TEMA 6. DOCUMENTOS ESCRITOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL. Mireya Bonilla Osuna. Comunicación y Atención al cliente. 1º Curso de Grado Superior. Administración y Finanzas.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL La carta comercial Se utiliza como medio de comunicación Intercambio de información y consulta entre empresas Se escriben para enviar mensajes Fomenta relaciones en el ámbito empresarial Deben escribirse de manera profesional y adecuada

CARACTERÍSTICAS DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL Tono del escrito Los textos cortos y el lenguaje claro favorecen la compresión del mensaje Trato respetuoso Resulta una prueba de amabilidad personalizar la comunicación

CONTENIDO DE LA CARTA COMERCIAL Encabezamiento Membrete Referencia Destinatario Asunto Fecha Saludo Cuerpo Cierre, pie o conclusión

CONSEJOS PRÁCTICOS SOBRE LA PRESENTACIÓN FORMAL Márgenes y espacios en blanco -Ser generosos -Los márgenes izquierdo y superior suelen ser más amplios que el resto Subdivisión de los párrafos de un texto Justificación -Izquierda -Justificación a ambos márgenes Separación interlineal Clase y tamaño de letra Subrayado de palabras o frases

Cómo redactar una carta comercial Analizar la situación: la manera más óptima de comenzar una carta es pensando Generar ideas: tomar nota de todo aquello que creamos útil Seleccionar la información: tener clara la idea básica del texto Establecer un orden: decidir qué introducción queremos presentar Redactar: elegir el estilo más adecuado Revisar: consiste en mejorar el texto Valorar: decidir si la carta está acabada y si estamos satisfechos del resultado Pulir: una presentación cuidada y atractiva

TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA Aviso y anuncio Comunicado interno o memorándum Informe Convocatoria Acta Certificado Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas Portada de fax o carátula

Comunicado interno o memorándum Nombre del documento: comunicado interno Emisor/es: “De” indicando el cargo Destinatario/s: “a” Asunto: síntesis del mensaje Mensaje: introducción, exposición y conclusión Firma: del emisor, con el nombre y apellidos debajo Fecha: lugar, día, mes y año Información complementaria: anexos, información ocasional, personas que reciben copia..

INFORME Documento que recoge datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto. ESTRUCTURA Portada Síntesis o sumario Introducción Desarrollo Conclusiones Recomendaciones Anexos

Convocatoria Escrito que se hace a determinadas personas para que asistan a una reunión. ESTRUCTURA El título La convocatoria propiamente dicha EL orden del día El cierre: La fecha y el lugar desde el que se convoca Antefirma del presidente Firma del presidente

ACTA Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. ESTRUCTURA Encabezamiento Relación de asistentes Lugar y fecha de la reunión Hora de comienzo y finalización Orden del día Resumen de los temas tratados y debatidos Breve descripción de cómo han acontecido los temas expuestos Aceptación y firma del presidente Firma del secretario

CERTIFICADO Documento que sirve para constatar un determinado hecho. ESTRUCTURA Encabezamiento: Nombre o logotipo de la institución o empresa que emite el certificado Cuerpo: se redacta en primera o en tercera persona. Cierre: Con la fecha en letras precedida de alguna frase Firma: llevará la firma de la persona que certifica cuyos datos encabezan el certificado.

NOTAS DE RECEPCIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS Son notas breves que se utilizan por la persona que atiende el teléfono o atienda una visita para transmitir un mensaje al destinatario correspondiente. ESTRUCTURA Destinatario: persona a la que llaman o a quien quieren visitar Remitente: persona que ha llamado o ha venido Motivo de la llamada o de la visita Nº de teléfono Mensaje: breve y claro

PORTADA DE FAX O CARÁTULA Este documento es una hoja que acompaña y presenta a un fax, y que contiene los datos del emisor y del destinatario. ESTRUCTURA Datos del remitente: suele hallarse impreso el logotipo de la empresa Datos del destinatario: nombre de la persona y del departamento al que se dirige Nº de páginas, incluida la portada, para comprobar que han llegado todas las páginas que se envían Mensaje: puede incluir alguna observación, se se desea, así como un ludo o una despedida Fecha

Textos protocolarios Saluda: documento externo para comunicar alguna información breve Tarjeta de invitación: documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o celebración Felicitaciones diversas: son escritos dirigidos a personas por motivos diversos Nota de regalo: nota escrita a mano, generalmente en una tarjeta, que acompaña a un regalo que no se entrega personalmente Pésame: texto utilizado para expresar el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona Esquela: mensaje publicado en la prensa para comunicar el fallecimiento de alguien Telegrama: mensaje muy breve, sencillo y urgente, que se envía mediante el servicio de telégrafos

TEXTOS DE RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Solicitud: contiene peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige Denuncia: documento que se utiliza para poner en conocimiento de la Administración la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un proceso administrativo Alegaciones: el interesado en un procedimiento aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración Recurso: es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo