CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y MEJORAS PERMANENTES Sr. Charlie Febus Sepúlveda Auditor Senior 25 de abril de 2006 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Áreas a Cubrir Programa y objetivos Definición de términos Pruebas a realizar Experiencias del Auditor Hallazgos más comunes
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Programa de Auditoría (LA-06A) Se utiliza como guía o modelo Puede ser modificado para ajustarlo a la naturaleza de la unidad auditada.
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Subdivisiones del Programa Construcción- Servicios Profesionales (LA-06B) Proceso de subasta Proyectos realizados sin subasta Construcción-Obras realizadas por Administración Delegada (LA-06C) Formalización del contrato Órdenes de cambio
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Cont. Subdivisiones del Programa Desembolsos Finalización del proyecto Otras pruebas a realizar Conclusión Comunicación a la gerencia
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Objetivos del Programa Determinar si los procedimientos utilizados para realizar la obra están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. (Anejo 1-B) Identificar los indicadores de fraude que existan en los procesos. Determinar la comisión de irregularidades por parte de los funcionarios públicos y personas privadas a cargo del desarrollo de las obras.
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Cont. Objetivos del Programa Determinar si los procedimientos utilizados en el otorgamiento de contratos de servicios profesionales están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. Determinar si los desembolsos se realizaron de acuerdo con lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable. Determinar si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra.
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno CONTRATO DE OBRAS
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno La Muestra (Paso 1-4) Prepare una relación de los proyectos terminados y en proceso durante el período intervenido. (Anejo 2) Verifique los documentos de incorporación del contratista Selección Considere Querellas radicadas Denuncias en los medios de comunicación Confidencias Presupuesto asignado para obras Importe individual de los proyectos Órdenes de cambio emitidas Demandas Pagos de penalidades Atrasos en el desarrollo del proyecto Paralización del proyecto
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Junta de Subastas (Paso 7-9) Obtenga una relación de los miembros de la Junta de Subastas y verifique que esté constituida conforme a la ley Funciones: –Recibe y evalúa las propuestas recibidas. –Hace las recomendaciones para la adjudicación del contrato.
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Expediente de la Subasta (Paso 10) Documentos básicos (Anejo 3) Examine: –Aviso de subasta Periódico de circulación general Anuncio (dentro del tiempo establecido) Las especificaciones eran descriptivas Fecha, hora, lugar y fianzas –Actas Descriptivas y detalladas Miembros presentes, licitadores y sus firmas Acuerdos tomados y razones para adjudicar Encuadernadas y archivadas
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Expediente de la Subasta Documentos básicos: Propuestas o licitaciones y sus especificaciones Notificaciones de adjudicación Las fianzas requeridas Otros pormenores de actas –Cuando se declara desierta una subasta y se autoriza al Director administrativamente comprar o adquirir el servicio debe ser aprobado por la Junta de Subastas y la Legislatura Municipal –Si hubo un licitador agraciado se debe evaluar la razonabilidad de su oferta
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Métodos de Adquisición de Servicios en la Contratación de Obras y Mejoras (Paso 7-19) Subasta pública o formal –Media un anuncio en la prensa Subasta por invitación –No media un anuncio en la prensa Sin subasta –Solicitud de propuesta –Selección por partes (fracción) del proyecto
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Subastas Pública (Formal – Paso 7) Se anuncie en un periódico de circulación general Se somentan licitaciones o propuestas que cumplan con: –las especificaciones –las condiciones y demás requisitos establecidos en los documentos de subasta –Las garantías establecidas La obra se adjudique al mejor postor Prepare un expediente del proyecto y de la subasta Importe Autenticidad
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Sin Subastas (Informal – Paso 12) Determinar cuáles fueron las razones para no celebrar subasta ( Paso 6) Fraccionamiento – examinar –Órdenes de cambio –Otros contratos para trabajos relacionados –Disponibilidad de fondos, fecha de los contratos, contratistas Confirme las cotizaciones Forma de adjudicación Fianzas y/o pólizas sometidas
