1 Plan Institucional 2012 – 2021 Formulación del Proyecto P14 Cali, Febrero – Junio 2012

2 MISIÓN Somos una universidad católica, pontificia, regentada por la Compañía de Jesús, heredera de su tradición educativa que, mediante la investigación, la docencia y el servicio, contribuye A la formación integral de personas con excelencia humana y académica, competencia profesional y responsabilidad social. Al desarrollo sostenible de la región y del país, con perspectiva global Para el logro de una sociedad justa, incluyente y respetuosa de la dignidad humana VISIÓN En el 2021, la Pontificia Universidad Javeriana de Cali será reconocida por: La excelencia humana y académica. Su dinámica internacional y su articulación a la red mundial de universidades jesuitas. La Cultura de innovación y emprendimiento Su responsabilidad social.

3 Megas Institucionales 1.Excelencia humana y académica. 2.Investigación. 3.Dinámica internacional. 4.Innovación y emprendimiento. 5.Responsabilidad social.

4 Método para abordaje del Proyecto 1.Diagnóstico: 1.Qué tenemos en cada tema 2.Qué tiene las universidades que son referencia.?? 3.Redefinición de las Megas si es necesario 1.Definición de Metas parciales o hitos a lograr 2.Elaboración del Plan propiamente dicho. 1.Conjunto de acciones para ir logrando las metas parciales y llegar finalmente a las Megas 3.Elaboración del presupuesto 4.Aprobación por parte del Consejo Directivo

5 P14- Rediseño y mejoramiento de Eficiencia de procesos administrativos y (administrativos de lo) académicos ante nuevas realidades y necesidades 27. Articulación y desarrollo de la tecnología con las actividades académicas (docencia e investigación), administrativas y del Medio Universitario

6 Integrantes del Grupo Coordinador Institucional Ana Milena Yoshioka Coordinador Funcional Fabián Ignacio Ramírez Representante por facultad FCEA Alberto Arias FHCS Clara Eugenia Jaramillo FING Jesús Andrés Rodríguez FCS Gloria Inés Flores Representante Vicerrectoría del Medio Universitario Martha Gómez Representante Vicerrectoría Administrativa Hernando García Rectoría Oficina de Planeación Mauricio Cortes Consultor Externo Felix Matiz

7 Reunión Febrero 21 Avances actuales Mapeo de todos los procesos Problemas críticos de cara al estudiante y al profesor, Priorización de procesos

8 Reunión Febrero 28 Hernando presenta los antecedentes. Ver documento en Blog En la planeación 2006 – 2011 el Proyecto P10 Certificación de los procesos relevantes. Se puso meta para 2007: 17 procesos de la dirección administrativa de la época hasta 30 procesos en el Se hizo BMK con Uninorte, Andes, Jav. Bogotá  Actualmente Jav Bogotá tiene algunas dependencias certificadas y algunos laboratorios con acreditaciones particulares y Habilitaciones para algunas dependencias de Salud  Tienen una oficina de O&M En proceso de Inscripción y admisión tiene documentación e indicadores. Hay propuesta de mapa de procesos hecho por el Comité de calidad: 2010 (archivo cadena de valor 5). Ver Blog

9 Reunión Febrero 28 Desde 2006 se ha trabajado con:  La Vicerrectoría del Medio Universitario: Hay formatos de asistencias y de medición de satisfacción de las actividades a su cargo. Haya procesos definidos, documentados no actualizados  CECC. no siguieron por el fracaso de Bogotá. En 2010 se hizo otro trabajo de identificación de procesos y procedimientos 50%  Biblioteca. En 2010 se identificaron procesos con un trabajo de grado y no se ha avanzado 10%  CSI. Establecieron los procesos pero no hay documentación. Manejan un sistema de requerimientos en el que se pueden establecer los tiempos de atención y la satisfacción del usuario.  ID+i  En los procesos que la Universidad ha levantado ha participado Hernando García. El manejo del P10 fue muy informal  Lo lidera la Dirección General administrativa  No tenía presupuesto, ni personal, ni directriz a pesar de haber estado en la Planeación  El comité de Calidad dejó de funcionar  Los integrantes cambiaron mucho y se volvió muy difícil reunirlo, nadie se comprometía.  Como no se veía claro su función, no se volvió a citar reunión: 2010

10 Reunión Febrero 28 Que relación hay entre los procesos de acreditación y Calidad ??? Para qué la certificación de calidad??? Cuando Javeriana Bogotá decide implementar People soft.  Entonces hay que diseñar procesos, se contrata a KPMG.  Pero lo que se solicitó “no se podía hacer” con People soft.  Entonces se monto el ERP y hubo de “aceptar” los proceso definidos allí. O llevar acabo desarrollos.  No se orientó la implemnetación del ERP con un enfoque de Gestión por Procesos  Hay módulos pagados pero no se usan. Y hay desarrollos solicitados por Bogotá que Cali no usa todavía.  Hay módulos que se implementaron de manera distinta en Bogotá y en Cali.  A Octubre 2010 no se veía posible obtener la información final.

11 Reunión Febrero 28 Lecciones aprendidas  Un desgaste humano impresionante: el mismo equipo asumió la implemnetación del ERP y el manejo de la operación cotidiana de la Universidad.  Una gran parte del equipo humano de la Vicerrectoría con vacaciones acumuladas.  Todo el mundo aburrido con el sistema  Si no se trabaja la parte adaptativa de las personas, no se puede lograr una buena implementación del ERP  Bogotá si hizo un trabajo de gestión del cambio. Además tenía más recurso financiero  No hubo la suficiente capacitación sobre el ERP. En el año 2011 llevamos a cabo jornadas de capacitación que debieron haberse realizado en el 2010.

12 Reunión Marzo 6 Presentación del proyecto de Gestión por procesos con acompañamiento de Gestión del Cambio de la Vicerrectoría Administrativa…. Documento en el Blog  Se definieron 6 Ciclos de negocio.  Se caracterizaron los ciclos de negocio  Se definieron 35 procesos en los 6 ciclos de negocio  Se caracterizaron los 35 procesos  A febrero 2013 estaría terminados los 10 proyectos del plan de trabajo de la fase de implementación, para los 6 ciclos. Tareas  Resolver inquietudes sobre lo expuesto

13 Reunión Marzo 13 Resolver inquietudes sobre lo expuesto  Alcance y titulo del proyecto: diseño y mejoramiento continuo de procesos administrativos y académicos  Esta diseñada con orientación al cliente? Procesos alineados con propósitos  Se va manejar Cambio de Estructura? OK   Gestión de procesos a la par de gestión del cambio OK  Relación de los procesos con los sistemas de información OK  Con que metodología se va a manejar el proyecto  Debemos referirnos a Ciclos de Negocio?  Aprender de la experiencia PRÓXIMA REUNIÓN  Se debe reactivar el comité de calidad?  Cual es la relación de este trabajo con Aseguramiento de la calidad de las IES (registro del programa académico hasta la acreditación) y con las certificaciones de Sistemas de gestión OK

14 Reunión Marzo 13 ALCANCE DEL PROYECTO: Todos los procesos administrativos y académicos. Priorizando por fases Cuando se abordan con el enfoque de la Gestión por procesos se debe de tener en cuenta las siguientes dimensiones: técnica (procesos), personas, recursos, tecnología, estructura y la gestión del cambio (Valores de la cultura organizacional, estilos de dirección, etc.) Reunión Marzo 20 Reunión con Oracle: Mapa de soluciones para Educación Superior. Reunión Marzo 27 Revisión de las lecturas recibidas. Ver presentación en ppt en el Blog. Se planteó el tema de la transformación de la estructura que responde a un enfoque de Gestión por procesos.

15 La transformación Proceso clave 1 Proceso clave 2 Proceso clave 3 CLIENTES VERTICALHORIZONTAL GP1 GP2 GP3

16 Gestión por procesos Creación de valor para el cliente mediante la identificación y adecuada gestión de los procesos operativos, de apoyo, de gestión y de dirección. Satisfacer los clientes Mejorar los resultados Gestión por procesos No se trata sólo de pensar cómo hacemos mejor lo que venimos haciendo sino por qué y para quién lo hacemos. Los procesos han de estar permanentemente alineados con la estrategia de la organización, con los factores críticos para su éxito o con sus ventajas competitivas.

