METODOLOGIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE QUE SE DEBE HACER? PARA QUE SIRVE ESTE PROCESO DE ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y/O OFICINA ?

Cuadro de Clasificación Documental - CDD Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente. 

2. ¿QUÉ DEBE HACER PARA UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? ¿QUE SE DEBE HACER ? 1.1 Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

Los documentos propios de cada dependencia, separarán y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia. Ejemplo: Documentos que la conforman Ubicación: Vicerrectoria Administrativa Serie Documental Subserie Documental

1.2 Ordenación La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológica o numérica. Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado. 1

1.3 Preparación Física Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro físico

1.4 Capacidad de Almacenamiento Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su capacidad.

1.5 F O L I A C I Ó N Cada tipología documental se le debe asignar un número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz negro.

1.6 Marcación Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener: Nombre dependencia Código de la dependencia / Número de clasificación Título de la carpeta Año retrospectivo

1.7 Registre en el formato de inventario Se registra las carpetas en el formato de inventario en el orden que le da el Cuadro de Clasificación documental, se deberá dejar una copia electrónica en la carpeta en el PC y otra impresa.

2. Verificación de la información contra la Tabla de Retención Documental Se verifica la fecha de la transferencia en el cronograma Se revisa contra la Tabla de Retención Documental

2.1 Almacene en Cajas Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas en la Caja de Archivo de izquierda a derecha. En las cajas de archivo. Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.

Microfilmación La microfilmación es una forma de hacer más útil, rápida, accesible e íntegra la información al usuario, dada las características y garantías que ofrece, es utilizada preferencialmente para sistemas de archivos Uno de los objetivos del archivo es microfilmar los documentos que la Universidad de La Salle que considere de valor permanente en una forma ordenada y sistemática, con la finalidad de asegurar la consulta y la conservación del patrimonio documental de la universidad.

3. Servicios 3.1 ¿Cuál es el proceso solicitud de información al Archivo Central ? 3.2 ¿Cuales son los usuarios?

3.1 PROCESO DE SOLICITUD En la actualidad los mecanismos para realizar solicitudes de servicios son: Solicitud vía fax Solicitud telefónica: Solicitud al Correo electrónico . Para agilizar el proceso de respuesta las dependencias pueden efectuar la solicitud por vía telefónica, fax o correo electrónico, sin embargo la legalización del requerimiento requiere que se envíe el formato original por correspondencia.

3.2 USUARIOS GRUPO OCUPACIONAL Comunidad de La Salle Directivos Personal Administrativo Docentes Estudiantes Usuarios Externos

GESTION DE DOCUMENTOS

Disco Duro C: Directorio Raiz Nombre de la Dependencia ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS Disco Duro C: Directorio Raiz Nombre de la Dependencia Subdirectorio Nombre de la Serie Carpeta Nombre de la Subserie

ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS Ordenación Cronológica: Ubicación de los documentos electrónicos en el tiempo con relación a este, los documentos deben ser colocados en forma ascendente por año DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Propiedades del Documento Distribuir Documentos para su Revisión TRATAMIENTO AUTOMATICO DEL TEXTO Propiedades del Documento Control de Cambios Guardar Versión Distribuir Documentos para su Revisión

Copias de RESPLADO

RAZONES POR LAS QUE SE PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC ¿Por qué se pierde la Información?

ALMACENAMIENTO A pesar de que el disco duro de nuestro PC o Servidor, pueda parecer de una capacidad inagotable al principio, debe tenerse en cuenta que, más pronto o más tarde, acabará llenándose. Directamente relacionado con este tema se encuentra el hecho de tener gran cantidad de pequeños archivos en Directorios o Subdirectorios dependiendo de la cantidad de Series y/o Subseries Documentales asignadas a cada una de las dependencias. Si no suele acceder a ellos con demasiada frecuencia, lo más recomendable es comprimirlos todos en un único archivo que identifique la Serie Documental ( con la utilidad de Winzip.). De esa forma podrá ganar el espacio que reduce la compresión

IDENTIFICACION DE LA COPIA DE SEGURIDAD

BASES DE DATOS

Correspondencia - SIDECO

Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeros

Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT Pantalla inicial de la Aplicación

Sistema de Archivo - ARCHISOFT Pantalla de Inventario de la Aplicación

Base de Datos de Historias Clínicas - CLINIHISTORIAS CLINIHISTORIAS se encarga de llevar a cabo el control operativo de registro de las historias activas, inactivas e históricas como también de los traslados de un estado a otro.

DOCUMENTO ELECTRONICO

DOCUNET "Docunet " es un sistema automatizado e innovador que genera un control dinámico de la documentación correspondiente a los Actos Administrativos al interior de la Secretaria General, estableciendo estándares de clasificación, acceso, Indexación y Retención Documental.

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