Combinación de correspondencia  Utilice la función de combinación de correspondencia (combinación de correspondencia: proceso de combinación de información de un origen de datos con una publicación para imprimir un grupo de publicaciones personalizadas individualmente.) para crear publicaciones personalizadas individualmente o agregar automáticamente la dirección a sobres, etiquetas, postales, folletos, boletines y a otras publicaciones para el envío masivo de correspondencia. El asistente de combinación de catálogos y de correspondencia le guiará paso a paso durante el proceso de combinación correspondencia (combinación de correspondencia: proceso de combinación de información de un origen de datos con una publicación para imprimir un grupo de publicaciones personalizadas individualmente.).

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN VERSIÓN WORD XP  La combinación de correspondencia nos facilita el enviar un mismo documento a destinatarios diferentes  creando el documento principal por una parte y por otra el listado de las personas a las que se envía la  información.  En esta versión de Office XP cambiaron los pasos para realizar la combinación de correspondencia como  se hacía con las versiones 97 y  Antes de comenzar, se requiere tener el listado o la base de datos de las personas a quienes se les va a  enviar la información.  Dicho listado puede estar en formato de tabla en Word, desde Excel o Access; lo importante es que tenga  el nombre del campo en cada columna como por ejemplo: Nombre, Puesto, Departamento, etc.  A continuación se hará un ejemplo de cada una de las combinaciones:

Combinación de cartas   1. Cerrar el archivo donde se encuentra el listado   2. Abrir el archivo donde se encuentra la carta   3. Seleccionar el menú VER-BARRA DE HERRAMIENTAS- COMBINAR CORRESPONDENCIA   4. Elegir el botón Configuración del documento principal de la barra de herramientas de combinar   correspondencia   5. Seleccionar en tipo de documento: Cartas   6. Después seleccionar el siguiente botón Abrir origen de datos y   7. Buscar el archivo del listado y seleccionar Abrir   8. Seleccionar el siguiente botón que se llama Insertar campos combinados,   elegir cada uno de los campos y presionar el botón Insertar, cuando se termine   de agregar los campos, se cierra la ventana y podemos dar retorno entre cada   campo para que se coloquen cada uno en un renglón.

Combinación de etiquetas   Para combinar etiquetas se requiere hacer los pasos anteriores del 1 al 4.   5. Seleccionar en el tipo de documento la opción Etiquetas   6. Desplegará una ventana para elegir el tipo de etiquetas   7. Seleccionar la impresión en Láser o en Matriz   8. En Información de etiquetas, elegir Avery estándar EE.UU..   9. Seleccionar del número de producto de las etiquetas (generalmente   en el paquete aparece en número de modelo)   10. Aparecerá la hoja con las líneas del tamaño y número de etiquetas   según el modelo escogido

Combinación de sobres   Igualmente se seguirán los pasos del 1 al 4   5. Seleccionar Sobres   6. Aparece una ventana donde se selecciona el tamaño del sobre y la forma como se va a imprimir   7. La página se configurará automáticamente al tamaño seleccionado   Ahora para este ejemplo tomaremos un archivo desde el   administrador de base de datos Access.   8. Seleccionar Abrir origen de datos y elegir la base de   datos con extensión mdb.