Gestión de Documentación y Conocimiento Abril, 2008 Escritorio digital. Repositorio de Información y Conocimiento de CANTV

Pág. 2 Agenda Objetivos ( general y específicos ) Antecedentes Beneficios Integración de la Corporación Organización (carpetas) Impactos Infraestructura Tecnológica Funcionalidades estándar Funcionalidades nuevas de Escritorio digital Simulaciones Hacia donde vamos

Pág. 3 Escritorio Digital de CANTV Objetivo general: Repositorio de información y conocimiento, que se presenta como herramienta de gestión del conocimiento, con la documentación y procesos generados por el capital intelectual de CANTV, con la finalidad de añadir valor a los productos y servicios que ofrece la organización en el mercado

Pág. 4 Objetivos Específicos 1.Formalizar el uso de un único repositorio para: (normas y procedimientos, Formatos, Manuales, Documentación de aplicaciones, Inventario de aplicaciones, Documentación sobre plataformas, Procedimientos operativos de rutina) 2.Divulgación y puesta en marcha de las mejores prácticas aplicables en el ciclo de vida del software 3.Fortalecer a nuestro equipo mediante el trabajo cooperativo en un mismo espacio virtual 4.Trasladar la información de negocios a un ambiente centralizado y abierto. (paso preliminar muy importante hacia el proceso de Gerencia del Conocimiento) 5.Difusión de experiencias y nuevas tendencias en el área de conocimientos tecnológicos e integrales

Pág. 5 Antecedentes Antecedentes: 1.Escritorio digital Corporativo (SharePoint ) –No permite realizar organización de documentación (cortar y pegar) –Administración de usuarios y carpetas rígida (políticas internas) –Costo altos por actualización de versiones (2003) –No existía apoyo funcional y técnico especializados 2.Escritorio digital Atención Total (SharePoint – 2001) –Requerimiento de flexibilización en la creación de Carpetas y administración de roles de usuarios (autores)

Pág. 6 Antecedentes Antecedentes: 3. Propuesta de proyecto de Gestión de documentación y conocimiento (Roraima) –Gran cantidad de iniciativas para su implementación y por ende altos costos en su desarrollo 4. Escritorio digital (KM – Sap Portal) (Biblioteca Total, Biblioteca digital) –Suministrado dentro del paquete de Sap Portal Bussines Suites, sin costos adicionales, sólo los costos de mantenimiento de las licencias –Adquisición y permanencia de conocimiento técnico y funcional de la herramienta dentro de la Corporación –Gran cantidad de funcionalidades en forma estándar (Chat, Modificación en línea, etc.)

Pág. 7 Beneficios Beneficios: Un único portal para todas las aplicaciones y recursos tecnológicos Estándar para la información electrónica – Manejo centralizado y ubicable de todos los documentos – La asignación de roles a diferentes actores – Procesos simples de workflow – Archivar y hacer seguimiento a la información de negocios – Control implícito de las versiones de los documentos

Pág. 8 Beneficios Beneficios: Optimización del uso de las estaciones de trabajo (eliminación de la dispersión de documentos y repositorios locales no respaldados) Descongestionamiento del sistema de mensajería por reducción de documentos en los mensajes Mejor aprovechamiento de la capacidad de almacenaje en las estaciones de trabajo

Pág. 9 Escritorio digital Integración de la Corporación

Pág. 10 Carpetas anteriores Autor Lectores Múltiples respuestas (Múltiples versiones y copias) Procedimiento tradicional… Outlook

Pág. 11 Creación de carpetas Autor Aprobador Lectores Notificaciones vía Outlook Carpetas actuales Escritorio digital

Pág. 12 Impacto 1.Migración de la información de acuerdo a las necesidades de cada área, como punto de partida dentro del Proyecto Atención Total implementado en la Corporación 2.Establecer un sólo repositorio, eliminando la diversidad existente (servidores, etc). 3.Establecer la herramienta en la forma más general para que soportara la gran diversidad de necesidades que las áreas requieren 4.Gestionar el apoyo Gerencial para su oficialidad 5.Cambio cultural de los individuos en lo referente a la pertenencia de la información

Pág. 13 Impacto 6.Obligatoriedad de la publicación de la documentación 7.Incorporación escalonada de todas las áreas a la herramienta, realizando presentaciones de las ventajas de sus funcionalidades y sus migraciones 8.Estandarización de los procesos manuales de control de documentación 9.Acceso de todos los usuarios fijos y contratados

Pág. 14 Infraestructura Tecnológica – Nuestra Implantación SAP NETWEAVER Enterprise Portal WebAs (J2EE) SAP R/3 BW/SEM FI RRHH LO CFM CM RMCARMCA DM XI PIC KMC Managment GL,AP,AR TR, CFM, CO,IM/PS PA, PY, PD Y GA MM, SD, WM, PM, RE, CS ABAP

Pág. 15 Componentes KM Enterprise Portal Aplicaciones KM Navegación Búsqueda … Servicios KM Manejo índices Código Historial… Marco de repositorios KM Manejador de repositorio WebDAV Repositorios CM Search and Classification (TREX) Colaboración Infraestructura de cuartos Marco colaboración síncrona (RTC) Herramientas asíncronas

Pág. 16 Navegación intuitiva Búsqueda Avanzada Abrir o descargar archivos Lectores Autores Repositorios de Información Publicaciones: Copiar, Desplazar, Borrar, Renombrar Tratar localmente Efectuar actualización Control de Versiones Autorizaciones y Aprobaciones Contenidos de Administración Clasificación: Física, Lógica Meta datos: Tipo Documento, Filial, Idioma Encuestas rápidas Mantenimiento Enlaces Control de Acceso Enlaces: Internos, Externos Favoritos (Enlaces de acceso rápido) Envío por correo: Enlaces, Archivos Manejo Tareas Contactos Entrenamiento: Simulaciones, Manual de Usuario Feedback Valoración: Abierta, Cerrada Suscripciones Notificaciones Chat Modificación en Línea Esquema de respaldo Apoyo Técnico y Funcional Servidor (Multiprocesador) Escritorio digital

Pág. 17 Opción que permite recuperar al administrador el o los documentos borrados por los usuarios, con un período de tres (3) meses atrás. Papelera de Reciclaje Permite a grupos de personas o áreas contar con una sub- aplicación que presenta las funcionalidades de Escritorio Digital. Comunidades *estándar Visualización de indicadores de gestión en la herramienta (Visitas, publicaciones, valoraciones, Etc.). Funcionalidades y opciones que permiten controlar y mantener la documentación bajo la certificación ISO. (Historial de Ediciones, Codificación, Notificaciones Vigencia, Notificaciones de Aprobaciones, Documentos Desincorporados y Lista Maestra). Módulo Gestión de Calidad Permite a los dueños de documentos publicados iniciar y gestionar la apertura de modificación del documento publicado. Solicitud de requerimiento para la creación y modificación de documentos Módulo estadísticas Funcionalidades nuevas En proceso de generación:

Pág. 18 Permitir controlar el proceso y la documentación generada en todos los pasos de requeridos por el área de infraestructura. Permite a todos los usuarios publicar y administrar sus accesos a los documentos (partición limitada). Permite visualizar los procesos y su estado. Integración de los procesos de infraestructura Escritorio Personal Estado de los procesos Etom Instrumento de medición dentro de la herramienta que permite analizar y evaluar los servicios y el grado de satisfacción de los usuarios que los utilizan. Facilita a los solicitantes obtener información según los datos recogidos para los temas relacionados con la Corporación y adaptarlos a nuevas necesidades. Módulo de Encuesta en línea Funcionalidades nuevas En proceso de generación:

Pág. 19 Simulaciones