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Formalización del Contrato (Paso 20 al 25) Verificamos –Se formalizó por escrito antes de comenzarse el proyecto –Existían asignaciones presupuestarias –Se registró (partida, fondo y año) –Relación del contratista con la entidad –Los Endosos y Permisos se obtuvieran antes de formalizar el contrato
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Formalización del Contrato Verificamos –Aprobado por funcionario autorizado –Anotado en registro de contratos del municipio y fue enviado a la OCPR –El Contrato concuerda con subasta y licitación –Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas –Se indica claramente el lugar de proyecto –Incluyeron las claúsulas requeridas
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Cláusulas del Contrato de Obras (Paso 25-G) Fecha del contrato Seguro Social Vigencia Retención del 10% Penalidades Cláusulas sobre conflicto de intereses Otros (refiérase al Anejo 4 del Programa de Auditoría)
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Radicación de Fianzas o Pólizas (Paso 25-D) –Payment Bond - se compromete a pagar la labor y materiales utilizados en el proyecto. –Performance Bond - asegura al dueño que el trabajo se va a completar según aparece en el contrato. –Póliza del Fondo del Seguro del Estado - proteger a los empleados en caso de accidentes ocurridos en el trabajo. –Otras Verifique: radicadas antes de formalizar el contrato Autenticidad En original
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Examen del Expediente de Obras (Pasos 26) Verifique documentos originales y examine: –Plano de construcción –Estimado de costo del proyecto –Condiciones generales y especificaciones técnicas y no técnicas –Breakdown sometido por el contratista –Informes de inspección y supervisión –Orden de comienzo –Órdenes de cambio (Paso 32 al 35 y Anejo 5)
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Órdenes de cambio (Pasos 32) Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente: –Estén numeradas –Aprobadas por el funcionario, arquitecto, inspector y la Junta de Subastas antes de realizarse los trabajos –Descriptivas (medidas, materiales, costos y tiempo) –Razonables, no exceden el 30 % del costo total del proyecto y ver si requiere subasta –No estaban contemplados en el contrato original –Se requirió al contratista las pólizas y seguros adicionales –Se concedieron extensiones de tiempo –Evaluar la posibilidad de un perito
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Desembolsos (Paso 36 y Anejo 6) Obtener y examinar: –Relación de Comprobantes de pago, cheques y certificaciones. Aprobados por funcionarios autorizados Cheque a nombre del contratista Importe del cheque concuerde con el comprobante Verifique los endosos de cheques y depósitos –Preparar una liquidación del Proyecto (Anejo 6) –Certificaciones sometidas por el contratista aprobadas por el funcionario, inspector y contratista –Retención del 10 % de cada pago parcial –Se impusieron penalidades por entrega tardía (Anejo 7)
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Finalización del Proyecto (Paso 37) Obtener y examinar: –Lista de deficiencias a corregir antes del pago final del contrato (punch list) –Substantial completion - Termina período para aplicar daños líquidos por tiempo y comienza el período de garantía. Aprobados por las partes relacionadas –Se emitió la carta de aceptación –Se obtuvo permiso de uso
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Finalización del Proyecto (Pasos 37 y 38) Verifique el informe de inspección final de la obra para: –determinar si las deficiencias señaladas en el mismo fueron corregidas. –que se emitió carta de aceptación de la obra. Realice una inspección física del proyecto.
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Otras Pruebas a Realizar: (Paso 39 y 40) Confirme: –el pago de patentes y arbitrios –que la unidad sea dueña de los terrenos donde realizó la obra.
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Terminación del Programa Conclusión Minuta de hallazgos Cartas a la gerencia Discutido anteriormente
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Hallazgos más comunes Obras sin permiso de ARPE Obras sin utilidad Pagos por trabajos no realizados Penalidades no impuestas a contratistas por la entrega tardía de las obras
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Preguntas
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Contacto con la OCPR INTERNET
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS