DIRECCION FINANCIERA INSTITUCIONAL PLAN OPERATIVO 2013 DIRECCION FINANCIERA INSTITUCIONAL

CONTENIDO OBJETIVOS MISION Y VISION ASPECTOS NORMATIVOS ESTRUCTURA ORGANIZATIVA CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS CON SU INTERRELACION PRIORIDADES PROYECCIONES DEFINICION DEL PLAN DE ACCION PARA LOS PROXIMOS DOCE MESES ESTRATEGIAS

OBJETIVOS

GENERAL ESPECIFICOS Dirigir, planificar y ejecutar la gestión del proceso administrativo financiero institucional, de manera integrado e interrelacionado, en forma eficiente, oportuna y transparente, velando por el cumplimiento de la ley AFI que conduzca a la transparencia y prioridades en el manejo de los recursos financieros del MINED. Desarrollar acciones y estrategias que permitan una planificación, ejecución y control eficientes del presupuesto Institucional. Gestionar conforme al Calendario de Pagos las transferencias de fondos para efectuar el pago de las obligaciones adquiridas por la institución y administrar los recursos financieros transferidos y además los retenidos en concepto de embargos judiciales actuando como depositario judicial. Poseer una herramienta de gestión y control en el ámbito de las finanzas institucionales a través de la generación de información económica y financiera a nivel institucional en forma oportuna, adecuada y transparente. Administrar los documentos físicos y digitales de las Direcciones de Administración Nacional, Adquisiciones y Contrataciones, Desarrollo Humano y Financiera Institucional del MINED.

MISION Y VISION

MISION VISION Administrar los recursos financieros del MINED con transparencia, honestidad, equidad y responsabilidad para contribuir al cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos Institucionales, encaminados al desarrollo del nivel educativo integral de las salvadoreñas y salvadoreños, mediante una gestión eficiente de los recursos, en atención a las prioridades educativas y a la transparencia del manejo de los fondos públicos. Ser modelo en la administración de las finanzas públicas y el cumplimiento de las normativas que garanticen la transparencia y eficiencia en la optimización de los recursos humanos, materiales, técnicos y especialmente financieros que requiere el MINED, para la ejecución de sus estrategias en aras de proveer a la población salvadoreña mayor cobertura, calidad e inclusión en la educación.

ASPECTOS NORMATIVOS

LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO.( LEY AFI) REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO. MANUAL DE PROCESOS PARA LA EJECUCION PRESUPUESTARIA MANUAL TECNICO DEL SAFI. LEY DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA.(LACAP) REGLAMENTO DE LEY DE ADQUISICIONES Y CONTRACIONES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA. LEY DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA MANUAL DE CLASIFICACION PARA LAS TRANSACCIONES FINANCIERAS DEL SECTOR PUBLICO. DISPOSICIONES GENERALES DEL PRESUPUESTO. NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA POLITICAS PRESUPUESTARIAS LINEAMIENTOS, NORMATIVA DE FORMULACION Y EJECUCION PRESUPUESTARIA. NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECÍFICAS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CONCULTURA LEY DEL IVA Y SU REGLAMENTO CODIGO TRIBUTARIO Y REGLAMENTO LEY DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA POLITICA NACIONAL DE LA MUJER

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS CON SU INTERRELACION

INTERNOS EXTERNOS DESPACHO MINISTERIAL VICE DESPACHOS DIRECCIONES NACIONALES DIRECCIONES DEPARTAMENTALES DIRECCIONES STAFF INSTITUCIONES SUBVENCIONADAS UNIDADES EJECUTORAS EN GENERAL AUDITORIA EXTERNA DELEGACION DE LA CORTE DE CUENTAS MINISTERIO DE HACIENDA FISCALIA GENERAL DE LA REPUBLICA ASAMBLEA LEGISLATIVA ORGANISMOS INTERNACIONALES FINANCIADORES SISTEMA FINANCIERO (BANCOS)

RELACIONES UNIDADES INTERNAS Direcciones Nacionales Direcciones Departamentales Techos Presupuestarios Realiza Pagos / Transferencias Verificación Presupuestaria Dirección Financiera Institucional Despacho Direcciones de Staff Presupuestos POA aprobado Verificación de Disponibilidad Presupuestaria Solicitudes de asignaciones Convocatoria a reuniones Da respuesta sobre disponibilidades

