar actividades Otorgar responsabilidades para cada actividad Identificar presupuesto

3. Registro Individual por usuarios/as 4. Solicitud de Conexiones Este documento lo utiliza cada miembro de la comunidad que necesite obtener los servicios prestados por la organización. Contiene: -Todos los datos de cada usuario/a -Servicios prestados Nos permite -Conocer mejor a los usuarios/as -Darles reconocimiento -Identificar problemas

5. Citación a Usuarios en Mora Lo envía el Presidente a los usuarios atrasados en el pago mensual. Se advierte al abonado que tiene un determinado plazo para pagar su deuda (establecido en reglamento). Quienes no cancelen en el plazo, se les suspenderá el servicio. 6. Inventario o cuaderno de control de bodega Detalle; -Todos los bienes de propiedad de la organización, clasificados. -Todas las compras -Lo que se deja de usar (bajas) -Donaciones Nos permite -Vigilar y tener bajo control todos los bienes de propiedad de la organización -Conocer la maquinaria existente y sus características

7. Notificación a los Usuarios Cuándo: Se debe entregar en duplicado y ser firmada por el usuario/a 8. Convocatoria y realización de Asambleas -Preparar la agenda en forma anticipada -Fijar horario adecuado -Programar temas de interés -Enviar con anticipación una invitación señalando; fecha, hora, lugar, temas a tratar. Al menos 8 días antes. -Informar a la población en general (avisos en lugares públicos, visibles y concurridos, como postas, iglesia, clubes deportivos, avisos radiales, mediante comunicaciones con los niños/as en la escuela. -Recordar la importancia de la asistencia. Por situaciones anómalas: -Atrasos en el pago - Conexiones ilegales -Destrucción de instalaciones -Alteración de medidores, entre otros.

Ejercicio Práctico En grupo revisen cada uno de los formatos Complételos con ejemplos reales Haga las observaciones que corresponda.

Módulo 4- Unidad 4 Vigilancia y Control ¿En qué consiste un plan de vigilancia y control? Hacer un seguimiento que acompañe y asesore a la Administración de los SSR 2 entidades complementarias: - Ente Administrador - Ente de Vigilancia y Control

Ente Administrador: Seguimiento rutinario o control de calidad de la prestación de servicios. (Junta Administradora, Operarios) Ente de Vigilancia o Supervisor: Normalmente es una entidad del Estado. Supervisión periódica de los servicios que prestan los SSR. Garantice servicios de calidad y vela por salud pública.

Supervisor no debe ser juez y parte del proceso. Comunidad Plan Vigilancia y Control -Rol protagónico -Proceso supervisión participativo -Agente de cambio -Asesor de calidad -Definir roles para todos los participantes. -Cosas claras -Sin ambigüedades (se evitan conflictos)

Plan de Vigilancia y Control “Es la evaluación y supervisión pública y continua de la seguridad y aceptabilidad de los servicios de abastecimiento de agua” (OMS) Características: - Integral - Participativo - Concertado - Multidisciplinario - Permanente - Asesor

1. Integral: Debe abarcar todos los aspectos relacionados con la prestación de los servicios de agua y saneamiento. (Comercial, Administrativo, Comunitario, Técnico, etc) 2. Participativo: Participación de la Comunidad y el Estado 3. Mutidiciplinario: Debe mantener la integralidad, aportes de distintas especialidades para lo técnico, administrativo, social, etc. 4. Permanente y continuo: Se ejecute durante todo el tiempo No se refiere a juzgar y castigar si no a prevenir, investigar y acompañar para lograr un buen servicio.

Una organización de excelencia es la que siempre se está preguntando si lo que hace lo está haciendo bien

La Vigilancia Es la labor regular, investigativa y preventiva Por lo general la realiza una entidad estatal de forma periódica de manera de garantizar servicios de calidad y se vele por la salud pública. El objetivo no es sancionar (ni fiscalizar) si no hacer una evaluación permanente que permita identificar problemas y orientar su solución. Es una actividad de apoyo y asistencia técnica oportuna y preventiva.

El Control Este rol corresponde al ente administrador y consiste en el seguimiento rutinario o control de calidad de la prestación de los servicios. Busca la prestación de los servicios básicos con garantías para la salud ciudadana, dentro del marco de la ley. Los indicadores de calidad son aspectos que indican cómo están las cosas.

Proceso de vigilancia y control Este plan abre un espacio para poner en marcha la gestión comunitaria -Dinámico -Permita incorporación de nuevos elementos -Promueva Gestión Comunitaria -Proyección futuro (ampliación de servicios)