CURSO DE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN TERCERA UNIDAD DOCUMENTOS DE GESTIÓN

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN Tema Instrumentos de Gestión de la Administración Pública. Reglamento de Organización y Funciones. Cuadro para Asignación de Personal. Manual de Organización y Funciones. Inventario y Manual de Procedimientos Texto Único de Procedimientos Administrativos.

ORGANIZACIONES – SU NATURALEZA Unión de 2 o mas personas para el logro de objetivos comunes mediante el uso de recursos TIPOS DE ORGANIZACIONES 1) Según su Naturaleza Jurídica * Públicos * Privadas * Mixtas 2) Por sus Resultados o Productos 2.1 Organizaciones que hacen y mueven cosas - Manufacturas - Pesquería - Agricultura - Construcción - Minería - Transporte 2.2 Organizaciones de Trabajo Intelectual y de servicios * Educación * Religión * Salud * Ideologías * Cultura * Entretenimiento * Científicos * Investigación * Servicios

FORMALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES PÚBLICAS Ley Orgánica / Estatuto Reglamento de Organización y Funciones Cuadro para Asignación de Personal Manual de Organización y Funciones Plan Operativo Institucional Manuales de Políticas Presupuesto Analítico de Personal Manual de Procedimientos Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA Guía de Servicios al Ciudadano

Organización y Funciones Reglamento de Organización y Funciones * ROF *

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF) Es un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales y atribuciones especificas. ESTRUCTURA DEL ROF INTRODUCCION INDICE GENERALIDADES TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES ORGANIGRAMA GENERAL GLOSARIO DE TERMINOS BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM.

CARACTERÍSTICA DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF) Todas las entidades de la Administración Publica deben contar con su respectivo ROF. La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultad o de un estudio que comprenda La disposiciones legales administrativas de creación La factibilidad de implementar la organización propuesta Los principales servicios que corresponda a la organización El sustento técnico de la estructura y funciones El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestión. Para establecer los tipos de órganos Para establecer campos funcionales Precisar atribuciones funcionales Precisar responsabilidades funcionales Precisar la interrelaciones funcionales Determinar el régimen laboral Determinar el régimen económico financiero Servir como un instrumento para el proceso de dirección y control El ROF formaliza unidades orgánicas solo hasta el tercer nivel

Debe estar organizado en una forma sistemática El ROF tendrá las siguientes características Debe estar organizado en una forma sistemática Debe contener información pertinente concreta y clara Debe ser redactado en términos de fácil lectura y comprensión Debe ser presentado e impreso para permitir su fácil manejo Su contenido se presentara en títulos, capítulos y artículos

ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF Comprende las siguientes etapas FORMULACIÓN APROBACIÓN DIFUSIÓN ACTUALIZACIÓN

METODOLOGÍAS PARA LA ELABORACIÓN DEL ROF Fijación de la naturaleza, finalidad y alcance. Determinación de las funciones. Agrupación de las funciones. Por sistemas. Por proceso administrativo. Por funciones u órganos. Determinación de la estructura orgánica.

METODOLOGÍAS PARA DETERMINAR LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Debe previamente definirse la política institucional sobre los niveles jerárquicos y sobre los tipos de Departamentalización. El diseño de la estructura orgánica debe efectuarse sobre la base de los siguientes criterios. Objetividad. Simplicidad. Funcionalidad. Flexibilidad. Economía de recursos. Separación de funciones y atribuciones.

LOS TIPOS DE ÓRGANOS SON: Órganos de Alta Dirección. Órganos Consultivos. Órganos de Control Institucional. Órganos de Apoyo. Órganos de Línea Técnicos Normativos de Ejecución. Órganos Desconcentrados. Estos órganos podrán desagregarse en otras unidades orgánicas de menor nivel de acuerdo a la especialización, carga de trabajo, complejidad, servicios y productos a producir.

CRITERIOS PARA EL PROCESO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN Por funciones o propósitos. Por procesos o técnicas. Por productos. Por clientes. Por territorio. Por turnos. Mixtas.

INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LOS RUBROS QUE CONTIENE EL ROF REFERENCIA : D.S. N° 043-2006-PCM (DIRECTIVA NO 005-82-INAP / DNR) INTRODUCCIÓN. ÍNDICE. TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES Naturaleza jurídica Entidad de la que depende Jurisdicción Funciones generales Base legal. TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA De la estructura orgánica (asignándoles un código según tipo de órganos. Funciones de cada órgano y unidades estructuradas

TITULO TERCERO De las Relaciones Interinstitucionales. TITULO CUARTO De las disposiciones complementarias y finales. ANEXO ORGANIGRAMA GENERAL GLOSARIO DE TERMINOS

CRITERIOS PARA ELABORACIÓN DEL ROF Observar las disposiciones sobre creación, organización y funciones, referidas al proceso de modernización y descentralización. Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad. Observar el principio de especialidad. Observar el principio de legalidad de las funciones. Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad deben ser asignadas a algún órgano de esta. Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas. La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades de jerarquización de la autoridad y de coordinación entre órganos.

