Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Waleska I. Rolón Osorio Auditora Senior Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 7 de mayo de 2008 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA

Contraloría a sus órdenes... 2OBJETIVOS Conocer el proceso de compras Conocer el proceso de subastas Repasar la reglamentación aplicable Discutir los hallazgos más frecuentes Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos

Contraloría a sus órdenes... 3 BASE LEGAL Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Leyes Código Penal de Puerto Rico Reglamentos Cartas y Memorandos Circulares Reglamentación Federal

Proceso de Compras, Subastas y Desembolsos

Contraloría a sus órdenes... 5 Proceso de Compras y Desembolsos

Contraloría a sus órdenes... 6 Requisición Orden de Compra o Contratos Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado Factura Desembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Asignaciones Presupuestarias EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS Archivo de Documentos

Contraloría a sus órdenes... 7 Asignaciones Presupuestarias

Contraloría a sus órdenes... 8 ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS Presupuesto del Municipio (art ) –Aprobado por la Legislatura Municipal –Por dependencia y partidas presupuestarias Responsabilidad –Jefes de Dependencia (preparan) –Alcalde (presenta) –Legislatura Municipal (aprueba)

Contraloría a sus órdenes... 9 RequisiciónRequisición Asignaciones Presupuestarias Requisición

Contraloría a sus órdenes REQUISICIÓN Necesidad Propósito Cumplimentada en todas sus partes –Asignación de Número –Descripción adecuada de los suministros o servicios Aprobada por los funcionarios autorizados –Jefe de Dependencia –Oficial de Compras

Contraloría a sus órdenes Compras por subasta y Junta de Subastas Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Subasta

Contraloría a sus órdenes COMPRAS MEDIANTE SUBASTA PÚBLICA (Art ) Compras > $40,000 Obras o mejoras públicas >$100,000 Cualquier venta de propiedad mueble e inmueble Anuncio en periódico Reglamentación Interna

Contraloría a sus órdenes COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA (Art ) Compras a otros municipios, al gobierno de P.R. ó al gobierno federal Compras anuales < $40,000 Compras ó servicios en cualquier caso de emergencia. Compras que solamente exista un suplidor de ese bien ó servicio Cuando no concurran licitadores y exista el peligro de perder la oportunidad de adquirir los bienes o servicios (mercado abierto debe aprobar Legislatura Municipal)

Contraloría a sus órdenes COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA (Art ) Contratos de construcción de obras, reparación, o mejora < $100,000 Alteraciones o adiciones < 30% del total del costo de la obra Obras realizadas por administración Adquisición de equipo pesado fuera de Puerto Rico Contratación de servicios de mecánica para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado < $25,000

Contraloría a sus órdenes JUNTA DE SUBASTAS Constitución de la Junta de Subastas (Art ) Funcionamiento de la Junta de Subasta –Quórum –Actas Funciones y deberes de la Junta de Subasta (Art ) –Criterios de adjudicación –Rechazar pliegos –Garantías y Fianzas –Declarar Subasta Desierta

Contraloría a sus órdenes Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Subasta/Adjudicación

Contraloría a sus órdenes PROCESO DE ADJUDICACIÓN Subasta Formal –Excepciones Subastas Informales [Cotizaciones] –Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización Mercado Abierto Único Proveedor Emergencia

Contraloría a sus órdenes Orden de Compra RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Orden de Compra

Contraloría a sus órdenes ORDEN DE COMPRA Disponibilidad de fondos Cumplimentada en todas sus partes Registrada en los libros –Contratos registrados en la OCPR Aprobada por los funcionarios que participan del proceso

Contraloría a sus órdenes Recibo de Inspección Inspección Recibido RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección

Contraloría a sus órdenes RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS Cumplimentado en todas sus partes Verificación de los bienes y servicios –Corrección –Exactitud Firmado por el personal autorizado Envío a los departamentos concernientes

Contraloría a sus órdenes Factura Factura RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura

Contraloría a sus órdenes... 23FACTURA Original Corrección y exactitud Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes Aprobada por el funcionario autorizado Contiene la Certificación de falta de interés del suplidor

Contraloría a sus órdenes Desembolso RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFacturaDesembolsoDesembolso

Contraloría a sus órdenes DESEMBOLSO Corrección y Exactitud Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo –Extravagante, excesivo e innecesario Aprobado por los funcionarios autorizados Justificantes del desembolso y cheque

Contraloría a sus órdenes Registros Contables RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura DesembolsoDesembolso Registros Contables

Contraloría a sus órdenes Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato Se anotó en la partida correspondiente Se anotó en el año económico correspondiente Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar REGISTROS CONTABLES

Contraloría a sus órdenes Archivo de documentos RequisiciónRequisición Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura DesembolsoDesembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Archivo de documentos Asignaciones Presupuestarias

Contraloría a sus órdenes ARCHIVO DE DOCUMENTOS Personal Autorizado –Documentos Activos e Inactivos Organizado –Números consecutivos y año fiscal –Por suplidor o contratista, si aplica Área segura –Libre de inundaciones y de humedad –Control de acceso

Contraloría a sus órdenes HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Cotizaciones falsas Fraccionamiento de las compras Compras y arrendamientos de equipos sin subastas Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia Especificaciones que incluían las características de una marca en particular

Contraloría a sus órdenes Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado Pagos de deudas incurridas ilegalmente Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen

Contraloría a sus órdenes Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Las subasta fueron adjudicadas a un proveedor que no era el mejor postor Los expedientes de subastas estaban incompletos Deficiencias en las Actas de la Junta de Subastas Compras sin celebrar subastas públicas alegando estado de emergencia y sin el consentimiento de la Legislatura Municipal

Contraloría a sus órdenes Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES No se requería en las subastas las fianzas que garantiza la entrega de los bienes y servicios Órdenes de cambio relacionadas con la construcción de una obra sin someterse a la aprobación de la Junta de Subastas Constitución de la Junta de Subasta sin el ciudadano particular y presidida por el Alcalde

Contraloría a sus órdenes Información adicional División de Auditorías de Municipios Myriam Rivera Pérez Directora , ext. 561 PO Box San Juan, PR

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