Plan de Sistemas de Información (PSI)

Plan de Sistemas de Información (PSI) Descripción y Objetivos Tiene como objetivo la obtención de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que responda a los objetivos estratégicos de la organización, que consta de Descripción de la situación actual Modelo de la arquitectura de la información Propuesta de proyectos a desarrollar en los próximos años Evaluación de costes y planificación de estos proyectos Plan de seguimiento Es fundamental la implicación de la alta dirección de la organización

Plan de Sistemas de Información Estructura Actividad PSI 1 Inicio del Plan del Sistema de Información Actividad PSI 2 Definición y organización del PSI Actividad PSI 3 Estudio de información relevante Actividad PSI 4 Identificación de requisitos Actividad PSI 5 Estudio de los sistema de información actuales Actividad PSI 6 Diseño del modelo de sistema de información Actividad PSI 7 Definición de la arquitectura tecnológica Actividad PSI 8 Definición del plan de acción Actividad PSI 9 Revisión y aprobación PSI 1 PSI 2 PSI 3 PSI 6 PSI 7 PSI 8 PSI 9 PSI 4 PSI 5

Actividad PSI 1: Inicio del plan de sistemas de información Determinar la necesidad del PSI, una descripción general, los objetivos estratégicos y el ámbito del mismo Tarea 1.1 Análisis de la necesidad del PSI Tarea 1.2 Identificación del alcance del PSI Tarea 1.3 Determinación de responsables

Tarea PSI 1.1: Análisis de la necesidad del PSI Analizar las expectativas de las áreas afectadas Verificar que las necesidades planteadas se resuelven con un Plan de Sistemas de Información Productos de entrada Solicitud formal de PSI (externo) Productos de salida Descripción general del PSI Aprobación de inicio del PSI Prácticas Sesiones de trabajo Participantes Comité de dirección

Tarea PSI 1.2: Identificación del alcance del PSI Definir el ámbito del PSI en termino de los procesos y de las áreas afectados Identificar los objetivos estratégicos de la organización Identificar los factores críticos de éxito Productos de entrada Descripción general del PSI (PSI 1.1) Productos de salida Descripción general del PSI Ámbito y objetivos del PSI Objetivos estratégicos relacionados con el PSI Factores críticos de éxito Prácticas Sesiones de trabajo Factores crítico de éxito Participantes Comité de dirección

Tarea PSI 1.3: Determinación de responsables Definición de los responsables de las unidades organizativas afectadas. Definir las necesidades de apoyo en la función de seguimiento que se determine Productos de entrada Descripción general del PSI (PSI 1.2) Productos de salida Descripción general del PSI Responsables del PSI Prácticas Sesiones de trabajo Participantes Comité de dirección

Actividad PSI 2: Definición y organización del PSI Se detalla el alcance del plan Se organiza el equipo de personas que lo van a llevar a cabo Se elabora el calendario Tarea PSI 2.1 Especificación del ámbito y alcance Tarea PSI 2.2 Organización del PSI Tarea PSI 2.3 Definición del plan de trabajo Tarea PSI 2.4 Comunicación del plan de trabajo

Tarea PSI 2.1: Especificación del ámbito y alcance Concretar el ámbito del PSI Definir los objetivos específicos del PSI Productos de entrada Descripción general del PSI (PSI 1.3) Productos de salida Descripción general de procesos de la organización afectados Catálogo de objetivos del PSI Objetivos generales Objetivos específicos de cada proceso (si los hubiera) Prácticas Catalogación Participantes Comité de dirección Directores de usuarios Jefe de proyecto del PSI

Tarea PSI 2.2: Organización del PSI Definir el número y perfil de cada uno de los participantes Definir la participación del consultores Concretar procedimiento de logística Productos de entrada Estructura organizativa (externo) Descripción general del PSI (PSI 1.3) Descripción general de procesos de la organización afectada (PSI 2.1) Catálogo de objetivos del PSI (PSI 2.1) Productos de salida Catálogo de usuarios Equipos de trabajo Prácticas Catalogación Sesiones de trabajo Participantes Directores de usuarios Jefe de proyectos del PSI

Tarea PSI 2.3: Definición del plan de trabajo Planificación temporal de la realización del PSI Productos de entrada Equipos de trabajo (PSI 2.2) Descripción general del PSI (PSI 1.3) Catálogo de objetivos del PSI (PSI 2.1) Descripción general de procesos de la organización afectada (PSI 2.1) Catálogo de usuarios (PSI 2.2) Productos de salida Plan de trabajo Técnicas Planificación Estimación Participantes Directores de usuarios Jefe de proyecto del PSI

Tarea PSI 2.4: Comunicación del plan de trabajo Comunicar a todos los participantes el plan de trabajo Esperar su aceptación Productos de entrada Plan de trabajo (PSI 2.3) Catálogo de usuarios (PSI 2.2) Productos de salida Plan de trabajo Aceptación del plan de trabajo Participantes Comité de dirección Directores de usuarios Jefe de proyecto del PSI

Actividad PSI 3: Estudio de la información relevante Analizar la información disponible en la actualidad sobre procesos, organización y tecnología Tarea PSI 3.1 Selección y análisis de antecedentes Tarea PSI 3.2 Valoración de antecedentes

Tarea PSI 3.1: Selección y análisis de antecedentes Seleccionar la información existente a valorar: PSI anterior, estudios previos, planes de sistemas parciales, etc. Entrevistar a las personas que puedan aportar información sobre los antecedentes Productos de entrada Información relevante (externo) Descripción general de procesos de la organización afectados (PI 2.1) Catálogo de objetivos del PSI (PSI 2.1) Catálogo de usuarios (PSI 2.2) Productos de salida Análisis de antecedentes Prácticas Sesiones de trabajo Participantes Consultores Consultores informáticos Usuarios expertos

Tarea PSI 3.2: Valoración de antecedentes Valorar los antecedentes Recoger la conclusiones en el catálogo de requisitos Productos de entrada Información relevante (externo) Análisis de antecedentes (PSI 3.1) Productos de salida Catálogo de requisitos Requisitos generales Catálogo de normas del PSI Practicas Catalogación Participantes Consultores Consultores informáticos La información obtenida es fundamentalmente estándares, procedimientos, normativa, etc.

Actividad PSI 4: Identificación de requisitos El objetivo final es obtener la especificación de los requisitos de información de la organización y un modelo de información Ordenar según prioridad cada uno de los requisitos Tarea 4.1 Estudio de los procesos PSI Tarea 4.2 Análisis de las necesidades de la información Tarea 4.3 Catalogación de requisitos

Tarea PSI 4.1: Estudio de los procesos del PSI Estudiar los procesos afectados por el PSI Describir los procesos mediante un modelo de procesos de la organización Productos de entrada Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1) Catálogo de objetivos de PSI (PSI 2.1) Catálogo de usuarios (PSI 2.2) Equipos de trabajo (PSI 2.2) Productos de salida Modelo de procesos de la organización Técnicas Modelado de procesos de la organización Prácticas Sesiones de trabajo Participantes Consultores Usuarios expertos

Tarea PSI 4.2: Análisis de las necesidades de información Identificar las necesidades de información de cada uno de los procesos Elaborar un modelo de información Productos de entrada Modelo de procesos de la organización (PSI 4.1) Productos de salida Necesidades de información Modelo de información Técnicas Modelo entidad/relación extendido Diagramas de clases Prácticas Sesiones de trabajo Participantes Consultores Usuarios expertos

Tarea PSI 4.3: Catalogación de requisitos Completar el catálogo de requisitos del PSI Asignar prioridades a cada uno de ellos Productos de entrada Catálogo de objetivos de PSI (PSI 2.1) Catálogo de requisitos (PSI 3.2) Modelo de procesos de la organización (PSI 4.1) Modelo de información (PSI 4.2) Necesidades de información (PSI 4.2) Productos de salida Catálogo de requisitos Requisitos de los procesos afectados por el PSI Prácticas Catalogación Participantes Consultores Usuarios expertos