17 Gestión por procesos Problema: Consecuencias o resultados obtenidos desviados de los objetivos perseguidos. (extra - costos, plazo incumplido, personas desmotivadas, cliente insatisfecho, pérdida de posicionamiento…). Resultado no deseado. Con este enfoque se reconoce que la causa de la mayor parte de los problemas reside en: Procesos ineficientes o con un funcionamiento que no es suficientemente controlado. Estructura funcional Estilos de dirección Competencias directivas o personales claramente mejorables.

18 Gestión por procesos En la gestión por procesos, la gestión de las interacciones es esencial. Los procesos interactúan porque comparten algo en común: el servicio que se presta al cliente. Por ello, los procesos se gestionan y se mejoran.

19 Gestión por procesos: un enfoque de gestión Proceso: secuencia ordenada de actividades que van añadiendo valor mientras se produce un determinado servicio. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada (input) en resultados (output) El proceso es la forma natural de organizar el trabajo. El término proceso lleva implícito la orientación del esfuerzo de todos a la satisfacción del cliente. Gestión: acción(es) que se lleva(n) a cabo para que los objetivos fijados se cumplan. Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. (ISO 900:2005) El término Gestión lleva implícito la búsqueda de los objetivos de mejora.

20 Reunión Abril 12 PROPUESTA DE TRABAJO A PARTIR DE TODA LA INFORMACIÓN RECOLECTADA 1.PREMISA: “Organización que no revisa sus procesos al menos cada dos años, está anquilosada” JUSE 2.ALCANCE: Establecer un sistema para gestionar (identificar, diseñar, implementar y medir) y mejorar los procesos académicos y administrativos para generar cada vez mayor valor a los clientes, a la comunidad educativa y a los grupos de interés, de tal manera que faciliten el logro de Misión y la Visión de la Universidad. 3.En el sistema se requiere considerar: proveedores, clientes, entradas y salidas de cada proceso, actividades que añaden valor, personas, recursos, tecnología, estructura para lograrlo y gestión del cambio. 4.VARIABLES CLAVE: En mejoramiento de proceso las variables a controlar son tiempo del proceso, costo y calidad del resultado.

21 Reunión Abril 12 PROPUESTA DE TRABAJO A PARTIR DE TODA LA INFORMACIÓN RECOLECTADA – ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1.Revisar el actual mapa de procesos para completarlo al máximo y dejar la Versión 1 que será lógicamente modificada en la medida que el proyecto avance y se vayan presentando nuevos requerimientos. 2.Listar TODOS los procesos y establecer sus objetivos. 1.La lista inicia con los procesos que hoy se están mejorando en la Vicerrectoría administrativa. 3.Ir a las facultades y áreas de la Universidad y por medio de sus representantes en este equipo de proyecto, identificar los procesos que más inconvenientes presenten, en términos de tiempo y calidad, para el desarrollo de las actividades diarias de la U. 4.Hacer una primera priorización del orden en el que se mejorarán los procesos. 1.Determinar procesos clave para concretar la estrategia o que generan ventaja competitiva 2.La lista inicia con los procesos que hoy se están mejorando en la Vicerrectoría administrativa.

22 Reunión Abril 12 PROPUESTA DE TRABAJO A PARTIR DE TODA LA INFORMACIÓN RECOLECTADA – ACTIVIDADES A DESARROLLAR 5.Comparar Procesos vs. Sistema Información universitaria SIU para verificar el soporte técnológico y las brechas. Se requiere ayuda del CSI 6.Elaborar un cronograma del orden y tiempo estimado en que se irán mejorando los procesos, tomando como base las experiencias vividas. Lo inicia los procesos que están en mejoramiento actualmente. 7.Con base en ese cronograma identificar las necesidades de todo tipo de recursos. Costear. 8.Con base en el cronograma identificar la estructura de personal requerida para llevar a cabo ese programa. 9. Con base en el cronograma, elaborar el programa de “preparación para el cambio”. Se requiere la ayuda de Gestión Humana. Costear. 10.Terminar el entregable al Consejo Directivo: Procesos a mejorar, cronograma, Estructura operativa, Costos de recursos informáticos y gestión del cambio.

23 Reunión Abril 17  Se revisó la propuesta de trabajo presentada en la anterior reunión y se aclararon las dudas.  Se aclara que quedan 8 reuniones y debemos evacuar los 10 puntos de la propuesta  EN la próxima reunión se definirán los 2 primeros pasos