RELACIONES UNIDADES EXTERNAS

PRIORIDADES

PLANIFICAR ACTIVIDADES Y COORDINAR CON LAS DISTINTAS DIRECCIONES DEL MINED, LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO PRELIMINAR, EL PLAN ANUAL DE TRABAJO CON BASE A LOS TECHOS PRESUPUESTARIOS APROBADOS POR EL MINISTERIO DE HACIENDA, ASÍ COMO TAMBIÉN PROVEER EL INSUMO PARA QUE SE ELABORE EL PAC. COADYUVAR A QUE LOS RECURSOS PROGRAMADOS EN LA PEP, SEAN EJECUTADOS OPORTUNAMENTE PARA EVITAR EL CONGELAMIENTO DE FONDOS POR PARTE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO. GESTIONAR TRANSFERENCIAS DE FONDOS PARA REALIZAR LOS PAGOS DE SALARIOS, COMPROMISOS CON PROVEEDORES Y DEMÁS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS POR LEY. REALIZAR LOS REGISTROS CONTABLES DE LOS FONDOS PROVENIENTES DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL (GOES) Y OTRAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO. IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE VIRTUALIZACIÓN QUE PERMITIRÁ EFICIENTIZAR LA OPERATIVIDAD DE LA GESTIÓN FINANCIERA CENTRAL Y LAS TRANSFERENCIAS DE PRESUPUESTO ESCOLAR, CON EL OBJETO DE QUE LOS CENTROS ESCOLARES CUENTEN DE MANERA OPORTUNA CON LOS FONDOS. COLABORAR EN COORDINACIÓN CON LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN EL REGISTRO CONTABLE DE LOS ACTIVOS FIJO DE LOS CENTROS ESCOLARES MAYORES DE $600. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS, NORMAS Y POLÍTICAS CONTABLES.

PROYECCIONES

POA 2013

DISTRIBUCION DEL POA POR AREAS

DEFINICION DEL PLAN DE ACCION PARA LOS PROXIMOS DOCE MESES

GERENCIA DE PRESUPUESTO

PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA ¿QUE HACEMOS? ACTIVIDADES FONDO GENERAL PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA *Elaborar y proponer a los titulares de la institución la Normativa de Programación Presupuestaria para cada Ejercicio presupuestario. X *Formulación presupuestaria anual *Programación de Ejecución Presupuestaria *Modificaciones presupuestarias (Reprogramaciones, ajustes, transferencias ejecutivas, transferencias legislativas, aumentos de capital) *Recepción, revisión y autorización de Certificaciones Presupuestarias. *Recepción, revisión y autorización de solicitud de precargas, (Sistema Smael) *Recepción, revisión y aprobación del Plan Operativo Anual (POA), de conformidad a normativa vigente. *Recepción, revisión y tramite de recibos de Servicios básicos (Energía Eléctrica, Agua, Telefonía, Arrendamientos, viáticos, pasajes al interior, refrendas de vehículos, pago de tasas Municipales de Centros Educativos) *Recepción, revisión y tramite de Procesos UACI *Recepción, revisión de convenios, para tramite de compromisos presupuestarios para transferencia de fondos a Implementadoras de programas Educativos. *Recepción, revisión de requerimientos, para tramite de compromisos presupuestarios para transferencia de fondos a Instituciones Subvencionadas (UES, ISNA, CAJA MUTUAL, CONNA)

PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA ¿QUE HACEMOS? ACTIVIDADES FONDO GENERAL PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA **Recepción, revisión de requerimientos, para tramite de compromisos presupuestarios para el pago de salarios al Personal docente y administrativo a nivel nacional. X *Recepción, revisión de requerimientos, para tramite de compromisos presupuestarios para transferir recursos a centros escolares en concepto de Paquete Escolar. *Recepción, revisión de requerimientos, para tramite de compromisos presupuestarios para transferir recursos a Centros Escolares en concepto de Presupuesto Escolar y Gratuidad de la Educación Media. *Recepción, revisión de requerimientos, para tramite de compromisos presupuestarios para transferir recursos al Programa de Alimentación y Salud Escolar. *Recepción, revisión de requerimientos, para tramite de compromisos presupuestarios para transferir recursos en concepto de Becas de Fomilenio. *Presentación de Informes de Ejecución Presupuestaria Mensuales, al Despacho, y a los diferentes usuarios internos y externos que requieran la información. *Cumplir y hacer cumplir con la normativa legal existente, en particular con las normativas, políticas y lineamiento que emite el Ministerio de Hacienda y la Asamblea Legislativa. *Elaboración de Conciliaciones Bancarias de Oficinas Centrales (141 conciliaciones mensuales) * Proporcionar asesoría Presupuestaria oportuna a la Dirección Financiera, Despacho, vice despachos, Direcciones Nacionales, Departamentales, y Unidades Ejecutoras en General.

