Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua UNAN- Managua

Presentación del tema: "Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua UNAN- Managua"— Transcripción de la presentación:

1 Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua UNAN- Managua
Recinto Universitario “Rubén Darío Proceso y Etapas de organización del Archivo central Administrativo de la UNAN-M ANAGUA Autora : Sarita Nohemí Carmona Noguera .

2 Introducción El Archivo Central de La Unan–Managua, creado como una dependencia bajo la responsabilidad de la dirección Administrativa tiene como objetivo organizar, conservar, preservar y servir la documentación para su estudio y tramite. El archivo como administrador de documentos llena una función de gran importancia para el trabajo en la Unan- Managua , al permitir tener un mejor control , manejo y ubicación eficiente de los documentos para su localización y utilización pronta y exacta de la información .

3 OBJETIVOS Objetivo General:
Garantizar que esta unidad de información regule todo el acervo documental producido y recibido de las distintas dependencia de nuestra institución para se recuperada y conservada a nivel institucional. Objetivo Especifico: Analizar el valor que tiene el archivo central administrativo desde su creación hasta su funcionamiento para nuestra institución.

4 Misión del Archivo Central
Identificar , reunir , organizar, conservar el patrimonio documental de valor permanente para la Universidad . Normalizar el proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Administrar el acervo documental de toda la unan –Managua para promover , conservar adecuadamente los fondos a cargo, facilitar y agilizar su uso, mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística. Visión del Archivo Central Ser una unidad estratégica que administre la información archivística de todas las dependencias de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua y facilitar el acceso a través de un sistema automatizado y garantizar un servicio de calidad a sus usuarios .

5 Definición Fundamental del Archivo Central
Es el que recibe, ordena , clasifica , organiza , conserva y guarda, por un plazo de hasta 25 años los documentos transferidos por los archivos de gestión. ,

6 Breve Reseña Histórica del Archivo Central Administrativo
Breve Reseña Histórica del Archivo Central Administrativo. UNAN- Managua Primer Etapa Este Archivo todavía no contaba con un nombre especifico (se le llamaba bodega), ésta se encontraba saturada de sacos llenos de documentos que ya no alcanzaban en las diferentes entidades de la institución .

7 Origen y Evolución El archivo Central Administrativo fue creado en el año 2002 con el propósito de responder a una demanda Administrativa porque día a día se genera grandes cantidades de series documentales y esta forma parte de nuestra memoria histórica para nuestra institución Responde también esta primer etapa a la necesidad de organizar y de crear las condiciones mínimas para su funcionamiento de Creación del archivo Central Administrativo para responder a una demanda administrativa ya que en la institución se genera grandes cantidades de series documentales día a día y esta forma parte de la memoria histórica y deben conservarse permanentemente. Desde ese momento en (abril del 2002) se le asigna a la dirección administrativa ese proyecto con el propósito de ir encausado el que hacer archivístico para luego proseguir en el ordenamiento, clasificación y organización de todos los documentos que se encontraba en sacos y sin clasificación disperso en una bodega . “

8 Durante el periodo del no se encontró mayor desarrollo del mismo entro en una vida casi inactiva , hasta el hecho que de esta primera etapa no se sabia nada de la tipología documental que tenia en existencia durante ese periodo porque en este solo quedo una persona trabajado , luego el archivo se vuelve a cerrar entrado a una vida casi inactiva.

9 II Etapa Durante la segunda etapa reabre nuevamente su labores el archivo con un nuevo personal . Encaminados con una capacitación de un diplomado en gestión de la información en el Donde se afianzaron mas herramientas y conocimientos , teóricos y prácticos acerca de la organización y manejo de la información. También empieza con una buena disponibilidad de parte de la administración proyectándose en proveer los medios adecuado para seguir el proceso de: La Selección documental: La cual se realizó eliminando piezas documentales idénticas , duplicadas o con mas copias si viene el original. La clasificación: se llevo acabo mediante la utilización de series documentales de conformidad con los grupos que se produce en las oficinas de acuerdo a su naturaleza de sus funciones . El sistema de Ordenación documental : se dio una vez separado el material en series documentales , de acuerdo con el tipo que presenta, se ordena de tal manera que se puede evidenciar el desarrollo de los tramites . El documento con la fecha mas antigua de producción , será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma

10 Descripción Documental :
Teniendo numeradas las series documentales, se precedió a levantar en borrador los inventarios de los fondos , clasificados y ordenados , siguiendo el formato de instrumento descriptivo, denominado “inventario” o sea anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos Codificación : Esta se dio de acuerdo al cuadro de clasificación que van en dependencia al organigrama institucional existente. Ubicación: Por lo general la ubicación topográfica nunca se define de una sola vez, solamente en algunos casos como la que corresponde al área de contabilidad que tiene su espacio especifico establecido . Se justifica porque es el área que poseen mas series documentales en resguardo.

11 Funciones Generales Archivo Central Administrativo
Unan-Managua Centralizar todo el acervo documental de la Unan- Managua de acuerdo con los plazos de remisión de documentos establecidos en la tabla de plazo de conservación documental. Coordinar con la Dirección Administrativa, la ejecución de políticas archivísticas de la institución. Contar con un centro de archivos que contribuya a tener la memoria colectiva de la vida universitaria. Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio , prepararado índices , guías e inventarios Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo. Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad

12 Políticas de Transferencia documental :
Normativas Generales : Dentro de esta normativa se observa el ciclo de vida del documento para saber dentro de que etapa va a ir el archivo ya sea administrativa, intermedio e histórica para efecto de la transferencia correspondiente dentro del proceso de organización. Toda la transferencia de documentos deben estar autorizada por el jefe de la unidad administrativa que desee transferir su documentos en conjunto con la responsable del archivo la cual se encargara del cumplimiento del proceso del ingreso documental. El proceso que se lleva acabo es el siguiente se revisa que tipos de documentos van a ser transferidos según su ciclo de vida o si su plazo de conservación esta todavía vigente o si no hay duplicados . Ala vez se revisa y comprueba que todos los expedientes que van a ser transferidos estén completos y que no falte ninguno. Se aplica un formato de transferencia documental en el cual va reflejado el año, el numero de orden , la serie , la descripción del documento y en las observaciones se indica el tipo de soporte que viene el documento ( libros, legajos o expedientes) El proceso de transferencia documental se realiza dos veces al año se establece la fecha de transferencia

13 Perfil de Usuarios consultando la información internamente
Los Principales usuarios, son funcionarios de la Institución porque la documentación existente es información particular, restringida originaria de la diferentes oficinas de la Unan- Managua, es decir, que solo será utilizada con autorización de los jefes inmediatos.

14 ESTRUCTURA ORGANICA DEL ARCHIVO CENTRAL ADMINISTRATIVO
UNAN- MANAGUA INGRESO Y SELECCION PROCESAMIENTO ALMACENAMIENTO RECUPERACION CONSULTAS

15 Tipología documental series que integran el Archivo Central y su código
C/P diferentes Cuentas 1999 – 2005 Resumen de Inventario, Requisas de Bodega, Declaración de IR 2006 Póliza de Ajuste 2006 2.1 al 2.61 Rec. De Ing. Unan-Managua 1992 – 2007 Nomina General 1999 – 2004 Recepciones 2002 – 2005 Soporte de Caja Chica 3.1 al Reembolso de caja Chica 1995 – 2005 Rendiciones de Cuentas 1997 – 2006 Corresp.Varias Contabilidad 4 al 4.33 Folletos de Contabilidad presupuesto Cuentas Varias 3.38 al 3.65 Correspondencia varias de Contabilidad y Presupuesto 4.34 al 4.66 C/CP Ctas Varias 5 al 5.58 Contrato de Trabajo Servicios Generales 00 – 06 CRP ATM con Prov 6 al 6.48 RRHH Expedientes Inactivos 1982 – 2007 Correspondencia Varias: Informe de personal, Informe Varios, Rep. de Prestamos BDF, Facturacion INSS, etc. 7 al 7.29 Correspondencia Rectoria, Vice Rectoria General Vice Rect. Administrativa 2002–2007, Auditoria Informes , Registro Dictamenes de graduacion, Registro academico DP Titulos 83 – 04.

16 Conclusión El Establecimiento definitivo del Archivo Central de la Unan- Managua garantizara la integridad y conservación de los documentos que son generados administrativamente por las diferentes entidades de la institución. Los cuales son de gran valor para nuestra preservación y conservación . Esto facilitara la adecuada conformación de la memoria institucional administrativas, que debe conservarse permanentemente . Atravez de la red de los archivos .

17 MUCHAS GRACIAS