ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 Juan M. Ayala Auditor Senior PROGRAMA DE AUDITORÍA DE EFECTIVO

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno TEMAS GENERALES DE LA PRESENTACIÓN Consideración del Ambiente Custodia de Recibos Oficiales Custodia de Cheques en Blanco Recaudaciones Fondos de Cambio (Petty Cash)

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. TEMAS GENERALES DE LA PRESENTACIÓN Conciliaciones Bancarias Certificados de Depósitos Transferencias entre Bancos y Cuentas Hallazgos más Frecuentes

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Conocer la estructura de control de la unidad Segregación de deberes Los recaudadores estén nombrados La custodia de los libros de recaudación

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación Conozca todas las fuentes de ingresos de la unidad Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Conocer los distintos informes que preparan los recaudadores Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad Realice arqueos de caja por sorpresa

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALES –Realice un inventario físico de los recibos. –Verifique la codificación y secuencia numérica –Verifique que los recibos estén bajo llave. –Determine si se solicitan por escrito y que se entreguen en secuencia numérica.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno CUSTODIA DE CHEQUES EN BLANCO –Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación. –Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno RECAUDACIONES –Seleccione la muestra a examinar. –Compare los recibos contra los depósitos. –Compare las hojas de depósitos contra los estados bancarios. –Examine los recibos para identificar irregularidades.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno CANTIDAD EN PALABRAS Y EN NÚMEROS NO CONCUERDA

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno ANULADO SIN EXPLICACIÓN

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno CON BORRONES Y TACHADURAS

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. RECAUDACIONES –Verifique si los ingresos se registraron en los libros y sistema. –Examine algunas transacciones efectuadas con ATH. –Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias y patentes.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASH) –Verifique que: estén autorizados estén respaldados por sus justificantes las cantidades sean apropiadas

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno CONCILIACIONES BANCARIAS –Coteje el balance según libros con el Mayor General. –Coteje el balance según Banco contra el estado bancario. –Verifique la corrección aritmética.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS –Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario. –Escoja una muestra y verifique los endosos.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS –Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación. –Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno CERTIFICADOS DE DEPÓSITOS Verifique: ula autorización para la adquisición y disposición de los mismos. ulos intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad. uque se mantenga un registro de los mismos.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno TRASFERENCIAS ENTRE CUENTAS Verifique que: ulas mismas estén autorizadas y contabilizadas. ula transacción se justifique.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno HALLAZGOS MÁS FRECUENTES –Recaudadores y pagadores sin nombramientos. –Recibos con borrones y tachaduras. –Recibos que se anularon sin explicación.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES –Recibos que no indican el tipo de valor recibido. –Recaudaciones entregadas con tardanzas. –Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. –Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año. –Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES –Apropiación de fondos –Informes de ingresos y gastos con atrasos –No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados –No se lleva un registro de las inversiones –Cheques pendientes de pago por más de un año.

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