Módulo 9 Documentación del SAA, Control de la documentación y Control de Registros NOTAS

Documentación del SAA La Sec. 4.4.4 de la ISO 14001 requiere la documentación del SAA incluya: La Política y los Objetivos y Metas Descripción del alcance del SAA Descripción de los elementos principales del SAA y su interacción, con referencia a documentos relacionados Todos los documentos requeridos por el ISO 14001, incluyendo registros Otros documentos incluyendo registros que la organización determina necesarios para una eficaz planificación, operación y control de los procesos relacionados a los AAS. NOTAS La documentación del SAA puede tomar dos formas: Un Manual del SAA con Procedimientos que tienen referencias a los Instructivos de Trabajo, Registros y Formatos; Un índice maestro de todos los Procedimientos, Instructivos de Trabajo, Registros, y Formatos. Las empresas pequeñas perfectamente pueden concluir que un Manual del SAA no es necesario, y que es suficiente mantener un índice maestro de toda documentación del SAA. Por otro lado, las empresas encuentran utilidad en la preparación de un Manual y Procedimientos del SAA, redactados de manera concisa, dado que ayuda en la capacitación y sensibilización de sus empleados.

Jerarquía de la Documentación Política Manual del SAA Instructivos de Trabajo Registros, bitácoras, formatos, dibujos de ingeniería etc. Procedimientoss NOTAS

Niveles de Documentación Nivel I — Política Ambiental, Objetivos y Metas y los Elementos Centrales (ej. Manual SAA) Nivel II — Procedimientos Nivel III — Instructivos de Trabajo Nivel IV — Registros/Bitácoras NOTAS

Instructivo de Trabajo Procedimiento Instructivo de Trabajo Manejo de Residuos Peligrosos 1. Inventario de cada fuente 2. Caracterización de cada fuente 3. Segregación de residuos peligrosos y no peligrosos 4. Residuos peligrosos en cilindros seguros con etiquetas 5. Disposición de residuos peligrosos de acuerdo a la ley 6. Reciclaje de residuos cuando sea factible y de acuerdo a la ley Trapos contaminados con aceites y solventes 1. Colocar los trapos contaminados en el cilindro con la etiqueta “Residuos Peligrosos” 2. Al final de su turno, vaciar el cilindro en el contenedor grande ubicado en el almacén de residuos peligrosos NOTAS Normalmente, un procedimiento de control operativo es algo que se aplica a toda la planta, sitio, edificio, o un área grande. En cambio, el instructivo de trabajo es algo que se aplica a determinada “actividad crítica”. En el ejemplo del Procedimiento de Manejo de Residuos Peligrosos se supone que la generación de residuos peligrosos en varias operaciones y áreas de la planta es un AAS y que la empresa ha consolidado todos los AAS en un solo AAS “residuos peligrosos”. Luego se desarrolla el Procedimiento documentado para el Manejo de Residuos Peligrosos para cumplir con el requisito del control de las operaciones. Además del Procedimiento, la empresa desarrolla instructivos de trabajo que se aplican a las “actividades críticas”, en este ejemplo, la recolección y manejo de trapos contaminados con aceites.

Elementos Básicos (descritos en el Manual) Procedimiento (apoya uno de los elementos básicos del SAA) Instructivo de Trabajo (apoya un procedimiento) Registro (apoya un instructivo de trabajo o un procedimiento) NOTAS La documentación del SAA puede integrarse con otros procedimientos documentados para minimizar la complejidad. Por ejemplo, instructivos de trabajo para minimizar impactos ambientales significativos (asociados a las “actividades críticas”) pueden formar parte de instructivos de operación que ya existen. Ejemplo: Si ya existe un procedimiento o instructivo de mantenimiento del equipo de producción, y suponiendo que han determinado un AAS asociado al uso de dicho equipo (lo cual requiere un procedimiento documentado para el control de las operaciones), es posible agregar al procedimiento existente los pasos, actividades o instructivos para minimizar posibles impactos ambientales significativos.

