VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA PROYECTO DE ARCHIVO PROGRAMA DE CAPACITACION DE ARCHIVO TRASFERENCIAS DOCUMENTALES BIENVENIDOS. VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA PROYECTO DE ARCHIVO

TRANSFENRENCIAS DOCUMENTALES 1. ¿QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? 2. ¿QUÉ SE DEBE HACER ? 3. ¿PARA QUÉ SIRVE UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

1.¿QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? Es el traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o Intermedio. ¿Pero qué es cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el Archivo de Gestión? Es cuando los documentos que se encuentran en el Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir, la frecuencia de consulta disminuye como consecuencia de la pérdida de sus valores administrativos.

2. ¿QUÉ DEBE HACER PARA UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? 1. Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

Los documentos propios de cada dependencia, de acuerdo a sus funciones se separarán según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia. Ejemplo:

2.2 Ordenación La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológica o numérica. Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.

2.3 Preparación Física 1. Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro físico

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su capacidad.

F O L I A C I Ó N Cada tipología documental se le debe asignar un número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz negro.

¿CÓMO MARCAR LAS CARPETAS? Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener: Nombre dependencia Código de la dependencia / Número de clasificación Título de la carpeta Año retrospectivo

2.4 Selección de la documentación según la T.R.D De acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se transferirán solo al Archivo Central los documentos que cumplan el tiempo de vigencia en el Archivo de Gestión, estipulados en las TRD. Se transferirán las series que respondan a las funciones específicas de la dependencia productora.

¿COMO DEBE REGISTRAR LA INFORMACIÓN EN EL FORMATO DE INVENTARIO?

2.5¿COMO DEBE ALMACENAR EN LA CAJA DE ARCHIVO? Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de archivo. Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.

3. PARA QUÉ SIRVE Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en la oficina. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación Evitar la producción y acumulación irracional de documentos Concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas Garantizar a los usuarios el acceso a la información Guardar temporalmente o definitivamente la memoria institucional.

FIN