Actividad PSI 5: Estudio de los sistemas de información actuales El objetivo es obtener una valoración de la situación actual Esta valoración no está relacionada con el catálogo de requisitos y si con criterios intrínsecos a los sistemas de información Se seleccionan los sistemas de información actuales que son objeto del análisis Tarea PSI 5.1 Alcance y objetivos del estudio de los sistemas de información actuales Tarea PSI 5.2 Análisis de los sistemas de información actuales Tarea PSI 5.3 Valoración de los sistemas de información actuales

Tarea PSI 5.1: Alcance y objetivos del estudio de los sistemas de información actuales Determinar que sistemas actuales se encuentra dentro del ámbito del PSI Definir los objetivos del estudio de la situación actual para cada sistema Productos de entrada Catálogo de objetivos del PSI (PSI 2.1) Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1) Catálogo de usuarios (PSI 2.2) Equipos de trabajo (PSI 2.2) Productos de salida Catálogo de objetivos de PSI Objetivos del estudio de los sistemas de información actuales Identificación de sistemas de información actuales afectados por el PSI Prácticas Catalogación Sesiones de trabajo Participantes Consultores Consultores informáticos Usuarios expertos En primer lugar se deben relacionar los sistemas actuales disponibles en la organización. De la lista anterior es necesario seleccionar los afectados por el PSI. En un PSI que cubra toda la organización lo normal es que todos los sistemas actuales estén afectados. Sin embargo, en PSI parciales algunos de los sistemas pueden quedar fuera. Por otro lado, es importante tener en cuenta que aunque los procesos de la organización que cubre un SI no estén afectados por el PSI si lo puede estar este último debido a la forma de relacionarse con otros SI si afectados. Una vez dispongamos de los SI afectados, es necesario definir para cada SI actual los objetivos de su estudio.

Tarea PSI 5.2: Análisis de los sistemas de información actuales Estudio de los sistemas actuales afectados por el PSI Recoger las siguientes características básicas Datos Software de aplicación Procesos de la organización a los que da soporte y de que forma lo hace: flexibilidad, carencias, riesgos y amenazas Información desde varios puntos de vista Usuarios del sistema de información Analistas de desarrollo Personal de operación Productos de entrada Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1) Catálogo de objetivos de PSI (PSI 5.1) Identificación de sistemas de información actuales afectados por el PSI (PSI 5.1) Productos de salida Descripción general de sistemas de información actuales Prácticas Sesiones de trabajo Diagrama de representación Participantes Consultores Consultores informáticos Usuarios expertos Equipo del proyecto Equipo de soporte técnico Responsable de mantenimiento Estudiar los SI actuales en función de los objetivos establecidos para su estudio. Este estudio no está enfocado desde el punto de vista de los requisitos, si no más bien desde el punto de vista del SI en sí mismo. Se trata de evaluar el comportamiento del SI: flexibilidad, interoperatividad, carencias, riesgos, etc.

Tarea PSI 5.3: Valoración de los sistemas de información actuales Analizar los problemas reales y potenciales Obtener unas conclusiones y una valoración Esta valoración está relacionada con los aspectos intrínsecos: eficiencia, facilidad de mantenimiento, operatividad, nivel de servicio, costes, integración, etc. Productos de entrada Catálogo de objetivos de PSI (PSI 5.1) Descripción general de sistemas de información actuales (PSI 5.2) Productos de salida Valoración de la situación actual Prácticas Sesiones de trabajo Impacto en la organización Participantes Consultores Consultores informáticos A partir de la información obtenida en la tarea anterior y teniendo en cuenta los objetivos del estudio del SI actual realizar una valoración lo más objetiva posible.

Actividad PSI 6: Diseño del modelo de sistemas de información Identificar y definir los sistemas de información que van a dar soporte a los procesos de la organización afectados por el PSI Analizar la cobertura que los sistemas de información actuales dan a los requisitos Seleccionar los sistemas de información actuales válidos y sus mejoras Definir los nuevos sistemas de información Elaborar el modelo de sistemas de información Tarea PSI 6.1 Diagnóstico de la situación actual Tarea PSI 6.2 Definición del modelo de sistemas de información