PRODUCTOS PROPORCIONADOS ACTIVIDADES FONDO GENERAL PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA *Presupuestos Aprobados X *Programación de Ejecución Presupuestaria Aprobada *Informes de Ejecución Presupuestaria al Despacho *Certificaciones de Asignación Presupuestarias autorizadas *Compromisos Presupuestarios Aprobados (Salarios, Bienes y Servicios, Presupuesto Escolar, Gratuidad, Reparaciones Menores, Pase, Vaso de leche, Paquete Escolar, *Modificaciones Presupuestarias Autorizadas, (Reprogramaciones, ajustes, transferencias ejecutivas, transferencias legislativas, aumentos de capital) *Acuerdos Ejecutivos y Legislativos *Informes y notas varias solicitados por la Dirección Financiera / Titulares *Asistencia técnica a las diferentes Unidades Ejecutoras

¿Obstáculos en la Ejecución? INTERNOS EXTERNOS Retrasos en la presentación de documentación para trámite Desconocimiento de Normativas y Leyes aplicables a la función Pública. Exceso de Reprogramaciones Documentación presentada con inconsistencias Falta de personal de apoyo No se cuenta con un sistema integrado para la ejecución presupuestaria Aprobación tardía de gestiones en el Ministerio de Hacienda Plazos de vencimiento de facturas de Servicios Básicos

Posibles Soluciones INTERNAS EXTERNAS Presentación oportuna de documentos para su trámite Realizar una jornada de divulgación de Normativas y Leyes aplicables a la función Pública. Objetividad en la elaboración de los Presupuestos de cada Unidad Ejecutora Autorización para la creación de plaza de Secretaria (sacrificando recursos de Bienes y Servicios) Diseñar reportes de ejecución presupuestaria manualmente Realizar gestiones con el Ministerio de Hacienda para que las modificaciones solicitadas sean atendidas oportunamente. Coordinar con las distribuidoras de Energía

GERENCIA DE TESORERIA

PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA ¿QUE HACEMOS? ACTIVIDADES FONDO GENERAL PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA PAGO DE REMUNERACIONES FONDOGENERAL X CONSOLIDACION DE REQUERIMIENTOS DE FONDOS BIENES Y SERVICIOS BIENES Y SERVICIOS – PROCESOS UACI Y NO UACI Y DEPARTAMENTALES. FONDO GENERAL, DEVENGADO Y PERCIBIDO DE INGRESOS. ANTICIPOS A CONTRATISTAS Y LIQUIDACION PAGO DE SUBSIDIOS MINED TRANSFERENCIAS A PAGADURAS AUXILIARES(SALARIOS EDUCO, PRESUPUESTO ESCOALR, GRATUIDAD) DONACIONES ESPECIALES Y EFECTIVO. AJUSTE Y CORRECCIONES(POR DIGITACION Y REINTEGRO)  REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DE EMBARGOS REGISTRO DE LAS TRANSFERENCIAS QUE SE RECIBEN DEL MINISTERIO DE HACIENDA PARA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO REGISTRO Y PAGO DE LAS TRANSFERENCIAS PARA LOS CENTROS EDUCATIVOS ( Presupuesto escolar, gratuidad de media, otros)

ACTIVIDADES AREA DE LIQUIDACIONES PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA ¿QUE HACEMOS? ACTIVIDADES AREA DE LIQUIDACIONES FONDO GENERAL PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA RECEPCION DE CONCILIACIONES BANCARIAS Y REMISION AL MINISTERIO DE HACIENDA X PROGRAMACION DE REVISION DE INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS EN PAGADURIAS AUXILIARES DEPARTAMENTALES DE EDUACION VERIFICACION Y REVISION DE INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS EN LA UNIDAD DE LIQUIDACIONES REVISION DE INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS EN PAGADURIA AUXILIAR DEPARTAMENTAL SEGUIMIENTO DE INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS DE PAGADURIAS AUXILIARES DEPARTAMENTALES Y OFICINA CENTRAL. SEGUIMIENTO DE REINTEGROS EFECTUADOS A LA D.G.T. POR PARTE DE LAS PAGADURIAS AUXILIARES CONTROL DE SALDOS BANCARIOS DEPARTAMENTALES Y OFICINA CENTRAL

ACTIVIDADES AREA DE EMBARGOS ¿QUE HACEMOS? ACTIVIDADES AREA DE EMBARGOS TRABO DE EMBARGO POR MEDIO DE OFICIO TRABO DE EMBARGO POR MEDIO DE MANDAMIENTO DE EMBARGO INFORMES DE SALDO CONSTANCIAS AL DEMANDADO (extrajudicialmente) PAGOS DE EMBARGOS A DEMANDANTES DEVOLUCIÓN DE REMANENTES A DEMANDADOS DE PAGOS A LA PROCURADURIA EMBARGOS POR CUOTAS DE ALIMENTO NO PAGADAS LEVANTAMIENTO DE EMBARGOS RECEPCION DE CUOTAS MENSUALES REINTEGROS AL PAGADOR ELABORACION DE INFORME DE RENDICION DE CUENTAS

