Gobierno en línea: haciendo más fácil la relación de los colombianos con el Estado Lina María Cruz Silva Consultora del Programa Gobierno en línea

Gobierno en línea es una Estrategia del Gobierno Nacional, liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones)

Entorno Internacional Ranking de Naciones Unidas en 192 países (33 en América Latina y el Caribe) e-Serviciose-Gobiernoe-Participación No. 1 en ALC No. 9 en el mundo 0,71 0,61 0,44 No. 1 en ALC No. 31 en el mundo No. 1 en ALC No. 26 en el mundo Sub- índice

Ranking

Factores de éxito: Organización por procesos Análisis de tendencias y prácticas Acompañamiento a entidades Comunicación de resultados y servicios Estudios de necesidades Apoyo con soluciones transversales Monitoreo y evaluación InvestigaciónDesarrollo Articulación y gestión Operación Monitoreo y evaluación Apropiación Levantamiento de línea de base Prestación de servicios comunes Sensibilización y capacitación a serv. públicos Medición del avance, uso, calidad e impacto

Factores de éxito: Enfoque integral La Estrategia se basa en aunar esfuerzos, teniendo en cuenta que todos los organismos de la administración pública en todo el país son responsables de su ejecución

Transformación Servicios organizados a partir de las necesidades Transformación Servicios organizados a partir de las necesidades Transacción Obtención de productos y servicios en línea Transacción Obtención de productos y servicios en línea Democracia Construcción colectiva de políticas y toma de decisiones Democracia Construcción colectiva de políticas y toma de decisiones Información Publicación de información en línea Información Publicación de información en línea Interacción Comunicación de dos vías y consulta a bases de datos Interacción Comunicación de dos vías y consulta a bases de datos  Decreto 1151 de 2008  Manual de Gobierno en línea  Comité de Gobierno en línea en cada entidad  Metodologías de diagnóstico y plan de acción  Circulares de la Procuraduría y la Contraloría Factores de éxito: Método claro / / / / 2012

Factores de éxito: Acompañamiento a entidades públicas * Diciembre de 2009 Diagnóstico para 198 entidades pertenecientes a 27 sectores / ramas / organismos S / R / ODic-09InformaciónInteracciónTransacciónTransformaciónDemocracia Comercio, Industria y Turismo10,87799%98%95%84%71% Agricultura y Desarrollo Rural20,857100% 60%88% Educación30,85096%99%89%81%70% Función Pública30,850100% 85%83%70% Seguridad50,832100% 83%58%100% Planeación60,81997%98%85%83%58% Minas y Energía70,80397%92%78%80%66% TIC80,779100% 40%80% Estadística90,769100% 94%76%29% Presidencia100,752100%96%90%86%13% Organismos de Control110,72993%92%66%71%61% Economía Solidaria120,728100%98%80%67%40% Rama Judicial130,72162%76%63%72%85% Rama Legislativa130,72176%91%86%76%33% Ciencia, Tec. e Innovación150,71196%98%79%80%15% Hacienda y Crédito Público160,70194%80%66%57%75% Defensa170,68998%94%83%39%63% Protección Social180,64797%91%73%45%47% Ambiente, Vivienda y D.T.190,62794%78%61%54%52% Interior y Justicia200,60596%79%54%63%33% Organización Electoral210,56171%68%51%69%28% Transporte220,51196%70%50%36%38% Cultura230,49287%52%32%60%33% Relaciones Exteriores240,47195%71%35%34%40% Organismos Independientes250,41672%74%46%30%15% Universidades e Institutos260,34850%47%26%43%17% Corp. Autónomas Regionales270,27476%44%24%18%26% BajoMedioAlto

Factores de éxito: Acompañamiento a entidades públicas 100% de las Alcaldías con sitio Web desde 2006, hecho que distingue a Colombia como el primer país latinoamericano en contar con presencia de todos sus municipios en Internet. Acompañamiento para avanzar en la fase de información por parte de las alcaldías y gobernaciones.