NIVELES ORGANIZACIONALES NIVELES JERÁRQUICO 1er Nivel ALTA DIRECCIÓN 2do Nivel ÓRGANOS DE LÍNEA ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Y ÓRGANOS DE APOYO 3er Nivel UNIDADES ORGÁNICAS DE ÓRGANOS DE LÍNEA Unidades orgánicas de órganos de asesoramiento y de apoyo

Cuadro para Asignación Personal * CAP *

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP) El CAP es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene los cargos necesarios de una dependencia para su óptimo funcionamiento en base a la estructura de la organización vigente, prevista en el ROF. El CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de Organización y Funciones y la clasificación de cargos institucional vigente. El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión de la planta orgánica de una Entidad para un periodo definido, asimismo, como un documento de regulación para la previsión de plazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP). REF.: D.S. N° 043-2004-PCM

METODOLOGÍAS PARA ESTABLECER NECESIDADES DE CARGOS Analizar los Objetivos. Determinar las Funciones Básicas. Establecer la Estructura Básica. Determinar Actividades Servicios Productos. Establecer Planta Orgánica. Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos. Establecer la Nomenclatura de Cargo. Formular el CAP.

CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA Y CANTIDAD DE LOS CARGOS CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES: El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada unidad orgánica. Complejidad de estas acciones. Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u obtener. Disponibilidad Presupuestal. Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la Unidad Orgánica. Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinar cargos.

CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP) SECTOR: COD: ENTIDAD: Nº HOJA: 01 04 02 Director Ejecutivo Director de Sistema Adua II Espec. Planificación II Espec. Racionalizac. III 02-05 06-07 Total Necesario Cargo Estructural Clasificado Nº Orden

FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACIÓ DE PERSONAL (CAP)

Manual de Organización y Funciones * MOF *

MANUAL DE ORGANIZACIONY FUNCIONES 1.a contenido JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION. CONCEPTO DEL MOF. FINES Y USO DEL MOF. CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF. DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF. CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES.

JERARQUÍA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN Ley Orgánica de Creación. Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Cuadro para Asignación de Personal (CAP). Manual de Organización y Funciones (MOF). Manual de Procedimientos.

CONCEPTO DE MOF El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.

NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF REFERENCIA LEGAL DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR Metología y Lineamientos para formular el MOF ALCANCE EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA.

NATURALEZA DEL MOF CARACTERÍSTICA Es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas para cada dependencia orgánica en el respectivo reglamento y funciones de la entidad así como a los requerimientos y nomenclatura de los cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. CARACTERÍSTICA El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP. El MOF se elaborará independientemente en cada unidad orgánica establecido en el segundo nivel organizacional.

FINALIDAD DEL MOF Determinar las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos del cargo dentro de la estructura orgánica de cada dependencia. Proporcionar información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización así como las interrelaciones formales que corresponda. Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa. Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el de adiestramiento y orientación de personal en servicio.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES NATURALEZA Documentos de gestión que exponen con detalle la estructura y funciones de la dependencia de la que tratan, las relaciones de cada unidad y de cada cargo, así como la especificación de la autoridad y responsabilidad inherente al cargo, líneas de responsabilidad, canales de comunicación, etc. FINALIDAD Indicar las funciones básicas de cada unidad, delimitado la naturaleza y amplitud del trabajo. Precisar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura general de la dependencia y sus respectivas funciones Delimitar la autoridad de las unidades orgánicas y cargos. Describen las interrelaciones formales y funcionales de las unidades y cargos al interior y exterior

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Estructura del MOF. Introducción. Finalidad alcance. Aprobación y actualización. Base legal. Objetivos. Políticas. Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación. Funciones generales. Organización. Funciones de las unidades estructurales. Cuadro orgánico de asignación de cargos. Funciones especificas a nivel de los cargos. Organigrama.

CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF (DIRECTIVA N° 001-95-INAP/DNR) PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN) INDICE (CONTENIDO) ASPECTOS GENERALES OBJETO DEL MANUAL FINALIDAD ALCANCE BASE LEGAL APROBACION (ACTUALIZACIÓN) ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS INDICE DE CARGOS DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF Organigrama estructural del órgano

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF Hoja de Especificación de Funciones (Alternativa A) 1. FUNCIONES ESPECIFICAS a. b. c. d. e. f. g. h. n. Las demás que le asigne el (Cargo del Jefe inmediato superior) 2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD a. Dependencia Directa. b. Supervisión Directa (1) (2) (n) 3. REQUISITOS MINIMOS a. Formación b. Experiencia c. Alternativa Nº HOJA Unidad Orgánica Cargo: ........................................... ....................................

CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES Describe acciones a realizar. Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica). Su descripción debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lógica. Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea, organiza, dirige, coordina, supervisa, controla). Describir las funciones en orden de importancia y/o según la secuencia de su ejecución. Describir las funciones permanentes y las periódicas. Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige, participa y opina, selecciona, convoca, etc).

ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF PLANEAMIENTOS RE COPILACION DE LA INFORMACIÓN ESTUDIO DE ANALISIS REDACCION DEL PROYECTO APROBACIÓN IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN DIFUSIÓN ACTUALIZACIÓN

MODELO DE HOJA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Contenido: Denominación de la unidad orgánica a la cual pertenece el cargo Denominación del cargo Funciones generales Funciones especificas Líneas de autoridad y responsabilidad Dependencia directa Cargos que supervisan Requisitos mínimos (especificaciones) Formación Experiencia Alternativa

DIRECTIVAS OBJETO FINALIDAD ALCANCE BASE LEGAL VIGENCIA NORMAS GENERALES NORMAS ESPECIFICAS, COMPLEMENTARIOS O TRANSITORIAS PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES. 1.1.- Finalidad Contar con Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios u Obras por Unidad Orgánica Estructurada y/o Unidad Ejecutora a nivel del Ministerio. 1.2.- Base Legal Ley N° 28411 – Ley General del Sistema del Presupuesto Público. Decreto Legislativo N° 1017 – Ley de Contrataciones del Estado (publicado en el Diario Oficial El Peruano el 04 de Julio del 2008). Decreto Supremo N° 184-2008-EF – Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, (publicado en el Diario Oficial el Peruano el 1° de Enero del 2009). Ley de Presupuesto para el Sector Público de cada Año Fiscal. D.S. N° 002-2002-VIVIENDA.- Reglamento de Organización y Funciones del MVCS y modificatoria D.S. N° 045-2006-VIVIENDA. Resolución Ministerial N° 175-2003-VIVIENDA, Norma que aprueba la Estructura y Funciones de los Órganos de Menor Nivel Jerarquico que se encuentran en el ROF.

1.3.- Requisitos. Convocatoria oficial y cronograma para inicio y desarrollo del Proceso de desarrollo de formulación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios de la Entidad (Directiva u Oficio) Catálogo de Bienes y Servicios actualizado. Duración. Tres (03) meses. 1.5.- Etapas del Procedimiento 1.6.- Diagrama.

Procedimiento Administrativo y Procedimientos Administrativos Texto Único de Procedimientos Administrativos * TUPA *

LEY Nº 27444- LEY DEL PROCEDIMIENO ADMINISTRATIVO GENERAL REFERENCIAS: LEY Nº 27444- LEY DEL PROCEDIMIENO ADMINISTRATIVO GENERAL LEY N° 29060- SILENCIO ADMINISTRATIVO D.S. N° 079-2007-PCM- LINEAMIENTOS PARA FORMULAR EL TUPA

ÁMBITO Y CONTENIDO Su aplicación es en todas las entidades de la Administración Pública. La Ley regula las actuaciones de la función administrativa del Estado y el procedimiento administrativo común desarrollados en las entidades.

FINALIDAD Es establecer el régimen jurídico aplicable para que la actuación de la Administración Pública, sirva a la protección del interés general, garantizando los derechos e intereses de los administrados y con sujeción al ordenamiento constitucional y jurídico en general.

PRINCIPIOS Se sustenta que fundamentalmente en: P. Legalidad. Debido procedimiento. Impulso de Oficio Razonabilidad. Imparcialidad. Informalismo. Presunción de veracidad. Conducta procedimental. Celeridad. Eficacia. Verdad material. Participación Simplicidad. Uniformidad Predictibilidad. Privilegio de contratos posteriores.

ACTOS ADMINISTRATIVOS Son las declaraciones de las entidades que, en el marco de normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Son el conjunto de actos y diligencia tramitadas en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos, individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados.

CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Procedimientos de aprobación automática. De evaluación previa por la entidad. Silencio Positivo. Silencio Negativo. Cada entidad señala estos procedimientos en su Texto Único de Procedimientos Administrativos TUPA.

PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EVALUACIÓN PREVIA 30 DIAS HÁBILES SALVO DISPOSICIÓN POR LEY O DECRETO LEGISLATIVO .

LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO Los procedimientos requisitos y costos administrativos se establecen por la máxima autoridad de la entidad. Los procedimientos deben ser compendiados y sistematizados en el TUPA, y aprobados por la entidad. Incurre en responsabilidad la autoridad que procede de modo diferente.

CONTENIDO DEL TUPA Todos los procedimientos de iniciativa de parte que se requieran para satisfacer los intereses, los derechos de los administrados – que requieran pronunciamiento de la entidad y cuya exigencia cuente con respaldo legal expresado en el TUPA. Descripción clara y taxativa de todos los requisitos. La calificación de cada procedimiento (evaluación previa o aprobación automática. Los supuestos en que procede los derechos de tramitación, con indicación de monto y forma de pago, expresado en UIT. Las vías de recepción para acceder a los procedimientos. La autoridad competente para resolver en cada instancia y los recursos a interponerse . Los formularios que se sean empleados durante la tramitación NOTA.- El TUPA también incluirá la relación de aquellos servicios prestados en exclusividad por las entidades

APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TUPA El TUPA es aprobado por la máxima autoridad en la entidad. Cada 2 años las entidades están obligadas a publicar el integro del TUPA y cuando se introduzcan modificaciones.

FORMATO NUEVO – TUPA Ref.: DS Nº 062-2009-PCM