Reunir información: Cómo monitorear el progreso
¿Cuál es el significado de supervisar tu progreso? Supervisar tu iniciativa puede ayudarte a sopesar tus acciones contra los resultados para ver si estas alcanzando los objetivos de la comunidad y tu iniciativa.
Un sistema de supervisión te puede ayudar a: Entender a la iniciativa Tomar decisiones en relación a la programación de la iniciativa Promover la toma de conciencia de los logros Conseguir apoyo Asegurar financiación Como miembro de la iniciativa comunitaria, la supervisión significa un modo de darle seguimiento a los principales sucesos y logros de la iniciativa.
Tres partes claves para el sistema de supervisión: Medidas de Procesos y resultados Sistema de observación Retroalimentación regular de la ejecución
Las Medidas del proceso pueden supervisar: Miembros que participan: cantidad, tipo, frecuencia de la asistencia, tasa de retorno Productos de la planificación: objetivos escritos, estatutos, o comités que contribuyeron a la iniciativa Cobertura de los medios de comunicación, radio, televisión, y medios impresos Recursos financieros: ej., subvenciones, donaciones, servicios o productos "en especie"
Las medidas del proceso pueden también supervisar: Los servicios que se están proveyendo últimamente: clases, programas, talleres, publicaciones u otros servicios o informaciones provistas a la comunidad por la iniciativa Acciones comunitarias: las acciones adoptadas para animar los cambios en la comunidad Las medidas de los resultados explica el impacto global que ocurre como resultado de estas acciones individuales
Medidas del resultado pueden supervisar: Cambios en los programas: programas de servicios nuevos o modificados Cambios en las políticas: políticas nuevas o modificadas Cambios en las prácticas: prácticas nuevas o modificadas
¿Por qué necesitas supervisar tu progreso? Porque los datos pueden: Decirte donde la iniciativa pone su énfasis. Decirte cuales grupos en la comunidad están siendo afectados por la iniciativa. Decirte cuales estrategias se están abordando. Ser usados por el personal para lograr una variedad de resultados.
Supervisar tu progreso: Guía paso a paso Los datos puede ser recolectados con el llenado de los registros de sucesos y otros formularios de forma regular. Los registros de sucesos son informes escritos de las actividades principales de la iniciativa y de cualquier cambio en la comunidad logrado por la iniciativa.
El registro de sucesos puede incluir: Día/mes/año del suceso Una descripción del suceso Por qué fue importante Qué ocurrió como resultado Una descripción en detalle del suceso Quién estuvo involucrado Cuáles organizaciones contribuyeron con personas/recursos Con cuál sector de la comunidad u objetivo este se relaciona Si es la primera vez que este suceso ocurrió
Estos registros de eventos deben ser llenados por personal clave del proyecto y miembros activos de la iniciativa a más tardar una semana después de realizado el evento. Toma el tiempo necesario para cuidadosamente reunir la información para que los resultados así obtenidos puedan ser más precisos y por lo tanto más valiosos para la iniciativa.
Entrega la información a las personas en el grupo que pondrán los datos en forma organizada para entonces ser usados por la iniciativa de modo beneficioso. Aquellos quienes organizan la información resumirán los registros de sucesos. Los resultados después serán distribuidos a los miembros del grupo.