Factores de éxito: Apropiación con ciudadanía Objetivo: Generar una percepción positiva para la construcción del posicionamiento Mensaje clave: Trabajamos para que tu relación con el Estado sea cada vez más fácil Resultado: Conocimiento 6%  26% Objetivo: Sentar las bases para afianzar el hábito de los colombianos Mensaje clave: Encuentra cada vez hay algo nuevo en Gobierno en línea Conciencia Experiencia Hábito Objetivo: Generar experiencias satisfactorias en todas las audiencias Mensaje clave: Gobierno en línea funciona, compruébalo Resultado: Experiencia 19%  62% Diagnóstico y alistamiento / Sensibilización A ñ o 1A ñ o 2A ñ o 3

Factores de éxito: Capacitación a servidores públicos servidores públicos capacitados y sensibilizados en Gobierno en línea entre 2007 y 2009

Factores de éxito: Soluciones transversales basadas en estándares y colaboración ▪Plataforma de interoperabilidad o Lenguaje común para el intercambio de información o Tramitador en línea o Notificación en línea o Pago en línea o Autenticación en línea ▪Infraestructura tecnológica o Red de Alta Velocidad o Centro de Datos o Centro de Contacto

Factores de éxito: Monitoreo del uso, calidad e impacto ▪Para el mejoramiento continuo ▪Para analizar y entender la situación ▪Para comparar con estándares, objetivos y metas ▪Para retroalimentar a los actores (ciudadanos, empresas y servidores públicos)

Tan sólo en el nivel nacional se ha presentado un incremento del 642% en los trámites y servicios totalmente en línea (de 73 en OCT/2007 a 542 en MAR/2010) Se consideran trámites y servicios totalmente en línea aquellos cuyas etapas susceptibles de automatización se encuentran todas en línea Incremento de trámites y servicios en línea

El punto de acceso integrado… enlaza alrededor de sitios Web e información de trámites y servicios, con un incremento en tres años del 348% en su uso (de visitas mes en 2006 a visitas mes en 2010)

Algunos ejemplos Consulta de distancias, peajes, costos, puentes, entre otros, en carreteras del país. Entró en funcionamiento el 03ABR/ viajeros han usado el servicio a 31DIC/09 Se proyecta implementarlo a través de teléfono móvil. Entró en funcionamiento el 03ABR/ viajeros han usado el servicio a 31DIC/09 Se proyecta implementarlo a través de teléfono móvil.

Algunos ejemplos Acreditación o reporte de supervivencia Permite la acreditación de supervivencia que militares con asignación de retiro o beneficiarios de sustitución pensional deben realizar cada 6 meses. Entró en funcionamiento el 1OCT/08. Se cuenta con cerca de 50 convenios con instituciones para la realización del trámite acreditaciones realizadas en línea a 31ENE/2010, que representan el 87% del total. Reducción de ½ día (zonas rurales) y 2 horas (áreas urbanas) a 10 minutos. Ahorros de USD $50 para quienes se encuentran fuera del país y $ en Colombia. Los usuarios extranjeros reciben el aplicativo de CREMIL y deben comprar el dispositivo. Entró en funcionamiento el 1OCT/08. Se cuenta con cerca de 50 convenios con instituciones para la realización del trámite acreditaciones realizadas en línea a 31ENE/2010, que representan el 87% del total. Reducción de ½ día (zonas rurales) y 2 horas (áreas urbanas) a 10 minutos. Ahorros de USD $50 para quienes se encuentran fuera del país y $ en Colombia. Los usuarios extranjeros reciben el aplicativo de CREMIL y deben comprar el dispositivo.

Algunos ejemplos Envío de información sobre fechas de subsidios, fechas y sitios de bancarización, entre otros, a los beneficiarios de los programas de Acción Social usuarios a 31DIC/ mensajes de texto enviados en el mismo período. Reducción de 4 horas a 15 minutos en el proceso de comunicación. Ahorros para la entidad de $1.900 a $4.500 (correo urbano / nacional) por mensaje menos el costo de envío del SMS (entre $125 y $104 según volumen) y de $3.000 para el usuario por cada aviso (desplazamiento) usuarios a 31DIC/ mensajes de texto enviados en el mismo período. Reducción de 4 horas a 15 minutos en el proceso de comunicación. Ahorros para la entidad de $1.900 a $4.500 (correo urbano / nacional) por mensaje menos el costo de envío del SMS (entre $125 y $104 según volumen) y de $3.000 para el usuario por cada aviso (desplazamiento). Móvil Social en Acción