¿Obstáculos en la Ejecución? Falta de atención por parte Unidades Técnicas y/o Administradores de Contratos. Atraso en la presentación de documentos para tramite de pago del Presupuesto Escolar por la demora por parte de los Centros Escolares por la legalización de los miembros del Consejo Directivo de los Centros Escolares. Desfase en la remisión de los Oficios recibidos para el tramite de pago de embargos de las Pagadurías Auxiliares Departamentales . Deficiencia de la transferencia de fondos por parte del Ministerio de Hacienda en todas las fuentes de financiamiento. Sistema de Liquidación de Gastos inconcluso para interactuar con el SIRHI v3 Modificación pendiente del sistema SMAEL para incorporar transferencias parciales Dificultad para actualizar datos de la base central hacia las bases departamentales debido a problemas de comunicación y/o con los servidores departamentales o falta de copias de respaldo de las bases departamentales actualizadas, impidiendo obtener oportunamente la información y atrasos en los procesos de transferencias del Presupuesto Escolar.

Posibles Soluciones Gestionar Capacitación con los entes normativos para los administradores de contratos. Recomendar a la agilización de la legalización de los miembros de los Organismos de Administración Escolar Indicaciones a las Pagadurías Auxiliares Departamentales, en la importancia de envío oportuno. Mantener informado al Ministerio de Hacienda de los requerimientos de fondos que cumplan con 60 días de espera e insumos críticos. Impulsar las acciones que permitan efectuar las pruebas en las unidades piloto durante el presente mes de enero 2013. Adecuación del Sistema SMAEL, para el registro de las transferencias parciales Centralizar las Bases de Datos Departamentales correspondientes a las aplicaciones SMAEL y LIQUIDACION del Presupuesto Escolar.

GERENCIA DE CONTABILIDAD

PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA ¿QUE HACEMOS? ACTIVIDADES FONDO GENERAL PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA REGISTRO DEVENGADO Y PAGO DE REMUNERACIONES X REGISTRO CONTABLE DE OTORGAMIENTO Y AMORTIZACION DE ANTICIPOS REGISTRO DE DEVENGADO Y PAGO DE TRANSFERENCIAS DE INSTITUCIONES ADSCRITAS, SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS A DEPARTAMENTALES DE EDUCACION REGISTRO DE DEVENGADO Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS – PROCESOS UACI Y NO UACI. FONDO REGISTRO DEL DEVENGADO Y PERCIBIDO DE LOS INGRESOS. REGISTRO CONTABLE DE LAS DONACIONES. REGISTRO CONTABLE DE LOS REINTEGROS REALIZADOS POR LAS IMPLEMENTADORAS Y DIRECCIONES DEPARTAMENTALES ANALISIS DE LAS CIFRAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUALES PREVIO AL CIERRE CIERRES CONTABLES MENSUALES Y APERTURA DEL EJERCICIO GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DEL AREA FINANCIERA Y OTRAS UNIDADES. ATENCION DE REQUERIMIENTOS DE AUDITORIAS INTERNAS, EXTERNAS Y CORTE DE CUENTAS

¿Obstáculos en la Ejecución? Inconsistencia en la documentación que presentan para el devengamiento de las obligaciones. No se cuenta con un sistema integrado que permita generar informes financieros de acuerdo a los requerimientos de los organismos prestatarios o donantes.

Posibles Soluciones Remitir a las Direcciones de las diferentes unidades técnicas los lineamientos básicos para la presentación de documentación para el trámite de pago y devengamiento de la obligación. Implementación de controles extracontables de forma manual.

ESTRATEGIAS

CAPACITACIÓN CONTINUA SOBRE NUEVAS HERRAMIENTAS NORMATIVAS Y DE CONTROL QUE PERMITA EL AUMENTO DE CONOCIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. IDENTIFICACIÓN OPORTUNA DE DEBILIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS EN EL DESARROLLO DE LAS OPERACIONES. GESTIÓN ANTE EL MISTERIO DE HACIENDA DE MEJORAR EL SISTEMA SAFI, PARA UN MEJOR PROVECHO DE LA INFORMACIÓN. GESTIÓN DE COOPERACIÓN PARA EQUIPO INFORMÁTICO ACTUALIZADO, QUE PERMITA INFORMACIÓN EFICIENTE Y OPORTUNA, DISMINUYENDO LAS ÁREAS CRÍTICAS. GESTIÓN DE CAPACITACIÓN Y APROVECHAMIENTO DEL CONOCIMIENTO DEL PERSONAL PARA PREPARAR PLANES DE CONTINGENCIA EN DESASTRES Y DAÑOS INFORMÁTICOS. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA SALVAGUARDAR LA INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS