Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS) Tercer Informe de Avance Secretaría de Administración y Finanzas

Introducción SAF presentó el primer informe de avance el 25 de marzo de 2011, documento CP/CAAP-3100/11 SAF presentó el segundo informe de avance el 14 de marzo de 2014, documento CP/CAAP-3288/14 SAF presenta su tercer informe de fecha 14 de julio de 2014, CP/CAAP-3310/14 SAF presentó el primer informe de avance el 25 de marzo de 2011, documento CP/CAAP-3100/11 SAF presentó el segundo informe de avance el 14 de marzo de 2014, documento CP/CAAP-3288/14 SAF presenta su tercer informe de fecha 14 de julio de 2014, CP/CAAP-3310/14 Desde que se introdujo el concepto de las IPSAS en 2007, se han presentado dos informes de avance a la CAAP.

Primer Informe de Avance CP/CAAP- 3100/11 Secuencia del avance Logros presentados durante el Primer Informe de Avance: Se obtuvo la aprobación del órgano gubernativo para la adopción de las IPSAS Se presentó a la CAAP la introducción sobre las IPSAS Tuvo lugar una capacitación parcial sobre las IPSAS para el personal de SAF Se completó un análisis de brecha y matriz de riesgo entre las IPSAS y la SG/OEA Se creó un portal financiero como repositorio de información sobre las IPSAS En ese momento no se asignaron fondos para la adopción de las IPSAS

Segundo Informe de Avance CP/CAAP-3288/14 Secuencia del avance Logros presentados durante el Segundo Informe de Avance: Se explica la adopción y beneficios de las IPSAS a las partes interesadas Se explica la repercusión de las IPSAS en los estados financieros de la SG/OEA Se crea el Comité Directivo de las IPSAS Se pusieron en marcha algunos cambios de política encaminados a las IPSAS SAF se reunió con la OPS para intercambiar lecciones aprendidas sobre la aplicación de las IPSAS El personal de SAF completó el programa de capacitación autodidacta obligatorio. Se reconocieron los retos para avanzar en la adopción de IPSAS Primer Informe de Avance CP/CAAP- 3100/

Segundo Informe de Avance CP/CAAP-3288/14 Secuencia del avance Logros hasta el Tercer Informe de Avance: Se finalizó el documento del proyecto de propuesta de las IPSAS Es necesario encontrar y asignar recursos para la adopción de las IPSAS El enfoque de aplicación de las IPSAS recomienda actualizar el anticuado sistema de OASES (hardware, DB y EBS) Se recomienda un enfoque híbrido para la aplicación (por norma de las IPSAS y por elemento contable) Primer Informe de Avance CP/CAAP- 3100/ Tercer Informe de Avance CP/CAAP- 3310/ Propuesta de adopción de IPSAS

Visión general del documento del proyecto de las IPSAS El proyecto de las IPSAS determina: Las principales actividades de aplicación Los plazos aproximados El cálculo aproximado de las necesidades de recursos, y El cálculo aproximado de la participación de personal necesaria para cumplir con la aplicación total de las IPSAS.

Visión general del documento del proyecto de las IPSAS El documento del proyecto de las IPSAS señala que: Cada aplicación de las IPSAS es única Es necesario determinar claramente el personal específico para formar el equipo de aplicación y sus limitaciones; por lo tanto, cada plan de aplicación detallado es un documento vivo. El documento del proyecto presenta suficiente orientación para la aplicación de las IPSAS

Algunas premisas sobre el documento del proyecto: De todas formas, la OEA probablemente deberá actualizar su sistema de tecnología de la información durante el período del proyecto propuesto, dado que el apoyo de Oracle a los sistemas actuales está finalizando. La OEA debería actualizar sus sistemas básicos de TI ERP a: Una base de datos en Oracle 11g Oracle R12 ERP – tal como lo han hecho otras organizaciones similares para aumentar la eficacia y eficiencia de la aplicación de las IPSAS (el release 11g actual no respalda a las IPSAS) El costo de estas actualizaciones que oscilan entre $2.3M y $4.7M no están incluidos en la propuesta de proyecto Premisas

Algunas premisas sobre el documento del proyecto: Si bien la aplicación de las IPSAS no requiere estas actualizaciones de los sistemas de TI, es altamente recomendable (experiencia de otras organizaciones) La aplicación descoordinada (las IPSAS y el sistema de TI) resultaría en “doble trabajo” y costos más altos en el examen de los procesos institucionales. Premisas

El documento del proyecto determina varios enfoques para la aplicación de las IPSAS y presenta el enfoque recomendado por el consultor. Los puntos principales del enfoque propuesto se presentan en las siguientes diapositivas. Principales propuestas para el documento del proyecto

Aplicación progresiva de las IPSAS Las IPSAS se aplican progresivamente durante el Proyecto en progresión ordenada, basándose en las prioridades de información de la OEA. El primer Informe Financiero de Propósito General (GPFR) totalmente compatible con las IPSAS se producirá en 2018 para el año fiscal Principales propuestas para el documento del proyecto s

Propuesta de Equipo de aplicación para asignar al Proyecto - Una combinación de personal directivo de SAF (“interno”), principalmente de DFAMS y DOITS; y Asesores técnicos superiores y personal de apoyo directo al proyecto (“externo”). Debido a las limitaciones de personal de la OEA, no se considera factible que el personal de la OEA participe a tiempo completo en el proyecto. Principales propuestas para el documento del proyecto s

Estimación de los gastos Totals Gastos externos Personal Non-personnel 205, ,320 85, , , , , , , , , , , ,320 89,140 2,983,320 1,620,640 1,362,680 Gastos internos (OEA en especie) Personal 52,560657, ,3902,170,200 Total Cost 257,9201,476,2501,490,2501,575,250353,8505,153,520 No se incluye el costo de la actualización de ERP dado que es un costo separado y adicional ($2.4M – $4.7M) Marco temporal aproximado para el proyecto – 3 2/3 años, setiembre abril Costos estimados – Se requiere financiamiento externo - $ 3 millones (3 funcionarios equivalentes a tiempo completo, 6 CPRs equivalentes a tiempo completo, otros costos) Personal actual de la OEA que participará en la aplicación (OAS en especie) - $ 2.2 millones (8 ½ a ¾ equivalente a tiempo completo) Costo total estimado: $ 5.2 millones, (véase cuadro a continuación) Principales propuestas para el documento del proyecto (cont.) (Cont.)

Hay dos temas conceptuales separados, importantes que el Proyecto debe abordar: 1.La aplicación de políticas y procedimientos contables compatibles con las IPSAS. a)Aplicación por Norma: aplicar aquellas normas que aporten el mayor grado de conocimiento sobre la posición y las necesidades financieras y económicas de la organización. b)Aplicación por elemento contable: aplicar aquellas normas agrupadas en función del efecto principal que ejercen sobre los elementos contables: Ingresos, Gastos, Activo, Pasivo, Patrimonio Neto c)Aplicación de acuerdo al enfoque “híbrido”: Aplicar una combinación del Enfoque 1 y Enfoque 2. Puede ser más complejo para aplicar correctamente. Por lo general, suministra información importante más rápidamente a la gobernanza. El consultor recomienda la opción c: Enfoque de ejecución del proyecto

(cont.) 2.Incorporar información sobre el contenido y formato de las IPSAS en las publicaciones de los estados financieros. Hay tres enfoques conceptuales principales: a)Incorporar gradualmente las normas de las IPSAS en los sistemas de contabilidad y de tecnología de la información y en los estados financieros una vez al año hasta que los estados financieros del último año sean totalmente compatibles con las IPSAS en todos los aspectos esenciales. b)Incorporar gradualmente las normas de las IPSAS en los sistemas de contabilidad y de tecnología de la información pero no así en los estados financieros hasta que se logre plena compatibilidad con las IPSAS. c)Incorporar gradualmente las normas de las IPSAS en los sistemas de contabilidad y de tecnología de la información y presentar un estado financiero “espécimen” además del estado financiero auditado. El consultor recomienda la opción c:

Ejecución del proyecto, gobernanza, supervisión e informes Ejecución Directores del DFAMS (Departamento de Servicios de Gestión Financiera y Administrativa) y DOITS (Departamento de Servicios de Información y Tecnología) Jefe del Proyecto Equipo de ejecución del proyecto Grupos de discusión/equipos de trabajo con personal de los Departamentos de la OEA

Ejecución del proyecto, gobernanza, supervisión e informes Gobernanza Nivel más alto – Secretaría General, CAAP y Consejo Permanente Nivel medio – SAF, DFAMS y DOITS Nivel del proyecto – Comité Directivo, presidido por el Secretario de Administración y Finanzas.

Ejecución del proyecto, gobernanza, supervisión e informes Supervisión Comité Directivo del Proyecto Oficina del Inspector General Junta de Auditores Externos

Ejecución del proyecto, gobernanza, supervisión e informes Presentación de informes De la ejecución: Por el Jefe del Proyecto Al Comité Directivo del Proyecto, DFAMS y DOITS De gobernanza y supervisión: Por el Jefe del Proyecto, el Comité Directivo del Proyecto, DFAMS y DOITS Al Comité Directivo, SAF DPE, SG, OIG y Junta de Auditores Externos Para la gobernanza superior: Por la SG, OIG y Junta de Auditores Externos Al SG, CAAP y Consejo Permanente

Lo que las IPSAS no son, ni pueden hacer Las IPSAS no dictan formatos exactos para la presentación de información, sino que sugieren formatos. Las IPSAS no ofrecen directrices sobre: a) Procesos institucionales específicos b) Procesos sobre el sistema de TI c) Políticas de contabilidad para la organización d) Procedimientos de contabilidad Las IPSAS no prescriben los procedimientos para los sistemas de TI necesarios para generar estados financieros de propósito general (GPFS) compatibles con las IPSAS. Las IPSAS no ofrecen una guía estricta; cada organización aplicará las IPSAS de una forma adaptada específicamente a su situación y limitaciones únicas. Los estados financieros de propósito general compatibles con las IPSAS no reemplazan la elaboración del presupuesto actual, la administración del efectivo ni la administración de los procesos y documentos de la presentación de informes. Son adicionales.

