2 EXCEL HERRAMIENTAS BÁSICAS

2 Objetivos: Aprender a separar datos de un celda en varias Manejo de formatos no tradicionales Generar datos de manera rápida Usar nombres de rangos Repasar la protección de rangos Utilizar opciones de pegado especial

3 Temáticas: Texto en columnas Formatos Series y listas Pegado especial Nombres de rangos Proteger

1. SEPARAR DATOS Cuando una celda contiene datos compuestos, por ejemplo un código, nit, , se pueden separar los componentes en varias columnas utilizando la opción: Menú datos – texto en columnas

1.1 ELEGIR EL TIPO DE SEPARACIÓN ;Vahos;Giraldo;Alberto;F;Cra.; 5;Nº; ;;Medellín;OperarioA;26/01/1969

2. FORMATOS PERSONALIZADOS Son formatos creado por el usuario de acuerdo a sus necesidades El formato de número no afecta el valor real de la celda que usa Excel para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas El formato personalizado maneja 4 partes diferenciados con punto y coma, así: Números positivos;Números negativos;Cero;Texto Procedimiento: Formato de celdas - Ficha número - Personalizada - En el cuadro tipo escribir el código correspondiente: 6

2.1 Códigos de formato CódigoDescripción # Asegura que ese espacio será ocupado por un número. No acepta ceros a la izquierda 0Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato. o,Despliega un punto decimal o separador de millares según sea el caso %Despliega el símbolo de porcentaje + – / () : $Se muestra este carácter *Repite el siguiente carácter hasta llenar el ancho de la columna “texto”Despliega el texto dentro de las dobles comillas [color]Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo. [COLOR n]Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un número entre 0 y 56.

8 Ejemplos de códigos: 2.2 Fechas: Códigos de fecha Ej ResultadoExplicación m 3Mes con una sola cifra mm 03Mes con dos cifras mmm marNombre del mes abreviado mmmm marzoNombre del mes completo d 7Día con una sola cifra dd 07Día con dos cifras ddd miéNombre del día abreviado dddd MiércolesNombre del día completo y (a) 62Año abreviado yy (aa) 62Año abreviado yyy (aaa) 1962Año completo yyyy (aaaa) 1962Año completo

9 Ejemplos de códigos: 2.3 Números: Códigos de fechaEj ResultadoExplicación , 0010 Agregar ceros a la derecha [Verde] 3 Colocar un color a los números $ #.##0,0$ 1.000,0 Formato de moneda con un decimal #.##0,00;(#.##0,00 ); ,00, (1.000,00) ó 0 Formatos diferenciados para datos positivos, negativos o vacíos 0,0 «Tasas de cafe»10 tasas de café Agregar un texto personalizado al formato

3. SERIES Y LISTAS 3.1 Series Sirven para ingresar datos numéricos de manera rápida. Dichos datos pueden ser números o fechas Los datos deben tener una tendencia 10

Procedimiento: Escriba el dato inicial de la serie o seleccione un rango de datos que tengan la tendencia deseada y el espacio a llenar Menú inicio – Grupo Modificar – Rellenar - Series Elegir si los datos irán horizontales (filas) o verticales (columnas) Seleccionar el tipo de tendencia a manejar Escribir el incremento o salto que manejará la serie Si es una fecha elegir la configuración para ésta 11

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Listas personalizadas Se escribe un dato de la lista y, al arrastrar la selección, Excel escribe los demás datos Sirven para ingresar textos de manera rápida Evitan la necesidad de memorizar datos y ortografía Ahorran tiempo de digitación Permiten hacer ordenamientos diferentes al alfabético

Procedimiento: Menú archivo – Opciones – Avanzadas – Modificar listas personalizadas Escribir los datos de la lista en entradas de lista – Agregar o Ir al cuadro importar lista desde las celdas – Seleccionar el rango con el listado en Excel – Clic en el botón importar 14

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4. PEGADO ESPECIAL 16 Las opciones de pegado especial permiten: El pegado tradicional Elegir qué parte de los datos copiados se desea pegar Decidir cómo se desean pegar los datos: usar una operación, transponer…

El cuadro de pegado especial

Pegar: Elija qué datos desea pegar: Las opciones de este cuadro son excluyente, es decir, si se elige la opción fórmulas se omitirán los formatos, comentarios, validaciones, etc. 4.3 Operación Elija la operación que se realizará entre el dato que hay en la celda y el dato copiado Ejemplo si se copia el número 3 y en la celda donde se va a pegar hay un 4, si se elige la operación sumar, el 4 cambiará por 7, si se elige multiplicar el 4 cambiará por 12 y así sucesivamente.

19 Elija cómo se pegarán los datos: Transponer: pegar la tabla de manera transpuesta equivale a cambiar la dirección de la tabla, es decir, si la tabla es horizontal se pegará vertical y visceversa.

5. NOMBRES DE CELDAS O RANGOS 20 Un nombre de celdas o rango es un alias que se le da a un conjunto de celdas con el fin de: Recordar fácilmente la ubicación de los datos Evitar las selecciones en las funciones Reemplazar la opción de fijar las celdas con el signo $ ya que los nombres de rangos ya son fijos

Cómo colocar nombres a un rango: Desde el cuadro de nombres Seleccionar el rango o celda a nombrar Clic en el cuadro de nombres Escribir el nombre a dar al rango (dicho nombre no puede tener espacios en blanco ni caracteres especiales Enter

Desde el Administrador de nombres Seleccionar el rango o celda a nombrar Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos – Administrador de nombres (o en asignar nombre) – Nuevo… Escribir el nombre a dar al rango (dicho nombre no puede tener espacios en blanco ni caracteres especiales Aceptar

Crear los nombres desde la selección Seleccionar un rango que contenga las celdas a nombrar y el nombre que se les quiera dar (dicho nombre no puede tener espacios en blanco ni caracteres especiales) Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos – Crear desde la selección Defina la posición en el rango seleccionado de los nombres que se asignarán

Cómo eliminar o modificar los nombres de rango dados Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos – Administrador de nombres Clic en el nombre de rango a eliminar o editar Para eliminar clic en el botón respectivo Para cambiar las celdas que componen el rango puede ir al cuadro se refiere a, cambiar el rango y clic en el botón de verificación Para cambiar el nombre del rango clic en el botón editar…

25 6 Proteger 6.1 Proteger hoja Impide la modificación del contenido, formatos, etc. de las celdas de la hoja Procedimiento: Menú Revisar – Grupo Cambios – Proteger hoja Colocar la contraseña Elegir las tareas que se permitirá realizar sobre la hoja protegida

Proteger estructura de ventanas: Evita que se realicen cambios en la estructura del libro, esto se refiere a no permitir que se ingresen, eliminen, renombren, oculten, muestren, etc. hojas del libro Menú revisar – Grupo cambios – Proteger libro

Proteger rangos o celdas: Evita que se realicen cambios en algunas celdas o rangos de la hoja de cálculo, mientras que otras áreas de la hoja permanecen libres y pueden ser modificadas Procedimiento: Seleccionar las celdas que quedarán libres Formato de celdas – Ficha proteger – Desactivar la casilla Bloqueada - Aceptar Menú revisar – Grupo cambios – Proteger hoja