CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 “ Si los planes no se controlan, seguramente fracasarán ” Peter Drucker Dirección y Organización de Empresas 2009

DEFINICIONES Y CONCEPTO Las organizaciones utilizan el control : para asegurarse que van en camino correcto para verificar que utilizan los recursos de forma eficiente Dirección y Organización de Empresas 2009

DEFINICIONES Y CONCEPTO Definición Es un proceso de monitoreo de las actividades, de forma de verificar que se desarrollen de acuerdo a los planes, y en caso de encontrar desviaciones de importancia, sea posible tomar las medidas de corrección correspondientes. Dirección y Organización de Empresas 2009

DEFINICIONES Y CONCEPTO Definición de Control de Fayol Que todo se efectúe de acuerdo al plan que ha sido adoptado, a las órdenes dadas y a los principios establecidos. Su objeto es señalar los errores a fin de que sean rectificados y prevenir de que ocurran nuevamente. Dirección y Organización de Empresas 2009

DEFINICIONES Y CONCEPTO Definición de Control de Koontz y O´Donnell Es la medición y correción de las actividades de los subordinados para asegurar que los eventos se ajustan a los planes. Mide el desempeño en relación a las metas Muestra la existencia de desviaciones Promueve la corrección de las desviaciones Contribuye al cumplimiento de los planes Dirección y Organización de Empresas 2009

DEFINICIONES Y CONCEPTO Definición de Control de Peter Drucker Dirección y Organización de Empresas 2009

DEFINICIONES Y CONCEPTO Evolución del concepto de control Verificar los desvíos, con un fin de penalizar, e indirectamente corregir Complemento del proceso de planear, más ligado al objetivo de la organización Dirección y Organización de Empresas 2009

DEFINICIONES Y CONCEPTO PLANIFICACIÓN CONTROL Dirección y Organización de Empresas 2009

DEFINICIONES Y CONCEPTO El control se desarrolla en toda la organización : alta dirección, línea jerárquica y demás supervisores. A medida que se va delegando autoridad, se va haciendo más necesario. Dirección y Organización de Empresas 2009

IMPORTANCIA DEL CONTROL FACTORES QUE LA DETERMINAN : PERMITE A LOS ADMINISTRADORES DETECTAR LOS CAMBIOS QUE AFECTAN A LA ORGANIZACIÓN FACILITA VERIFICAR SI LA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD SE CUMPLIO COMO ESTABA PREVISTO POSIBILITA LA DETECCIÓN DE ERRORES A TIEMPO, PARA EVITAR PERDIDAS Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 TIPOS DE CONTROL POR EL MODO DE OPERAR : SOBRE RESULTADOS (OPEN) - una vez terminada la tarea : control de calidad de un neumático AUTOMATICO (FEED BACK) - a medida que se lleva a cabo la acción : control durante la fabricación de un automóvil Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA CONTINUIDAD : CONTÍNUO - sin interrupciones : recuento de dinero que hace el tesorero PERIÓDICO - a intervalos : arqueo de caja de fin de mes EVENTUAL - en circunstancias : arqueo de caja sorpresivo Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SE REALIZA: PREVENTIVO - antes de los hechos que se desarrollarán : control de equipos de un avión antes del vuelo CONCOMITANTE - durante el desarrollo de los hechos : supervisión diaria del jefe sobre el trabajo de sus subordinados POSTERIOR - luego de realizados : revisación de un vehículo luego de ser reparado Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA INTENSIDAD CON QUE SE REALIZA: ANALÍTICO - sobre todos los hechos : inventario físico de fin de ejercicio SINTÉTICO - sobre parte de ellos : control sobre muestras en una auditoría de compras Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL OBJETO DEL CONTROL: DE LEGALIDAD - verifica el cumplimiento con las normas : control en el Estado de las ofertas presentadas a una licitación (TOCAF) DE MÉRITO (OPORTUNIDAD O CONVENIENCIA) - atiende a éstos atributos : control de inspectores de tránsito Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA UBICACIÓN DE LOS ÓRGANOS QUE LO EFECTÚAN : EXTERNO - de fuera de la organización : controles del BCU sobre actividad bancaria, o DGI sobre empresas INTERNO - pertenecientes a la empresa : arqueos de caja realizados por personal del área contable sobre tesorería Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 TIPOS DE CONTROL DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO EN EL QUE SE REALIZA : ESTRATÉGICO - en el máximo nivel de responsabilidad : control sobre la aplicación de políticas de cobranza DE GESTIÓN - en un nivel intermedio : control sobre los programas de cobranza por zona OPERATIVO - en el nivel operativo : control sobre el depósito de lo cobrado en un dia Dirección y Organización de Empresas 2009

