Instrumentos de organización Análisis de puesto. Organigramas. Manuales de organización.

Introducción Ya hemos estudiado la función de organizar en sus puntos más importantes, pero para materializar el diseño de la estructura organizacional y todo lo que conlleva, son necesarios los instrumentos para llevar a cabo una organización racional. Es indispensable contar con ellas y aplicarlas de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales herramientas de la organización son: • La descripción y asignación de puesto (Mediante análisis). • Organigramas. • Manuales de Organización.

1.- Análisis de puesto Es una relación escrita que delinea los deberes y las condiciones relacionados con el puesto. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, como lo hace y por qué lo hace. Este documento responde a las siguientes preguntas: • ¿Cuáles son mis responsabilidades? • ¿Qué tipo de autoridad tengo? • ¿Quién es mi jefe inmediato? • ¿Quiénes son mis subordinados? • ¿Con quienes coordino mis tareas?

1.- Análisis de puesto En este punto es importante definir tres términos importantes que están implícitos. 1.-RESPONSABILIDAD. Es una actividad que ha sido asignada a una persona. 2.-AUTORIDAD. Es el derecho o poder para actuar sobrellevando la responsabilidad. 3.-SUBORDINACION. La obligación de sobrellevar una responsabilidad.

1.2 Fundamentos para elaborar la descripción de puestos Fundamentos para elaborar la descripción de puestos. Esto se debe ser considerado como un contrato, ya que ambas partes como el reclutador como el interesado deben estar de acuerdo con las especificaciones del trabajo o las cualidades y experiencias del interesado. Las descripciones de puesto debe ser elaborado por un ejecutivos para todos los empleados. Una persona que ocupe un puesto NO debe de tener una responsabilidad que su subordinado no comparta. El empleado es responsable de todas las actividades dentro de su área. Su trabajo debe ser dinámico y supervisado regularmente.

1.3 Elementos de una descripción de puesto Elementos de una descripción de puesto Una descripción de puesto consta de los siguientes elementos. Encabezado. En esta parte se anotan todos aquellos datos que permitan identificar el puesto descrito, asimismo se detalla los que se le denomina ubicación del puesto en la organización. (De quien depende (Jefe inmediato)) Descripción genérica. Párrafo que define brevemente la función del puesto. Objetivo básico del puesto. Descripción detallada. Es la relación detallada, precisa y clara de todas y cada una de las responsabilidades correspondiente al puesto.

1.4 Especificaciones del puesto Especificaciones del puesto En este documento se determinan las características que una persona debe reunir para poder desempeñar el puesto exitosamente. La especificación de puesto se toma como referencia la descripción del puesto ya que se evalúa al interesado identificando sus características físicas, psicológicas y especificas que posee una persona que desee ocupar el puesto. Este documento detalla aspectos como edad, sexo, estado civil, escolaridad, estudios específicos, experiencias, cualidades personales y físicas que debe de tener necesariamente para el desempeño del puesto.

ORGANIGRAMAS Método de organización jerárquico administrativo

Organigramas El organigrama es el resultado de la organización, ya que es la representación grafica de como se organizo la empresa. El organigrama es un conjunto de figuras geométricas (rectángulos, círculos, cuadros, ETC) que representan órganos y líneas que se utilizan para dar una idea grafica de cómo está estructurada una organización, por ello es de gran utilidad en la empresa. Los organigramas ayudan a la tarea de identificar y relacionar las diversas partes de la organización.

Organigramas Limitaciones Limitaciones. • Muestra únicamente las relaciones formales de autoridad sin contemplar relaciones informales significativas. • Algunas veces no se muestra como debería ser la organización (Si no actualiza constantemente) • En ocasiones refleja solo la estructura parcial de la organización. • Se requieren referencias para entenderlo.

Organigramas requisitos Precisión. En los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones deber definirse con exactitud. Sencillez. Debe ser, ante todo, muy claro y que no contenga un número excesivo de cuadros y puestos. Uniformidad. En su diseño es conveniente simplificar tecnicismos, líneas y su composición para una fácil comprensión. Presentación. Los organigramas deben contener el nombre de las funciones y no de personas, los organigramas representan la estructura del cuerpo administrativo. Vigencia. Para conservar su validez técnica, deben mantenerse actualizados.

Clasificación y características de los organigramas El organigrama también cuenta con las siguientes características en cuanto a su orden. Por su ámbito de aplicación (1.- GENERALES. 2.- Departamentales o específicos. Por su contenido (1.- Integrales. 2.- Funcionales. 3.- De puesto, plazas y unidades.

Clasificación y características de los organigramas Por su ámbito de aplicación Organigramas generales. Contienen información de una organización hasta determinado nivel jerárquico, depende de su magnitud y características. Organigramas departamentales o específicos. Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización. Por su contenido Organigramas integrales. Son la representación grafica de todas las unidades administrativas de una organización, así como sus relaciones de jerarquía y características. Organigramas funcionales. Incluyen el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el grafico. Organigramas de puesto, plazas y unidades. Indican por cada unidad consignada las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas, aunque esto no es común.

Formas de presentación de un organigrama Organigrama Vertical. Presenta unidades ramificadas de arriba abajo, a partir del titular en la parte superior. Este es el de uso más común en la administración.

Formas de presentación de un organigrama Organigrama horizontal. Despliega unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan de forma análoga en columnas mientras que las relaciones entre las unidades por línea se disponen horizontalmente.

Formas de presentación de un organigrama Organigrama circular. Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, en cuyo derredor se traza círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel jerárquico de la organización.

Manuales de organización GUIA escrita por ejecutivos que facilitan el trabajo de la memoria.

Manuales de organización El manual de organización nació de la practica principalmente para asentar por escrito todas las instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter permanente por escrito de todas las instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter permanente que se consideran necesarias para el buen funcionamiento de la empresa, eliminando los inconvenientes y prejuicios que trae consigo dejar las cosas a la memoria, el criterio o al buen juicio personal.

3.2 Algunas ventajas de los manuales de organización Minimizan los errores Los directivos y ejecutivos no tienen que estar repitiendo órdenes que están oportunamente detalladas en el manual. Sirven de guía para los nuevos empleados. Facilitan el control interno. Hacen posible la aplicación de los mejores métodos de trabajo.

Contenido del manual de organización Los elementos de un manual de organización son los organigramas, las descripciones y las especificaciones de puesto. Algunas instituciones, aparte de estos tres elementos, incluyen aspectos tales como fundamento jurídico para su elaboración, objetivos del manual y alguno que otro elemento que se requiere de acuerdo con el criterio de quienes lo formulan y circunstancias propias de la empresa.