LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DE SU MÁXIMO RESPONSABLE COMUNICACIONAL SE DEBEN ESPECIFICAR CLARAMENTE LOS NOMBRES DE LAS INSTITUCIONES QUE CONVOCAN CUANDO SON MÁS DE UNA.

Cuando hay una noticia importante para comunicar Cuando concita gran interés en los medios de comunicación. Cuando se desea comunicarlo a muchos medios rápidamente. Si deben comunicarse malas noticias hacerlo lo más rápidamente posible. La demora en la comunicación no mejora la noticia, muy por el contrario produce confusión, rumores y alarma innecesaria.

Por ejemplo partes médicos. Situación de los mineros en Chile Catástrofes climáticas

EL HORARIO MAS RECOMENDABLE ES POR LA MAÑANA ( facilitando el horario de trabajo del periodismo) EN LOS CASOS QUE LA NOTICIA A DIFUNDIR SEA DE URGENCIA SE CONVOCARÁ EN CUALQUIER HORARIO. EN CONFERENCIAS PROGRAMADAS DEBE CONVOCARSE CON SUFICIENTE ANTELACIÓN.

Se puede convocar en una oficina o en un salón adecuado. Puede convocarse al aire libre o en una tienda de campaña. El lugar debe ser cómodo, con suficiente espacio, acondicionado para esta actividad. Mesas sillas micrófonos, personal auxiliar. Se puede ofrecer un servicio de cafetería y bebidas. Puede ser necesario que haya intérpretes o traductores

Las instituciones deben tener una agenda actualizada, con teléfonos y correos electrónicos de los principales medios de comunicación locales, incluso internacionales.

Deben ser de un alto rango dentro de la Institución. Responsable comunicacional. Cuando estén presentes representantes de más de una Institución debe haber un solo portavoz. Las preguntas de los reporteros deben ser derivadas, por el portavoz, a la autoridad que la responda. En algunas ocasiones los periodistas dirigen al pregunta directamente a uno de los representantes.

Es mejor tener una ayuda memoria para no olvidar aspectos importantes a comunicar Dar la información lo más detallada y concreta, que sea posible. Ser claro, conciso, no decir más de lo que se sabe y está confirmado. No polemizar. Atenerse a lo que se desea informar. Se debe entregar a los periodistas una gacetilla donde figuren nombres de los integrantes del panel convocante y una reseña de lo que se informó.

Es una comunicación breve donde se informa sobre un tema determinado. Se envía a los medios de comunicación para que difundan una noticia. Deben constar en la misma los datos precisos de la Institución que la envía. El motivo de la misma, la fecha, lugar y horarios en que se realiza el evento, si de eso se tratara. Debe constar el teléfono y dirección de mail de contacto por si los medios de comunicación desean ampliar la información que se les ofrece en la gacetilla. En el caso puntual de la Conferencia de prensa, es necesaria para que el periodismo cuente con una sola versión fidedigna.

LUGAR ADECUADO Y COMODIDAD MATERIAL IMPRESO EN CANTIDAD SUFICIENTE MICRÓFONOS TOMA CORRIENTES TELÉFONOS Y FAXES PERSONAL AUXILIAR ESPACIO ADECUADO PARA LAS CÁMARAS DE TELEVISIÓN SI SE CUENTA CON FOTOS O VIDEOS DEBEN OFRECERSE A LOS REPORTEROS