1 Plan Institucional 2012 – 2021 Formulación del Proyecto P14 Cali, Febrero – Junio 2012.

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1 1 Plan Institucional 2012 – 2021 Formulación del Proyecto P14 Cali, Febrero – Junio 2012

2 2 MISIÓN Somos una universidad católica, pontificia, regentada por la Compañía de Jesús, heredera de su tradición educativa que, mediante la investigación, la docencia y el servicio, contribuye A la formación integral de personas con excelencia humana y académica, competencia profesional y responsabilidad social. Al desarrollo sostenible de la región y del país, con perspectiva global Para el logro de una sociedad justa, incluyente y respetuosa de la dignidad humana VISIÓN En el 2021, la Pontificia Universidad Javeriana de Cali será reconocida por: La excelencia humana y académica. Su dinámica internacional y su articulación a la red mundial de universidades jesuitas. La Cultura de innovación y emprendimiento Su responsabilidad social.

3 3 Megas Institucionales 1.Excelencia humana y académica. 2.Investigación. 3.Dinámica internacional. 4.Innovación y emprendimiento. 5.Responsabilidad social.

4 4 Método para abordaje del Proyecto 1.Diagnóstico: 1.Qué tenemos en cada tema 2.Qué tiene las universidades que son referencia.?? 3.Redefinición de las Megas si es necesario 1.Definición de Metas parciales o hitos a lograr 2.Elaboración del Plan propiamente dicho. 1.Conjunto de acciones para ir logrando las metas parciales y llegar finalmente a las Megas 3.Elaboración del presupuesto 4.Aprobación por parte del Consejo Directivo

5 5 P14- Rediseño y mejoramiento de Eficiencia de procesos administrativos y (administrativos de lo) académicos ante nuevas realidades y necesidades 27. Articulación y desarrollo de la tecnología con las actividades académicas (docencia e investigación), administrativas y del Medio Universitario

6 6 Integrantes del Grupo Coordinador Institucional Ana Milena Yoshioka Coordinador Funcional Fabián Ignacio Ramírez Representante por facultad FCEA Alberto Arias FHCS Clara Eugenia Jaramillo FING Jesús Andrés Rodríguez FCS Gloria Inés Flores Representante Vicerrectoría del Medio Universitario Martha Gómez Representante Vicerrectoría Administrativa Hernando García Rectoría Oficina de Planeación Mauricio Cortes Consultor Externo Felix Matiz

7 7 Reunión Febrero 21 Avances actuales Mapeo de todos los procesos Problemas críticos de cara al estudiante y al profesor, Priorización

8 8 Reunión Febrero 28 Hernando presenta los antecedentes. Ver documento en Blog En la planeación 2006 – 2011 el Proyecto P10 Certificación de los procesos relevantes. Se puso meta para 2007: 17 procesos de la dirección administrativa de la época hasta 30 procesos en el 2011. Se hizo BMK con Uninorte, Andes, Jav. Bogotá  Actualmente Jav Bogotá tiene algunas dependencias certificadas y algunos laboratorios con acreditaciones particulares y Habilitaciones para algunas dependencias de Salud  Tienen una oficina de O&M En proceso de Inscripción y admisión tiene documentación e indicadores. Hay propuesta de mapa de procesos hecho por el Comité de calidad: 2010 (archivo cadena de valor 5). Ver Blog

9 9 Reunión Febrero 28 Desde 2006 se ha trabajado con:  Medio: Hay formatos de asistencias y de medición de satisfacción. Haya procesos definidos, documentados no actualizados  CECC. no siguieron por el fracaso de Bogotá. En 2010 se hizo otro trabajo de identificación de proceso y procedimientos 50%  Biblioteca. En 2010 se identificaron procesos y no se ha avanzado 10%  CSI. Establecieron los procesos pero no hay documentación  ID+i El comité de Calidad dejó de funcionar  Inicia bajo La dirección General administrativa  Muy difícil reunirlo, nadie se comprometía.  Como no se veía claro su función, no se volvió a citar reunión: 2010 Que relación hay entre los proceso de acreditación y Calidad ??? Para qué la certificación de calidad????

10 10 Reunión Febrero 28 El manejo del P10 fue muy informal  No hay presupuesto, ni personal, ni directriz a pesar de haber estado en la Planeación 2006 2011  Todos los procesos levantados los ha hecho Hernando Cuando Jav Bogotá decide implementar People soft.  Entonces hay que diseñar procesos. Se contrata KPMG.  Pero lo que se solicitó “no se podía hacer”  Entonces se monto el ERP y hubo de “aceptar” los proceso definidos allí  No se observaba Gestión por Procesos  Hay módulos pagados pero no se usan.  Octubre 2010 había que sacar informes finales y no era posible

11 11 Reunión Febrero 28 Lecciones aprendidas  Un desgaste humano impresionante: sin vacaciones  Todo el mundo aburrido con el sistema  Si no se trabaja la parte adaptativa de las personas, no se puede avanzar el ERP  Bogotá si hizo un trabajo de gestión del cambio. Además tenía más recurso financiero  No hubo capacitación en el nuevo sistema.

12 12 Reunión Marzo 6 Presentación de Gestión por procesos…. Documento en el Blog  6 Ciclos de negocio:  A febrero 2013 estaría terminados los J proyectos del plan de trabajo, para los 6 ciclos. Tareas  Resolver inquietudes sobre lo expuesto

13 13 Reunión Marzo 13 Resolver inquietudes sobre lo expuesto  Alcance y titulo del proyecto: diseño y mejoramiento continuo de procesos administrativos y académicos  Esta diseñada con orientación al cliente? Procesos alineados con propósitos  Se va manejar Cambio de Estructura? OK   Gestión de procesos a la par de gestión del cambio OK  Relación de los procesos con los sistemas de información OK  Con que metodología se va a manejar el proyecto  Debemos referirnos a Ciclos de Negocio?  Aprender de la experiencia PRÓXIMA REUNIÓN  Se debe reactivar el comité de calidad?  Cual es la relación de este trabajo con Aseguramiento de la calidad de las IES (registro de programa hasta acreditación) y con certificaciones de Sistemas de gestión OK

14 14 Reunión Marzo 13 ALCANCE DEL PROYECTO: Todos los procesos administrativos y académicos. Priorizando por fases Cuando se abordan estos proyectos se debe tener en cuenta: personas, recursos, tecnología, estructura, gestión del cambio. Reunión Marzo 20 Reunión con Oracle: Mapa de soluciones para Educación Superior Reunión Marzo 27 Revisión de las lecturas recibidas

15 15 La transformación Proceso clave 1 Proceso clave 2 Proceso clave 3 CLIENTES VERTICALHORIZONTAL GP1 GP2 GP3

16 16 Reunión Marzo 27