Tarea PSI 6.1: Diagnóstico de la situación actual Representar la cobertura de requisitos por parte de los sistemas actuales Obtener la relación de requisitos no cubiertos por los sistemas de información actuales Seleccionar los sistemas de información a conservar y elaborar la relación de mejoras Productos de entrada Modelo de información (PSI 4.2) Catálogo de requisitos (PSI 4.3) Valoración de la situación actual (PSI 5.3) Productos de salida Diagnóstico de la situación actual Relación de sistemas de información que se conservan y mejoras necesarias Técnicas Matricial Participantes Consultores Mediante un técnica matricial representar la cobertura de los requisitos por parte de los sistemas actuales. Representar los requisitos en las filas y los SI actuales en las columnas y marcar en cada casilla la cobertura de un determinado requisito por un determinado SI. Se puede optar por marcar Si/No o mediante un porcentaje de cobertura. Los requisitos no cubiertos se pueden extraer fácilmente examinando las filas. A partir de esta información y del estudio de los sistemas actuales (PSI 5) se propone la lista de SI actuales a mantener, a adaptar, a migrar y a eliminar.

Tarea PSI 6.2: Definición del modelo de sistemas de información Definir los nuevos SI y los requisitos a cubrir por parte de cada uno Representar el conjunto de sistemas de información que da soporte a los proceso de la organización afectados Para cada sistema de información nuevo se analiza Los sistema de información actuales que se conservan Los requisitos no cubiertos por los sistemas actuales Diferentes tipo de sistema de información: gestión, toma de decisiones, control, etc. Interfases entre sistemas de información Tecnologías especiales Obtener el modelo de sistemas de información mediante un diagrama de representación que relacione todos los sistema de información Productos de entrada Diagnóstico situación actual (PSI 6.1) Modelo de procesos de la organización (PSI 4.1) Modelo de información (PSI 4.2) Catálogo de requisitos (PSI 4.3) Productos de salida Modelo de sistemas de información Técnicas Matricial Prácticas Diagrama de representación Sesiones de trabajo Participantes Consultores Consultores informáticos Usuarios expertos Mediante una técnica matricial mostrar los requisitos no cubiertos por los SI actuales y proponer nuevos SI. Representar los requisitos que cubrirá cada uno de estos nuevos SI. Mostrar mediante un diagrama de representación el Modelo de Sistemas de Información. Es un diagrama de representación donde se muestran cada uno de los SI, tanto nuevos como antiguos y la relación entre cada uno de ellos.

Actividad PSI 7: Definición de la arquitectura tecnológica Proponer una arquitectura tecnológica teniendo en cuenta especialmente los requisitos de carácter tecnológico Tarea 7.1 Identificación de las necesidades de infraestructura tecnológica Tarea 7.2 Selección de la arquitectura tecnológica

Tarea PSI 7.1: Identificación de las necesidades de infraestructura tecnológica Se debe tener una visión de futuro, considerando la posible evolución de las distintas tecnologías candidatas Tener en cuenta las tecnologías actualmente incorporadas en la organización E necesario disponer de información de los entornos tecnológicos actuales y de los estándares existentes Productos de entrada Entorno tecnológico actual y estándares (externo) Modelo de sistemas de información (PSI 6.2) Modelo de información (PSI 4.2) Catálogo de requisitos (PSI 4.3) Descripción general de sistemas de información actuales (PSI 5.2) Valoración de la situación actual (PSI 5.3) Productos de salida Alternativas de arquitectura tecnológica Prácticas Diagrama de representación Sesiones de trabajo Participantes Consultores informáticos Equipo de soporte técnico

Tarea PSI 7.2: Selección de la arquitectura tecnológica Seleccionar una alternativa de plataforma tecnológica Para cada alternativa estudiar el impacto en la organización y los medios y tiempos necesarios para la implantación Indicar ventajas e inconvenientes Estimación económica global Productos de entrada Entorno tecnológico actual y estándares (externo) Alternativas de arquitectura tecnológica (PSI 7.1) Productos de salida Arquitectura tecnológica Técnicas Análisis coste/beneficio Prácticas Diagrama de representación Impacto en la organización Participantes Consultores Consultores informáticos Usuarios expertos Equipo de soporte técnico

Actividad 8: Definición del plan de acción Definición de los proyectos y acciones a llevar a cabo Plan de acción consiste en un calendario de proyectos con una estimación de recursos Redacción de un plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la ejecución de los proyectos Tarea PSI 8.1 Definición de proyectos a realizar Tarea PSI 8.2 Elaboración del plan de mantenimiento del PSI