Certificados de venta libre e inspección sanitaria Inspección sanitaria Entró en funcionamiento el 1MAY/ certificados expedidos en línea a 31ENE/2010 (100% de las solicitudes). La entrega pasó de 3 días a 1 día (se requiere la inspección física). Por cada solicitud hay un ahorro de cerca de $5.000 para el usuario (desplazamiento) Inspección sanitaria Entró en funcionamiento el 1MAY/ certificados expedidos en línea a 31ENE/2010 (100% de las solicitudes). La entrega pasó de 3 días a 1 día (se requiere la inspección física). Por cada solicitud hay un ahorro de cerca de $5.000 para el usuario (desplazamiento) Venta libre Entró en funcionamiento el 4NOV/ certificados expedidos y firmados digitalmente, de los cuales 520 fueron solicitados totalmente en línea (a 31ENE/10) Reducción de 30 días a expedición inmediata. Por cada solicitud, hay un ahorro de cerca de $8.200 en Bogotá y de $ fuera de Bogotá (desplazamientos, impresiones, envíos) Facilita la apostilla electrónica con Cancillería. Venta libre Entró en funcionamiento el 4NOV/ certificados expedidos y firmados digitalmente, de los cuales 520 fueron solicitados totalmente en línea (a 31ENE/10) Reducción de 30 días a expedición inmediata. Por cada solicitud, hay un ahorro de cerca de $8.200 en Bogotá y de $ fuera de Bogotá (desplazamientos, impresiones, envíos) Facilita la apostilla electrónica con Cancillería. Certifica que un producto bajo vigilancia y control del INVIMA se puede comercializar en Colombia. Certifica -al momento de entrada o salida- que alimentos o materias primas para la industria de alimentos que se importan o exportan son idóneas para el consumo humano. Algunos ejemplos

Retos Ampliar la oferta de servicios en línea, con énfasis en el orden territorial

Promover la oferta de servicios en línea por parte de los organismos privados que ejercen funciones públicas Retos

Promover la oferta de servicios en línea por múltiples canales

Retos Continuar con la estrategia de apropiación que facilite el conocimiento, uso y aprovechamiento de los servicios en línea

Retos Impulsar el mejoramiento de la calidad de los servicios, mediante aspectos como:  Enfoque en las necesidades de la ciudadanía  Retroalimentación de los usuarios  Cultura del servicio  Protección de la información  Soluciones fáciles de usar  Integración y la personalización de los servicios  Seguridad en las transacciones  Colaboración entre entidades = CREDIBILIDAD Y CONFIANZA

Acompañamiento para la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial Alcance: Adelantar las acciones definidas en la metodología para abordar las fases de Interacción y Transacción de la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial, así como el modelo de intervención en campo y acompañamiento para la implementación de las fases. RegiónDepartamentos Cantidad de Entidades (alcaldias y gobernaciones) 1 – NorteAtlántico, Bolívar, Cesar, Córdoba, La Guajira, Magdalena, San Andrés y Providencia y Sucre – OccidentalAntioquia, Caldas, Chocó, Quindío y Risaralda213 3 – NororientalArauca, Boyacá, Casanare, Norte de Santander, Santander y Vichada – Centro Oriental Amazonas, Bogotá, Caquetá, Cundinamarca, Guainía, Guaviare, Huila, Meta, Tolima y Vaupés – Sur Occidental Cauca, Nariño, Putumayo y Valle del Cauca165

Acompañamiento para la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial Objetivos estratégicos del proyecto: Dar cumplimiento a las fases de información, interacción y transacción de la Estrategia de Gobierno en línea por parte de las entidades territoriales. Integrar el Gobierno en línea a la política local vinculando a todas las instancias de las gobernaciones y las alcaldías. Fortalecer los componentes institucionales, de marco legal, contenidos y servicios, demanda y tecnología que poseen las entidades territoriales para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. Ampliar la capacidad instalada a nivel local y regional para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. Garantizar la sostenibilidad en lo local para la implementación de todas las fases de la Estrategia de Gobierno en línea.

