APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

APLICACIÓN: Una vez elaboradas y aprobadas las Tablas de Retención Documental debe hacerse su DIFUSION indicando:

La fecha a partir de la cual serán de obligatorio cumplimiento Instructivos para la aplicación de las TRD. Normas para que los archivos de gestión se organicen en concordancia con las TRD de cada oficina.

TALAS DE RETENCION DOCUMENTAL ADOPCIÓN DE LAS TALAS DE RETENCION DOCUMENTAL Se adoptaran por la entidad mediante Acto Administrativo y serán de obligatorio cumplimiento

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Paso 1 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Seleccionar y clasificar los documentos en: DOCUMENTOS DE ARCHIVO Para los documentos de archivo continuar paso 2 DOCUMENTOS DE APOYO Para los documentos de apoyo ir al paso 11

DOCUMENTO DE ARCHIVO Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documentos de Apoyo Una vez organizado el archivo de la oficina aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series; estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo (normas, instructivos, manuales, circulares de las entidades reguladoras, cotizaciones, portafolios de servicios no solicitados); por lo tanto, no se transfieren al archivo central, el Jefe de oficina los destruye. Acuerdo 042 de 2002

SEGUNDO PASO: Elaboración de Separadores Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CÓDIGO SERIE SERIE CÓDIGO SUBSERIE SUBSERIE ORDENACIÓN UNIDAD DOCUMENTAL TIPOLOGÍA 01 ACTAS Actas de Comités Numérico, Consecutivo Acta de Comité de Archivo Acta, Citación, anexos. 02 Actas de Conciliación   Solicitud, Invitación, y Acta de la Reunión registrando la decisión (conciliar o no conciliar, conciliación parcial) 03 Actas de Juntas Acta de Junta Directiva Acta, Citación, Anexos, Comunicaciones de excusas. ACUERDOS Acuerdos de la Junta Directiva Acuerdo Acuerdos CERTIFICADOS Certificados Numérico, consecutivo Certificados de Costumbre Mercantil Solicitud y certificado. 04 COMUNICACIONES CORPORATIVAS Circulares Circulares Informativas y Reglamentarias Devolución Documentos Registro Numérico cronológico Comunicación de devolución de Documentos de Registro.

Principio de Orden Original Noviembre 18 5 Octubre 25 4 Junio 02 3 Febrero 15 2 Enero 22 1 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Carpeta No.__________ SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155

DEPENDENCIA: Asistencia Separador de Series SERIE: ACTAS DEPENDENCIA: Asistencia De Presidencia 130.01.

Separador de Subseries Actas SUBSERIE: Actas de Juntas DEPENDENCIA: Asistencia de Presidencia 130.01.03

Tercer Paso: Clasificación Documental Identifique y agrupe en unidades documentales todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencias teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental.

CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES Acta Final Acta de inicio Otrosí Minuta de contrato Informe Interventor Aviso Prensa Póliza Reserva Ptal. Pago Seguridad Social Informe del Contratista Contratos prestación de servicios

CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES Formato Remisión anexos No Conformidad Recibo de Pago Certificación Requerimientos Certificado Correo INFORMES Entidades de Control

CUARTO PASO: PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (carpetas) los diferentes tipos documentales el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite.

Actas del Comité de Archivo Acta 6 Agosto 8 de 2007 Acta 5 Junio 25 de 2007 Acta 3 Mayo 15 de 2007 Acta 4 Abril 21 de 2007 Acta 2 Marzo 15 de 2007 Acta 1 Enero 20 de 2007 Actas del Comité de Archivo

Quinto Paso Identificación Se debe identificar cada una de las unidades documentales así: Código de la Oficina Código de la Serie Código de la Subserie Nombre del Expediente Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificandola con la información señalada, anexandole el número de orden de la carpeta.

Fecha inicial _______ final _______ MARCACION DE LEGAJOS Cámara de Comercio del Magdalena Medio y Nordeste Antioquño Código Serie Subserie Nombre del Expediente Folios ___ Fecha inicial _______ final _______

100.06.04 -2007 Asertar Archivos Código de Serie Número de Orden 100.06.04 -2007 Asertar Archivos Asunto específico

Aplicando los conceptos: ejemplo: Historias Laborales Serie HISTORIAS Subserie Función: Administrar la relación laboral Unidad Documental Historial del Empleado Tipologías Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo, Oficios de notificación y aceptación del nombramiento o contrato de trabajo, Documentos de identificación, Hoja de Vida (Formato Único Función Pública), Soportes documentales de estudios y experiencia según requisitos del cargo, Acta de posesión, Certificados de Antecedentes: Penales (pasado judicial), Fiscales, Disciplinarios, Declaración de Bienes y Rentas, Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso), Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del Desempeño, Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad.

Sexto Paso Ordenación Ordene cada uno de las unidades documentales (expediente ó carpetas), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)

Historias Laborales Informes de Gestión 52.894.456 2004 51.111.412 2003 49.698.323 2002 49.695.123 2001 41.694.906 2000 38.495.783 1999 Historias Laborales Informes de Gestión

Septimo paso: Foliación Adelante la foliación de cada uno de las unidades que conforman las diversas series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras, empezando por el documentos más antiguo y así sucesivamente.

Séptimo Paso REVISIÓN Y FOLIACIÓN ENUMERAR CONSECUTIVA Y CRONOLÓGICAMENTE SEGÚN LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES: UTILIZAR LÁPIZ MINA NEGRA Y BLANDA (HB.B), SE ENUMERA DESE UNO (1), EN LA ESQUINA SUPERIOR DERECHA DE LA HOJA, SIN ENMENDADURAS. LA NUMERACIÓN EXISTENTE NO DEBE CORREGIRSE, DE ENCONTRARSE UN ERROR, DEBE ENUMERARSE NUEVAMENTE, TACHANDO LA ANTERIOR. LOS PLANOS O DOCUMENTOS QUE POR SU TAMAÑO DEBEN DOBLARSE, SE ENUMERAN CON UN SOLO FOLIO

Informes de Gestión Anual 2003 Historias Laboral 45.639.123 Enero 20 de 2001 Junio 20 de 2000 5 5 Octubre 2 de 2000 Mayo 20 de 2000 Marzo 12 de 2000 4 Abril 20 de 2000 4 Febrero 24 de 2000 3 Marzo 20 de 2000 3 Enero 23 de 2000 2 2 Febrero 20 de 2000 Enero 20 de 2000 1 1 Enero 20 de 2000 Informes de Gestión Anual 2003 Historias Laboral 45.639.123

Octavo paso: Ubicación Física Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta el sistema de ordenación seleccionado.

ULTIMO PASO A SEGUIR LUEGO DE APROBACION. Archivos organizados Unidades Conciliación Bancaria Febrero Conciliación Bancaria Enero Boletín de Febrero Boletín de Enero Separador de Subserie 110.01.03 Informes Contables Marzo Unidades Febrero Enero 110.01.03 Informes Financieros Separador de Subserie 110.10 INFORMES A1 G1 Separador de Serie

Noveno paso: Identificación de Archivadores Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes A R C H I V D O A1G1 G A V E T A1G2 A1G3

Decimo paso: Inventario Documental Realice el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Unico de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación.

Undécimo paso: Tiempos de Retención Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que están dados para el Archivo de Gestión de la dependencia, en la respectiva tabla de retención documental, precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a contar desde el momento en que la unidad documental ha cumplido su vigencia en la oficina.

CAMARA DE COMERCIO DEL MAGDALENA MEDIO Y NORDESTE ANTIOQUEÑO Asamblea General Revisor Fiscal Junta Directiva Presidencia Junta Directiva Presidencia Ejecutiva Contador Director Jurídico Y de Registro Asistente de Presidencia Coordinador de Sistemas Director de Promoción y Desarrollo Auxiliares de Registro 3 Auxiliar de Caja Auxiliar de Archivo General Auxiliar Oficina Receptoras 5 Servicios Generales Aprendiz Aprendiz Aprendiz

RECOMENDACIONES GENERALES Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, entonces remítalo de inmediato a la oficina competente según el caso.

RECOMENDACIONES GENERALES Evite realizar los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.

RECOMENDACIONES GENERALES Coloque dentro de cada carpeta máximo 200 folios.

LOCALIZACIÓN Y CONTROL Para el control interno de documentos de archivo, actualice constantemente el formato “Inventario para Transferencia Documental”, Consignando los siguientes datos:

PRESTAMO DE DOCUMENTOS Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie el formato ¨FICHA DE AFUERA

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Por definición, es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el Archivo de Gestión.