FORO NACIONAL SOBRE FINANCIAMIENTO Y GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVA “La Gestión en las IES frente a los retos del nuevo contexto” Enrique Gutiérrez López Universidad de Guadalajara, CUCEA, Octubre 2005

Objetivo de la presentación Situación actual Propuestas de acción en materia de administración y gestión institucional

Analizar los resultados de la evaluación diagnóstica y del seguimiento de recomendaciones en las áreas de la administración y la gestión institucional en las IES en los últimos diez años. Objetivo  Legislación y Gobierno  Planeación y Evaluación  Procesos Académicos  Vinculación  Procesos Administrativos  Finanzas

SITUACIÓN ACTUAL

ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL Programa Integral de Fortalecimiento Institucional PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional PIFI ProDES ProGES ProDES ProGES Fondo para la Moderni- zación de la Educación Superior FOMES Fondo para la Moderni- zación de la Educación Superior FOMES Programa de Mejoramiento del Profesorado PROMEP Programa de Mejoramiento del Profesorado PROMEP Programa para la Normalización de la Información Administrativa PRONAD Programa para la Normalización de la Información Administrativa PRONAD Programa Nacional de Becas de Estudios Superiores PRONABES Programa Nacional de Becas de Estudios Superiores PRONABES Fondo de Apoyos Extraordinarios a las Universidades Públicas Estatales FAEUP Fondo de Apoyos Extraordinarios a las Universidades Públicas Estatales FAEUP Programa Integral de Fortalecimiento del Posgrado PIFOP Programa Integral de Fortalecimiento del Posgrado PIFOP Fondo de Inversión de Universidades Públicas Estatales con evaluación de la ANUIES FIUPEA Fondo de Inversión de Universidades Públicas Estatales con evaluación de la ANUIES FIUPEA PROGRAMAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN SUPERIOR

Total de Instituciones evaluadas CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

Recomendaciones por Área de Evaluación Total de recomendaciones 4, % % 1,150 26% % % % CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

Legislación Marcos normativos extensos o insuficientes. Presentan contradicciones, inconsistencias, redundancias, omisiones o lagunas. Poca difusión a la normatividad vigente, y que las personas sujetas a ella no logren conocerla con la debida facilidad. Riesgo a la estabilidad institucional en caso de conflicto.

GOBIERNO Influencia por la presencia de fuerzas internas y externas. Periodos cortos para la participación de los representantes de los sectores académico y estudiantil en los órganos colegiados. El cambio de autoridades unipersonales representa cambios en la orientación institucional y deja proyectos inconclusos o abandonados que perjudican la continuidad de las actividades académicas. Escasa participación de los órganos colegiados en la toma de decisiones.

PLANEACIÓN-EVALUACIÓN El proceso no se encuentra institucionalizado. Separación de los procesos de planeación-evaluación- programación-presupuestación. No se considera la evaluación de resultados. Falta de sistemas integrales de información capaces como soporte a la planeación y la toma de decisiones. La autoevaluación institucional es poco conocida.

Pocos estudios de investigación institucional que apoyen a las dependencias académicas. Falta de sustento jurídico para la función de planeación - evaluación. Falta de eficacia de los organismos estatales y regionales de coordinación de la planeación de la educación superior.

PROCESOS ACADÉMICOS Limitaciones para el reclutamiento y selección de académicos con el perfil deseable. Falta de evaluación periódica y sistematizada del trabajo de los docentes. Descontento por el sistema de estímulos a la productividad académica.

Diferencias en la calidad de los servicios en diversas sedes o campus. Índices considerables de deserción en los primeros semestres en la licenciatura. Baja eficiencia terminal en los posgrados.

VINCULACIÓN No existe una concepción homogénea de su función, modo de operar y organización. Función no prevista en el marco jurídico institucional. Carencia de un catálogo de servicios. Los planes de estudio no consideran las prácticas profesionales de alumnos ni las estancias de profesores.

Carencia de mecanismos para conocer el desarrollo y trayectoria de los egresados. Falta de formalidad en el servicio social.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS Estructuras de organización que no responden a las necesidades de las instituciones y a sus fines fundamentales. Coexistencia de dos estructuras administrativas. Falta de condiciones para el desarrollo profesional del personal administrativo. Crecimiento de la planta física sin estudios previos.

Insuficiencia de recursos para los servicios institucionales. Falta de efectividad en las áreas de registro escolar. Incipientes sistemas de protección civil y de seguridad.

FINANZAS Escasez de recursos provenientes de los subsidios federales y estatales. Trabajo incipiente de Patronatos y Fundaciones. Incompleta información de los estados financieros.

Información financiera insuficiente. Carencia de mecanismos que garanticen el control y la salvaguarda del patrimonio institucional. Función de auditoria interna correctiva. Carencia de recomendaciones en la auditoria externa.

PROPUESTAS DE ACCIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL

LEGISLACIÓN Y GOBIERNO Establecer mecanismos institucionales para actualizar los ordenamientos existentes y para difundir éstos entre la comunidad. Realizar campañas de respeto a las normas establecidas, en particular, promover una nueva cultura a favor del desarrollo institucional, con base en el respeto al marco legal y al régimen de facultades expresas. Fortalecer los órganos colegiados como actores reales de gobierno e impulsar su participación en la toma de decisiones.

Privilegiar entre los requisitos para los candidatos de autoridades unipersonales y de representantes ante los órganos colegiados, un perfil académico y administrativo idóneos y la presentación de planes de desarrollo institucional. Delimitar la relación con los sindicatos a los aspectos estrictamente laborales, excluyendo de toda negociación los de naturaleza académica y de gestión. Formar recursos humanos con conocimientos y habilidades en negociación de contratos colectivos de trabajo, para evitar que se comprometan recursos no disponibles o facultades reservadas por ley a las IES. Impulsar un clima organizacional idóneo para el trabajo académico y la gobernabilidad institucional.

PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Institucionalizar el proceso de planeación-evaluación como un medio que oriente el desarrollo y contribuya al logro de los objetivos institucionales. Integrar tanto la elaboración del presupuesto institucional, como su ejercicio, dentro del proceso de planeación- evaluación. Las distintas fases del proceso de planeación-evaluación, incluyendo la programación, la presupuestación y su control, deben operarse de manera coordinada y congruente, aunque las realicen dependencias distintas.

Impulsar la toma de decisiones en órganos colegiados de planeación estatal, regional y nacional (Corpes, Coepes,etc.) Crear y operar un proceso de evaluación de los planes, programas y actividades mediante mecanismos específicos de evaluación institucional. Seguir promoviendo los ejercicios de autoevaluación como procesos que tienden al mejoramiento de la administración y gestión institucional.

Incluir entre las tareas de planeación, la realización de proyectos de investigación institucional que contribuyan a la toma de decisiones y a la formulación de políticas institucionales. Sustentar jurídicamente la función de planeación- evaluación y definir claramente su operación, procedimientos y responsables.

APOYO ACADÉMICO Definir de manera clara la estructura de organización para apoyar la academia en cuanto a funciones, instancias, nivel jerárquico y procedimientos. Desarrollar programas de formación y capacitación permanente de profesores orientados a los nuevos modelos educativos centrados en el aprendizaje. Fomentar que los cuerpos colegiados, formulen y apliquen criterios generales para evaluar el desempeño académico y utilizar sus dictámenes como base para la promoción.

Institucionalizar que el ingreso, promoción y permanencia del personal académico sea congruente con las necesidades que la institución requiere y a los perfiles nacionales e internacionales de calidad. Mantener una revisión constante de los cuerpos académicos con la finalidad de incrementar el número de cuerpos consolidados. Canalizar recursos al desarrollo y modernización de la infraestructura de biblioteca, sistemas de información y laboratorios y talleres.

Consolidar la función de orientación educativa y establecerla en donde no exista. Establecer mecanismos ágiles para crear y actualizar periódicamente los planes de estudio. Elaborar programas de formación permanente de tutores.

Fortalecer las actividades de investigación en forma integral. Establecer mecanismos de autoevaluación institucional de las actividades de investigación y posgrado. Diversificar la oferta de programas de posgrado con orientación hacia la investigación y hacia la resolución de problemas utilizando redes interinstitucionales.

VINCULACIÓN Fomentar la participación de la planta académica en acciones de vinculación. Sustentar jurídicamente la función de vinculación y definir claramente su organización, operación y responsables. Elaborar y difundir un catálogo de servicios de la institución. Integrar las acciones de intercambio académico, prácticas profesionales, estancias, servicio social, seguimiento de egresados y educación continua.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS Mantener actualizados y difundir los manuales de organización y de procedimientos del sistema de calidad. Hacer funcional la relación entre la administración central y las dependencias académicas. Impulsar y desarrollar el Sistema Integral de Información Administrativa y Financiera (SIIA). Impulsar programas de protección civil y cuidado del medio ambiente para la comunidad institucional y los bienes patrimoniales.

FINANZAS Distribuir los recursos financieros según las prioridades establecidas en el PIDE. Reglamentar la administración financiera institucional, en particular la obtención y distribución de los ingresos propios y extraordinarios. Impulsar el trabajo de patronatos y fundaciones. Ampliar la información que contienen los estados financieros..

Promover una cultura de pago de las obligaciones de seguridad social y fiscales. Fortalecer la auditoria interna como un mecanismo preventivo y de búsqueda de eficiencia. Fortalecer la auditoria externa como un mecanismo de validación y confiabilidad institucional. Promover la cultura de transparencia y rendición de cuentas.

CONCLUSIÓN: PROGRAMAS EDUCATIVOS DE BUENA CALIDAD EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA ACREDITACIÓN ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL DE BUENA CALIDAD