Acompañamiento para la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial Metas: 1101 municipios y 32 departamentos cumpliendo las fases de información, interacción y transacción de la Estrategia de Gobierno en línea Comités de Gobierno en línea y Anti-trámites conformados y fortalecidos para adelantar la Estrategia de Gobierno en línea. 16 Diagnósticos sectoriales de Gobierno en línea en las áreas metropolitanas. 32 Diagnósticos sectoriales de Gobierno en línea en los departamentos planes de acción de Gobierno en línea ajustados y aprobados por las entidades territoriales. 12 trámites tipo optimizados en las entidades territoriales. 3 trámites y 1 servicio tipo automatizados e implementados en las entidades territoriales de cada región.

Acompañamiento para la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial Productos: Talleres, asesorías y reuniones de sensibilización y capacitación enfocados hacia el cumpliendo de las fases de la Estrategia de Gobierno en línea. Actos administrativos para la conformación, fortalecimiento y reactivación de los Comités de Gobierno en línea y Anti-trámites. Documentos de diagnóstico sectorial de Gobierno en línea en las áreas metropolitanas y departamentos del país. Documentos de plan de acción de Gobierno en línea para las entidades territoriales. Identificación de trámites de alto impacto susceptibles de automatizar. Propuestas de racionalización y simplificación de trámites tipo en las entidades territoriales. Implementación de trámites tipo a través de medios electrónicos.

Acompañamiento para la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial Modelo General Modelo Avanzado Fase de Información Fase de Interacción Fase de Transformación

Acompañamiento para la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial Equipo de trabajo:

Gracias!

Anexos

Fase de Información Publicación de información en línea Fase de Información Publicación de información en línea Tipo de información -Acerca de la entidad -Normatividad -Presupuesto -Políticas, planes, programas y proyectos institucionales -Listado trámites y servicios -Contratación -Control y rendición de cuentas -Servicios de información Estándares de navegación -De presentación -De funcionalidad -Técnicos: Dominio, etiquetado, uso de navegadores, parpadeo Fases

Fase de Interacción Comunicación de dos vías y consulta a bases de datos Fase de Interacción Comunicación de dos vías y consulta a bases de datos / 2009 Mecanismos de Interacción. Buzón de contacto, peticiones, quejas y reclamos, seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas y reclamos, esquema de búsqueda, suscripción a servicios de información al correo electrónico o RSS, encuestas de opinión, información en audio y/o video, servicios de atención en línea, mecanismos de participación, ayudas y avisos de confirmación. Formularios y consultas. Formularios para descarga o diligenciamiento en línea, consulta a bases de datos y certificaciones y constancias en línea. Fases

Fase de Transacción Obtención de productos y servicios en línea Fase de Transacción Obtención de productos y servicios en línea / 2010 Utilidades Web. Acceso vía móvil, cobertura geográfica, otros idiomas, monitoreo del desempeño y uso del sitio web. Sistemas transversales. Contratación en línea, uso de sistemas transversales Trámites y servicios totalmente en línea. (que NO requieren comprobar la existencia de alguna circunstancia con otra entidad), consulta del estado de un trámite, plazos de respuesta, estampado de tiempo, pagos electrónicos, firma electrónica, firma digital, medición de la satisfacción de los usuarios, monitoreo a la gestión de trámites y servicios en línea y política de seguridad. Fases

Fase de Transformación Servicios organizados a partir de las necesidades Fase de Transformación Servicios organizados a partir de las necesidades / 2011 Cadenas de trámite e intercambio de Información. Cadena de trámites optimizada, provisión y/o consumo de servicios de intercambio de información, uso de lenguaje estándar para el intercambio de información, uso de sistema de información internos y/o intranet institucional, RAVEC. Orientación al ciudadano. Implementación de múltiples canales, seguimiento al uso de múltiples canales, ventanillas únicas virtuales, personalización, accesibilidad Web, incentivos y/o estímulos. Generación de capacidades. Formación en Gobierno en línea, formación en temas relacionados con el Gobierno en línea Fases

Fase de Democracia Construcción colectiva de políticas y toma de decisiones Fase de Democracia Construcción colectiva de políticas y toma de decisiones / 2012 Participación electrónica. Temas concernientes a su gestión y de interés para los ciudadanos. Convocatoria, participación en línea, proyectos de normatividad, redes sociales, resultados de la participación, integración del Gobierno en línea a la política sectorial, incentivos para la participación. Democracia Electrónica. Temas estratégicos que impliquen la toma de decisiones. Convocatoria, discusión y consulta en línea, propuestas en línea, seguimiento en línea, resultados de la democracia. Fases