Tarea PSI 8.1: Definición de proyectos a realizar Definición de cada uno de los proyectos a realizar y de los objetivos que persigue Asignación de prioridades a los proyectos en base a Relación con los objetivos del PSI Condicionantes técnicos relacionados con la dependencias entre proyectos Tiempo de implantación Beneficios para la organización Limitaciones y consideraciones relativas a la organización Recursos disponibles a corto y medio plazo Situación de riesgo de algunos de los sistemas actuales Productos de entrada Descripción general del PSI (PSI 1.2) Catálogo de objetivos del PSI (PSI 5.1) Arquitectura de información: Modelo de información (PSI 4.2) Modelo de sistemas de información (PSI 6.2) Arquitectura tecnológica (PSI 7.2) Productos de salida Plan de proyectos Definición y prioridad de proyectos Calendario de proyectos y acciones Técnicas Análisis coste/beneficio Prácticas Impacto en la organización Sesiones de trabajo Participantes Consultores Consultores informáticos Usuarios expertos

Tarea PSI 8.2: Elaboración del plan de mantenimiento del PSI Definir la acciones de permitan mantener actualizado el PSI Determinar a quien se informará, y con que periodicidad, del grado de avance del PSI Productos de entrada Plan de proyectos (PSI 8.1) Productos de salida Plan de mantenimiento del PSI Participantes Consultores Consultores informáticos

Actividad PSI 9: Revisión y aprobación del PSI Contrastar con los responsables de la dirección del PSI la arquitectura de la información y el plan de acción Tarea 9.1 Convocatoria de la presentación Tarea 9.2 Evaluación y mejora de la propuesta Tarea 9.3 Aprobación del PSI

Tarea PSI 9.1: Convocatoria de la presentación Preparar un resumen que recoja los resultados de: Identificación de requisitos (PSI 4) Diseño del modelo de sistemas de información (PSI 6) Definición de la arquitectura tecnológica (PSI 7) Definición del plan de acción (PSI 8) Productos de entrada Catálogo de requisitos (PSI 4.3) Catálogo de objetivos (PSI 5.1) Arquitectura de información: Modelo de información (PSI 4.2) Modelo de sistemas de información (PSI 6.2) Arquitectura tecnológica (PSI 7.2) Plan de acción: Plan de proyectos (PSI 8.1) Plan de mantenimiento del PSI (PSI 8.2) Productos de salida Plan de presentación Prácticas Presentación Participantes Jefe de proyecto del PSI Consultores Consultores informáticos

Tarea PSI 9.2: Evaluación y mejora de la propuesta Presentación del PSI Recoger las posibles mejoras y analizar la incorporación a la propuesta de PSI Productos de entrada Plan de presentación (PSI 9.1) Catálogo de requisitos (PSI 4.3) Catálogo de objetivos (PSI 5.1) Arquitectura de la información: Modelo de información (PSI 4.2) Modelo de sistemas de información (PSI 6.2) Arquitectura tecnológica (PSI 7.2) Plan de acción Plan de proyectos (PSI 8.1) Plan de mantenimiento del PSI (PSI 8.2) Productos de salida Presentación Catálogo de requisitos del PSI Resultado de las sesiones de trabajo Arquitectura de la información Prácticas Sesiones de trabajo Participantes Comité de Dirección Jefe de proyecto del PSI Consultores Consultores informáticos Usuarios expertos

Tarea PSI 9.3: Aprobación del PSI Entrega del documento final y aprobación por el Comité de Dirección Informar a las unidades afectadas y a las participantes Productos de entrada Resultado de las sesiones de trabajo (PSI 9.2) Catálogo de requisitos del PSI (PSI 9.2) Arquitectura de la información Modelo de información Modelo de sistemas de información Arquitectura tecnológica Plan de acción Plan de proyectos (PSI 9.2) Plan de mantenimiento del PSI (PSI 9.2) Productos de salida Aprobación formal del PSI Plan de comunicación del PSI Prácticas Sesiones de trabajo Participantes Comité de dirección Jefe de proyecto PSI