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL NO HACER NADA 1 2 TÉCNICO ESTABLECER ESTÁNDARES Y MÉTODOS MEDIR EL DESEMPEÑO SI TÉCNICO ADMINISTRADOR COMPARAR CON LOS ESTÁNDARES ¿CUMPLE? 4 3 ESTÁNDARES LOS ESTANDARES SE DEFINEN EN CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO Y COMPORTAMIENTO: COSTOS, INGRESOS, HORAS HOMBRE, PRODUCTO. SE JUZGARA EL RENDIMIENTO DE UN PRODUCTO, UN SERVICIO, UNA MAQUINA, UN INDIVIDUO, UNA SECCIÓN. CUANTO MÁS PRECISO EL ESTANDAR, MEJOR SE PODRÁ REALIZAR EL CONTROL. LOS ESTANDARES SURGEN DE LOS OBJETIVOS QUE SE ESTABLECEN EN LA PLANIFICACIÓN. ES DIFICIL MEDIR MOTIVACION DE EMPLEADOS O SATISFACCIÓN DE CLIENTES (ENCUESTAS, EXPERIMENTOS) MEDICIÓN COMO MEDIMOS : OBSERVACIÓN PERSONAL, INFORMES CONTABLES. QUE MEDIMOS : UNIDADES DE TIEMPO, DE DINERO, CANTIDAD DE PRODUCTO O CALIDAD DE SERVICIO. COMPARACIÓN SE DETRMINARA UNA VARIACIÓN ENTRE LO REAL Y EL ESTANDAR. DEBERÁ TENERSE EN CUENTA EL GRADO DE TOLERANCIA ACEPTADO CORRECCION DE LOS DESVIOS CORREGIR EL DESEMPEÑO O CORREGIR EL ESTANDAR INVESTIGAR PORQUE NO SE LOGRÓ EL ESTANDAR. NO TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS ADMINISTRADOR Dirección y Organización de Empresas 2009

FACTORES DE CONTINGENCIA DEL PROCESO DE CONTROL Influyen en el diseño del sistema de control : TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN NIVEL JERÁRQUICO CONTROLADO GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD Dirección y Organización de Empresas 2009

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO PROPORCIONAR INFORMACIÓN ÚTIL Y COMPRENSIBLE PROPORCIONAR INFORMACIÓN PRECISA Y OPORTUNA PROPORCIONAR INFORMACIÓN COMPLETA Y JUSTA OFRECER RESPUESTAS RÁPIDAS Y ADECUADAS FLEXIBILIDAD PARA ADAPTARSE A LOS CAMBIOS ECONOMICIDAD GUIAR HACIA LA ACCIÓN CORRECTIVA ADECUACIÓN A LA ACTIVIDAD Y AL NIVEL JERÁRQUICO CONTROLADOS OBJETIVIDAD Dirección y Organización de Empresas 2009

INSTRUMENTOS DE CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL PRESUPUESTARIO RATIOS CUADRO DE MANDO PUNTO DE EQUILIBRIO ANALISIS DE VARIACIONES AGENTES DE CONTROL Dirección y Organización de Empresas 2009

INSTRUMENTOS DE CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL PRESUPUESTARIO Comparar las previsiones (planes) con los gastos o ingresos reales, buscando explicaciones de las desviaciones si existieran. PRESUPUESTOS OPERATIVOS - de gastos ( en cantidades y en pesos), de ingresos o de utilidades PRESUPUESTOS FINANCIEROS - Fuentes y Usos de Fondos Pto. de Caja y Balance General. Dirección y Organización de Empresas 2009

INSTRUMENTOS DE CONTROL RATIOS Relaciones entre variables significativas para la empresa, para las que se establecen estándares que luego se comparan con cifras reales COMERCIAL - Satisfacción del cliente medida por encuesta Participación del mercado de la empresa FINANZAS - Liquidez = Act. Cte./ Pas. Cte. PERSONAL – Ausentismo promedio mensual año 2009 = [ faltas (en – jun)2009]/6 PRODUCCIÓN – Rotación de inventarios = Cto. Vtas./ Inventario Promedio Dirección y Organización de Empresas 2009

INSTRUMENTOS DE CONTROL CUADROS DE MANDO (TABLEAU DE BORD) ES UN SISTEMA DE INDICADORES (PRINCIPALMENTE FINANCIEROS) PARA MOSTRAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA , FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES Y PERMITIR EL CONTROL DE GESTIÓN. LOS INDICADORES MAS UTILIZADOS REFIEREN A : VENTAS ACTIVIDAD RENTABILIDAD LA INFORMACIÓN DEBERÁ SER : LA MAS IMPORTANTE PARA LA GESTIÓN EXPUESTA DE MANERA CLARA SISTEMATIZADA PARA LA TOMA DE DECISIONES Dirección y Organización de Empresas 2009

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INSTRUMENTOS DE CONTROL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCE SCORECARD) ES UN INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE CONTIENE ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PERMITE VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO. UN FORMATO DEL CMI PRESENTA 4 ELEMENTOS DE LA GESTIÓN : PERSPECTIVA FINANCIERA PERSPECTIVA DEL CLIENTE PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS PESPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO PLANTEA DISTINTOS OBJETIVOS DE CADA UNA DE ESAS PERSPECTIVAS Y PARA CADA UNO ESTABLECE INDICADORES Dirección y Organización de Empresas 2009

Dirección y Organización de Empresas 2009 CUADRO DE MANDO INTEGRAL Dirección y Organización de Empresas 2009

INSTRUMENTOS DE CONTROL PUNTO DE EQUILIBRIO ES OTRO INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE DETERMINA LAS UNIDADES VENDIDAS QUE PERMITEN NI GANAR NI PERDER. ESE VALOR SE DA PARA Qeq = CF / (p – cv) CONOCIDO ESTE VALOR, LAS DISTINTAS ÁREAS DE LA EMPRESA, DEBERÁN TOMARLO EN CONSIDERACIÓN PARA QUE LAS VENTAS SUPEREN ESE NIVEL, DE FORMA DE OBTENER RENTABILIDAD. Dirección y Organización de Empresas 2009

INSTRUMENTOS DE CONTROL ANÁLISIS DE VARIACIONES ESTE INSTRUMENTO DE CONTROL, BUSCA EXPLICAR LA RAZÓN POR LA QUE SE PRODUCEN VARIACIONES ENTRE LOS VALORES REALES Y ESTIMADOS TANTO EN CANTIDADES COMO EN PRECIOS. VAR = CR x PR – CE x PE HACIENDO OPERACIONES LLEGAMOS A : PR x (CR – CE) + CE x (PR – PE) = VAR VARIACIÓN CANTIDAD VARIACIÓN PRECIO Dirección y Organización de Empresas 2009

INSTRUMENTOS DE CONTROL AGENTES DE CONTROL DESDE QUE EL CONTROL ABARCA A TODA LA EMPRESA, EXISTEN DISTINTOS AGENTES QUE CUMPLEN TAREAS DE CONTROL : INTEGRANTES DE LA CÚPULA ESTRATÉGICA INTEGRANTES DE LA LÍNEA JERÁRQUICA AUDITORES EXTERNOS AUDITORÍAS CONTABLES AUDITORÍAS DE GESTIÓN AUDITORÍAS DE CALIDAD AUDITORÍAS AMBIENTALES AUDITORES INTERNOS CONTROL INTERNO RIESGO Dirección y Organización de Empresas 2009

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Dirección y Organización de Empresas 2009 ESTADO DE USOS Y FUENTES DE FONDOS Dirección y Organización de Empresas 2009