Puntos importantes La aplicación de las IPSAS cambia la forma en que la organización conduce sus operaciones, cómo la organización se ve a sí misma y a sus programas y cómo la organización entiende su rendimiento y su posición financiera y económica. Estos procesos institucionales, contables y de presentación de informes deberán mantenerse mientras que las IPSAS constituyan un mandato y modificarse a medida que los requisitos de las IPSAS cambien, resultando en gastos periódicos. Puntos clave para un complimiento continuado

Puntos importantes La mayoría de las organizaciones que emprenden la aplicación de las IPSAS consideran que la resultante modernización de los procesos institucionales es un requisito preexistente para mejorar la gestión financiera y operativa y la gobernanza de la organización. Por lo tanto, cuentan con que el aumento de los costos periódicos es necesario para satisfacer la mayor funcionalidad de la organización y mejorar la capacidad de gobernanza. Este documento del proyecto no aborda los costos periódicos de la presentación de informes financieros compatibles con las IPSAS una vez que el proyecto se haya finalizado. La OEA deberá tomar en cuenta costos periódicos adicionales en el momento en que puedan calcularse de forma más confiable y elaborar una estrategia para financiarlos.. Puntos clave para un complimiento continuado

Puntos importantes El personal directivo superior de la organización tiene la responsabilidad y el deber de entender, considerar activamente y participar en la configuración, implementación, resultados y consecuencias de un programa tan importante. Sin el acuerdo, aceptación y apoyo del personal directivo superior (incluido el apoyo financiero total para finalizar la aplicación) – el programa no solamente no alcanzará los beneficios deseados sino que podría ser un fracaso muy caro del sistema. Puntos clave para un complimiento continuado

Reflexiones finales de SAF

Debemos preguntarnos qué esperamos lograr con la aplicación de las IPSAS, teniendo en cuenta que es una iniciativa costosa y larga en un momento en que la organización está enfrentando prioridades críticas: reforma de la administración, transición de la administración, nueva visión estratégica, problemas de mantenimiento atrasados y una nueva infraestructura para las tecnologías de la información. Las IPSAS ofrecen comparabilidad, transparencia y la obligación de rendir cuentas.

Comparabilidad Las IPSAS ofrecen comparabilidad con otras organizaciones similares. La OEA podrá comparar cinco estados de cuenta estandarizados y las anotaciones en los estados financieros con organizaciones hermanas que hayan aplicado las IPSAS. Transparencia La OEA deberá incluir divulgación de información adicional en los estados financieros y anotaciones (tales como el pasivo que no aparece actualmente o un valor más exacto de la propiedad que poseemos)

Obligación de rendir cuentas ¿De qué manera las IPSAS aportan la obligación de rendir cuentas? Estructura de rendición de cuentas actual

Las IPSAS no resolverán lo siguiente: Extracto de las recomendaciones de la Junta de Auditores Externos “… que la OEA, continúe la implementación de la iniciativa de “Modernización de la Gestión para el Fortalecimiento de la OEA”. “Como parte de la iniciativa de modernización... adopte un presupuesto que considere con realismo las necesidades urgentes de la organización.” “…que la OEA continúe ampliando y perfeccionando los informes trimestrales dirigidos a las partes interesadas dentro de la OEA, y a los Estados Miembros y las organizaciones.” “…que la OEA reevalúe el mecanismo empleado para asignar las cuotas entre los Estados Miembros. ” “…que la OEA introduzca sanciones por el pago atrasado de las cuotas y suprima los descuentos por pago adelantado.” “… que la OEA adapte su estructura organizativa a los mandatos y prioridades de la organización.” “… que la OEA apruebe los cambios necesarios a las Normas Generales relativas al personall...” “… que la OEA implemente una estrategia de mantenimiento diferido que preserve los activos para un uso futuro. ” “… que se venda la Casa del Soldado y que se usen los ingresos de la venta únicamente para resolver los problemas de infraestructura de las instalaciones y el mantenimiento diferido de otras propiedades de la OEA. “ “… que el Comité de Gobierno de las Tecnologías de la Información concentre su labor en un sistema empresarial corporativo sostenible. ” “… ampliar la composición del Comité de Inversiones que actualmente supervisa las inversiones de la Secretaría General...” “… que la OEA siga controlando la situación financiera del plan de jubilación y pensión de beneficios definidos y solicite que los informes actuariales futuros incluyan un análisis de sensibilidad relacionado con las hipótesis clave. ”