DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTION MECI-SGC-SISTEDA CONCEPTOS BASICOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION Versión 1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI, 2011.

ACUERDOS Y COMPROMISOS Todas las intervenciones son válidas e importantes. Todas las intervenciones serán constructivas. Daremos buen manejo al uso de la palabra. Respetaremos las opiniones de nuestros compañeros, así no las compartamos. Nuestra actitud será siempre propositiva y proactiva. Los celulares están en silencio.

CONTENIDO La Calidad y el Usuario Ciclo PHVA - Mejora Continua ¿Qué es un Proceso? Metodología de procesos de la Entidad (Macroprocesos, procesos y subprocesos). ¿Qué es un Procedimiento? ¿Qué es un Registro? Principios de los Sistemas de Gestión.

1. LA CALIDAD Y EL USUARIO Taller # 1 La calidad de un producto. La Satisfacción del usuario.

1. LA CALIDAD Y EL USUARIO La calidad de un producto: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. La Satisfacción del usuario: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. El usuario: nuestra razón de ser. (Principio de los Sistemas de Gestión).

2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA Herramienta de la mejora continua, presentada por Edward Deming a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan) Hacer (Do) Verificar (Check) Actuar (Act) Aumentar eficacia, eficiencia y efectividad. Toma de decisiones basados en hechos y datos. (Principios de los Sistemas de Gestión).

Taller # 2 Elabore un listado de “acciones” que realiza para…(aquí escoja un ejemplo cotidiano). Coloque estas actividades dentro de los cuadrantes del ciclo PHVA.

2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA PHVA puede describirse brevemente como: ACTUAR Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. PLANIFICAR Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados, de acuerdo con los requisitos del cliente, los legales aplicables y las políticas de la entidad. VERIFICAR Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados. HACER Implementar los procesos.

ACTIVIDADES DE TRANSFORMACIÓN 3. ¿QUÉ ES UN PROCESO? Definición: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Tomado de la NTCGP1000:2009 ENTRADAS ACTIVIDADES DE TRANSFORMACIÓN SALIDAS

3. ¿ QUE ES UN PROCESO? Aspectos más importantes de un proceso: Objetivo Alcance Actividades (que sean transformadoras, que agreguen valor y que se mantengan dentro del alcance). Cuando existen transformaciones intermedias de insumos, debe considerarse la existencia de subprocesos. La suma de subprocesos, debe lograr el objetivo único de un proceso.

3. ¿ QUE ES UN PROCESO? Taller # 2. Escoger un procesos de la Dependencia y analizar: objetivo, alcance y subprocesos que tenga. Principios de los Sistemas de Gestión, relacionados con el tema de procesos: Enfoque basado en procesos. Enfoque del sistema para la gestión (identificar, entender, mantener, mejorar procesos). Coordinación de un trabajo en equipo con partes interesadas. Optimizar el uso de los recursos y acciones. Transparencia

4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD (MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS) PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE EVALUACIÓN

4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD (MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS) Macroproceso: conjunto de procesos agrupados de acuerdo a su propósito. Proceso / subproceso: conjunto de actividades / resultados finales / parciales.

4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD (MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS) Macroproceso: Escriba aquí un ejemplo de su dependencia. Proceso: Escriba aquí un ejemplo de su dependencia. Subprocesos: Escriba aquí un ejemplo de su dependencia.

5. ¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO? Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

6. ¿QUE ES UN REGISTRO? Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Formatos: preforma, que una vez diligenciada se convierte en un registro.

7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION Enfoque hacia el cliente: la razón de ser. Liderazgo Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Enfoque basado en procesos. Enfoque del sistema para la gestión: contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION Mejora continua: para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios. Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo. Transparencia.

MUCHAS GRACIAS!