Documentación Obligatoria Política y Alcance del SAA Objetivos Ambientales y Metas Detalladas Identificación de los aspectos ambientales y los AAS Roles, Responsabilidades y Autoridades Registros de capacitación Respuestas a las quejas de las partes Interesadas (Externas) La decisión (si o no) de comunicar a las partes interesadas información sobre los AAS Elementos Básicos del SAA (papel o en forma electrónica, ej. Manual Ambiental) NOTAS

Documentación Obligatoria Procedimiento de Control Operativo (Instructivos de Trabajo) Información relacionada al monitoreo de los AAS y de los avances hacia el logro de los Objetivos y Metas Registro de los resultados: del proceso de evaluación periódica del cumplimiento con los requisitos legales de la Acción Correctiva/Preventiva de auditorías de la Revisión Gerencial NOTAS

Procedimientos Recomendables P__–431–01 Aspectos Ambientales P__–432–01 Requisitos Legales P__–442–01 Capacitación y Sensibilización NOTAS

Procedimientos Recomendables P__–445–01 Control de Documentos P__–446–01 Controles de las Operaciones NOTAS

Procedimientos Recomendables P__–447–01 Plan de Contingencias P__–451–01 Monitoreo y Medición P__–451–02 Calibración del Equipo de Monitoreo* P__–452–01 Evaluación del Cumplimiento *organizaciones que utilizan equipo de monitoreo NOTAS

Procedimientos Recomendables P__–453–01 Acciones Correctivas y Preventivas P__–454–01 Control de Registros P__–455–01 Auditoría Interna P__–460–01 Revisión del SAA NOTAS

Control de la Documentación Toda la documentación del SAA (y la documentación requerido por el ISO 14001) deberá ser controlada. La organización deberá implementar y mantener procedimiento(s) para: Aprobar documentos antes de su uso Revisar y actualizar (y re-aprobar) documentos donde procede Asegurar la identificación de la versión vigente y de cambios Asegurar que las versiones vigentes estén disponibles donde se usan Asegurar que los documentos permanescan legibles y fácilmente identificables. NOTAS Un ejemplo de la sección de un Manual del SAA referida al Control de la Documentación (Nombre de la Empresa) ha establecido y mantiene el “Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos del Sistema de Administración Ambiental” (P__-445-01) donde se definen responsabilidades relacionadas a la creación y modificación de los procedimientos e instructivos propios del Sistema de Administración Ambiental. Este procedimiento asegura que los documentos sean legibles, fechados (incluyendo fecha de revisión), identificables, conservados de manera ordenada y durante un período determinado. Además, en este documento se establecen lineamientos para asegurar el control de todos los documentos requeridos por el Sistema de Administración Ambiental, de tal forma que: Puedan ser ubicados; Sean revisados periódicamente, actualizados cuando sea necesario y aprobados por el personal autorizado para ello; Las versiones vigentes de los documentos relevantes estén disponibles en todos los lugares donde se realicen actividades esenciales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Administración Ambiental; Los documentos obsoletos sean retirados rápidamente de todos los puntos de emisión y uso; Todos los documentos obsoletos guardados con fines legales o con propósitos de preservación del conocimiento sean debidamente identificados.

Control de Registros Un procedimiento para: La identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención, y disposición de los registros del SAA Asegurar que sean legibles e identificables Asegurar que sean trazables a la actividad, producto o servicio implicado NOTAS Ejemplos de registros ambientales: Registro de los aspectos ambientales Registro de los AAS Registro de las leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables a las operaciones y actividades de la empresa Registros de capacitación de los empleados en puestos con “actividades críticas”. Registros de sesiones de sensibilización de los empleados. Registro del monitoreo de las características clave de cada AAS. Reportes de las auditorías internas Actas de las sesiones de revisión por la dirección.

Registros La empresa debe mantener suficientes tipos de registros para demostrar el buen funcionamiento del SAA NOTAS