DOCUMENTOS ESCRITOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Fernando Pérez González TEMA 6 DOCUMENTOS ESCRITOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

ÍNDICE 1.- CORRESPONDENCIA COMERCIAL 2.- TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA 3.- TEXTOS PROTOCOLARIOS 4.- TEXTOS DE RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

1. CORRESPONDENCIA COMERCIAL Consta de varias partes: * La carta comercial * Características de la correspondencia comercial * Estructura formal de la carta comercial * Contenido de la carta * Consejos prácticos sobre la presentación formal * Cómo redactar una carta comercial

1.1 La carta comercial La carta comercial se utiliza como un medio de comunicación y un intercambio de información y consulta entre empresas y particulares Deben escribirse de manera profesional y adecuada, sabiendo que se quiere comunicar 1.2 Características de la correspondencia comercial La correspondencia comercial debe: Tono del escrito Los textos cortos y el lenguaje claro favorece la comprensión del mensaje Trato respetuoso Es importante mantener una buena relación comunicativa para evitar juicios personales

1.3 Estructura formal de la carta comercial La distribución de las partes de la carta en el papel puede variar según las empresa, pero normalmente se siguen unas reglas fijas de presentación: encabezamiento, cuerpo y cierre, pie o conclusión 1.4 Contenido de la carta Encabezamiento Membrete Referencia Es la parte más formal del documento Contiene los datos que identifican al remitente Son abreviaturas compuestas que sirven para realizar ciertas identificaciones Descripción breve del motivo de la carta Asunto Destinatario Nombre o razón social de la empresa a la que se dirige la carta, junto con su dirección completa Se coloca la fecha correspondiente al día en que se escribe la carta Fecha

1.5 Consejos prácticos sobre la presentación formal * Márgenes y espacios en blanco * Subdivisión de los párrafos de un texto * Justificación * Separación interlineal * Clase y tamaño de letra * Subrayado de palabras o frases 1.6 Cómo redactar una carta comercial 1º Analizar la situación 2º Generar ideas 3º Seleccionar la información 4º Establecer un orden 5º Redactar 6º Revisar 7º Valorar 8º Pulir

2. TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA Todos los textos que se utilizan en las comunicaciones interna tienen como objetivo garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa Este tipo de textos se utilizan varias veces al día, por lo que si las empresa disponen de formatos preestablecidos se agiliza el trabajo y la función de la comunicación Aviso y anuncio Comunicación interno o memorándum Informe Convocatoria Acta Certificado Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas Portada de fax o carátula

2.1 Aviso o anuncio Los avisos o anuncios son mensajes dirigidos a un colectivo, que se envían por correo electrónicos o se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos

2.2 Informe El informe es un documento que recoge datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto Sirve para transmitir información y puede incluir gráficos, fotografías, organigramas o anexos

2.3 Convocatoria Escrito que se hace a determinadas personas para que asistan a una reunión El documento ha de ser funcional y no debe lugar a interpretaciones por parte de las personas interesadas. Se utiliza un lenguaje neutro y conciso, informando del motivo de la reunión, lugar, día y hora

El acta es necesaria para que recoja todas las decisiones acordadas Es la relación escrita de los sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea El acta es necesaria para que recoja todas las decisiones acordadas En la reunión uno de los participantes actuará como secretario y normalmente será él el encargado de elaborar el acta

3. TEXTOS PROTOCOLARIOS Son textos formales que se envían por cortesía o deferencia a una persona o un grupo de personas Además, son textos respetuosos y siempre motivados por una especial relación mantenida entre los emisores y los destinatarios de los mensajes Saluda Tarjeta de invitación Felicitaciones Nota de regalo Pésame Esquela Telegrama

La redacción será sobria y formal y el estilo elegante 3.1 Saluda Es un documento externo para comunicar alguna información breve, de manera cortés, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación 3.2 Tarjeta de invitación Es un documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o celebración La redacción será sobria y formal y el estilo elegante

3.3 Felicitaciones diversas Las felicitaciones son escritos dirigidos a personas por motivos diversos Hay que comunicar alegría por el hecho o acontecimiento 3.4 Nota de regalo Es una nota, escrita a mano, generalmente en una tarjeta, que acompaña a un regalo que no se entrega personalmente

3.5 Pésame Es un texto utilizado para expresar el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona relacionada directa o indirectamente con la empresa Según la relación que mantuviera con el fallecido, el tono será protocolario y solemne o personal y próximo 3.6 Esquela Es un mensaje publicado en la prensa para comunicar el fallecimiento de alguien y manifestar el pésame, en nombre de la empresa

4. TEXTOS DE RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Las personas físicas y jurídicas pueden relacionarse con la Administración Pública a través de los llamados “documentos de los ciudadanos” El lenguaje que se utiliza no debe ser complicado ni excesivamente formal La redacción de estos escritos debe ser clara para evitar cualquier equívoco * Solicitud * Denuncia * Alegaciones * Recurso

4.1 Solicitud Contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo 4.2 Denuncia Documento que utiliza para poner en conocimiento de la Administración la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo

4.3 Alegaciones En el documento de alegaciones, el interesado aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración presentándose de manera objetiva, clara y sencilla 4.4 Recurso Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo y, por medio de éste, solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial