Fortalecimiento de las Técnicas Operativas en Desarrollo Promovido por la Comunidad de abril de 2002 Washington, D.C. Dise ñ o y Ejecuci ó n de Proyectos Mediante el Mecanismo de Financiaci ó n Directa Samantha De Silva Murphy Kajumi

Identificaci ó n de Subproyectos Comunicaci ó n a los interesados – Se comunica a las comunidades y dem á s partes interesadas la disponibilidad de ayudas financieras para proyectos y c ó mo acceder a ellas – Se hace hincapi é en los objetivos, principios y criterios de elegibilidad del proyecto – Se utilizan diversos canales de comunicaci ó n: prensa, radio, talleres con funcionarios del gobierno local, dirigentes y agentes facilitadores locales, etc.

Identificaci ó n de Subproyectos Evaluaci ó n de las necesidades en el á mbito comunitario – Los agentes facilitadores ayudan a las comunidades a evaluar sus necesidades y establecer un orden de prioridades – La comunidad acuerda una necesidad prioritaria que sea susceptible de financiaci ó n por parte del organismo de apoyo (OA) – La comunidad elige democr á ticamente un comit é de gesti ó n del proyecto (CGP) tras haber acordado solicitar ayuda financiera al OA

Identificaci ó n de Subproyectos El CGP prepara detalladamente el proyecto - qu é hay que hacer, ubicaci ó n, costos preliminares, etc. - y presenta la solicitud al OA o al departamento del gobierno local

1. Preparaci ó n del Subproyecto Implica, entre otros elementos, la presentaci ó n/recepci ó n de una solicitud por parte de una comunidad, la valoraci ó n y el c á lculo de costos Solicitud de la comunidad - un comit é electo de gesti ó n del proyecto prepara una solicitud (normalizada o no normalizada) y la presenta ante la OA

Preparaci ó n del Subproyecto – (cont.) La solicitud de la comunidad contiene la siguiente informaci ó n: – Componentes propuestos para el proyecto – Compromisos de autoayuda de la comunidad – Ubicaci ó n del proyecto – Aspectos medioambientales – Aspectos relativos al tema de la mujer – Compromiso a largo plazo de la comunidad en cuanto a operaci ó n y mantenimiento

Valoraci ó n del Subproyecto Valoraci ó n en tres fases – Valoraci ó n documental, implica una revisi ó n de los siguientes aspectos: Consonancia con los criterios de financiaci ó n del OA Requisitos de sostenibilidad Apoyo sectorial en cuanto a operaci ó n y mantenimiento cuando sea necesario Consonancia con las normas y criterios sectoriales Alcance de la necesidad en comparaci ó n con otras comunidades Evidencia de la participaci ó n de la comunidad o beneficiarios en la identificaci ó n del subproyecto Cumplimentaci ó n de toda la informaci ó n necesaria

Valoraci ó n de campo del subproyecto – Valoraci ó n de campo: se divide en dos partes, valoraci ó n social de la comunidad, y valoraci ó n t é cnica – En general, se verificar á n los siguientes puntos en ambos aspectos de la valoraci ó n de campo: (a) Valoraci ó n de la comunidad si la comunidad o beneficiarios han participado en la elecci ó n del proyecto - valoraci ó n r á pida de las necesidades si la comunidad entiende y est á de acuerdo con el á mbito de aplicaci ó n del subproyecto propuesto

Valoraci ó n de Campo (cont.) La comunidad entiende y se compromete a prestar sus propios servicios de autoayuda El CGP es aceptado por la comunidad La representaci ó n en el CGP es aceptable - hombres, mujeres, j ó venes Capacidad de la comunidad para llevar a cabo el proyecto - por ejemplo niveles de alfabetizaci ó n/conocimientos b á sicos de aritm é tica (b) Valoraci ó n t é cnica – La ubicaci ó n es t é cnicamente viable para el proyecto – Se han identificado las actividades del subproyecto con efectos medioambientales negativos y las medidas para su mitigaci ó n

Valoraci ó n de Campo (cont.) Aspectos t é cnicos – C á lculo de los costos del subproyecto-materiales, servicios, etc. – Disponibilidad de instalaciones bancarias o alternativas para facilitar la financiaci ó n directa de la comunidad

Revisi ó n y Aprobaci ó n del Subproyecto Revisi ó n y Aprobaci ó n - implica los siguientes puntos: – Revisi ó n y ratificaci ó n de la coherencia del subproyecto con los criterios de financiaci ó n del OA – C á lculo detallado de los costos de los componentes del proyecto – Aprobaci ó n de la financiaci ó n – Preparaci ó n de documentos-carta de aprobaci ó n, carta de presentaci ó n al banco, acuerdo de financiaci ó n

Lanzamiento del Subproyecto ¿ Se celebra un acto p ú blico para marcar el comienzo de la ejecuci ó n del proyecto? Al menos el 50 por ciento de la poblaci ó n adulta deber í a asistir ¿ El acto corre a cargo de personal del OA, del gobierno o de una ONG? ¿ Existe una base para una mayor responsabilidad por el uso de fondos y por todo el proceso de ejecuci ó n del proyecto?

Lanzamiento del Subproyecto Las actividades de preparaci ó n contemplan los siguientes puntos: – Formaci ó n del CGP- en materia de contabilidad b á sica, gesti ó n de la ejecuci ó n del proyecto, elaboraci ó n de informes financieros y de otro tipo – Comunicaci ó n a todos los miembros de la comunidad y dem á s partes interesadas, por ejemplo agentes facilitadores y dirigentes locales, de la ceremonia de lanzamiento

Lanzamiento del Subproyecto Ceremonia de Lanzamiento - en la cual hay que realizar: – Una presentaci ó n de la selecci ó n de objetivos, plan y presupuesto del proyecto, por parte del personal del OA – Una revisi ó n y consenso sobre el contenido del acuerdo de financiaci ó n por parte del OA y la comunidad - ver el modelo de acuerdo de financiaci ó n – Firma del acuerdo de financiaci ó n entre el OA y la comunidad, que marca la formalizaci ó n del proceso de contrataci ó n entre el OA y la comunidad

Las comunidades gestionan la ejecuci ó n de los subpryectos, incluida la gesti ó n de los fondos. Sin embargo, el Organismo de Apoyo (OA) debe ofrecer orientaci ó n en todas las á reas, y as í : - Desarrollar dise ñ os t é cnicos est á ndar - Desarrollar directrices para los procesos de adquisici ó n en el á mbito de la comunidad - Dise ñ ar medidas sobre gesti ó n financiera que puedan utilizar las comunidades - Garantizar que los temas de operaci ó n y mantenimiento sean debidamente abordados Ejecuci ó n de Subproyectos

¿ C ó mo hay que llevarlo a cabo? El OA dedica personal (t é cnico, financiero, social) para la formaci ó n de las comunidades y servir de gu í a durante todo el proceso de ejecuci ó n. Pueden prestar apoyo los empleaos del OA, equipos t é cnicos del gobierno del distrito, dirigentes comunitarios debidamente formados, ONGs, etc. Los fondos del OA se canalizan directamente a la cuenta bancaria del proyecto comunitario divididos en tramos El libramiento de los sucesivos tramos depende de la correcta justificaci ó n de los tramos anteriores

Dise ñ os T é cnicos Desarrollar dise ñ os t é cnicos sencillos y est á ndar de acuerdo con la capacidad t é cnica, gestora y financiera de la comunidad. Utilizar los criterios del ministerio correspondiente pero incorporando las aportaciones de las comunidades en el caso de desarrollar o ajustar modelos.

El CGP, en quien delega la comunidad, es responsable de: – Gestionar y supervisar la ejecuci ó n del subproyecto – Manejar y rendir cuentas de los fondos del subproyecto – La adquisici ó n/contrataci ó n de los bienes y servicios del subproyecto – Elaborar los informes (materiales y financieros) para la comunidad y el OA

Adquisiciones por parte de las comunidades El Manual Operativo debe contener la descripci ó n de todos los m é todos posibles. – Nota- La adqusici ó n de bienes para uso del OA, por ejemplo computadoras, veh í culos, etc., se ajustar á n a las Normas de Adquisici ó n establecidas por el Banco Los m é todos utilizados deben ser sencillos y flexibles (es decir, la LPN puede no ser apropiada) El Comit é de Gesti ó n del Proyecto (CGP) es el principal responsable de la compra de materiales y de la contrataci ó n de servicios de transporte, mano de obra y contratistas.

M é todos de adquisici ó n en el á mbito comunitario Bienes – Compra directa – siempre que los art í culos se encuentren en la lista de precios y los precios sean equiparables o inferiores a los provistos en la lista de precios – Comparaci ó n de precios locales - el CGP debe consultar al menos tres proveedores para obtener precios competitivos Servicios – Consultores - Los servicios de consultor í a han de ser contratados con el apoyo del OA (muy probablemente utilizando las Normas del Banco para la Selecci ó n de Consultores)

M é todos de adquisici ó n en el á mbito comunitario-cont. – Mano de obra especializada – en base a las tarifas indicadas en el contrato – Contratistas - licitaci ó n local, contrataci ó n directa: se realiza una entrevista a una lista de licitantes seleccionados. É nfasis en los conocimientos t é cnicos y en la experiencia previa en trabajos similares.

Gesti ó n Financiera ¿ De qu é es responsable el CGP y la comunidad? - gestionar la cuenta corriente - mantener un libro de caja - archivar recibos, registro de horas de trabajo, etc. - informar a la comunidad y al OA - mantener un registro de existencias - registrar las contribuciones comunitarias

Otros temas importantes: Almacenaje- garantizar que existen instalaciones de almacenaje seguras y adecuadas para evitar malgastar Transporte-las tarifas vendr á n indicadas en el contrato. Sin embargo, el CGP debe comprobar los precios con varios proveedores de servicios de transportes Costos de administraci ó n- se incluyen cifras razonables en el presupuesto del subproyecto - la comunidad aporta esta cantidad como parte de la contribuci ó n que le corresponde como contrapartida Seguro- Considerar la posibilidad de asegurar las instalaciones que se est á n construyendo contra incidentes, como incendios

Supervisi ó n y Evaluaci ó n Supervisi ó n por parte del OA - Supervisi ó n financiera y t é cnica-auditor í as anuales/bianuales, supervisi ó n t é cnica de la calidad - Indicadores de rendimiento - SIG - Evaluaciones de beneficiarios

Supervisi ó n y Evaluaci ó n -cont. Implicaci ó n de las comunidades en la supervisi ó n: - la comunidad elabora un plan de S/E - El CGP proporciona informes peri ó dicos a la comunidad y al OA - El CGP pone a disposici ó n los documentos contables para su inspecci ó n por parte de miembros de la comunidad y del OA - La comunidad entiende el Acuerdo de Financiaci ó n -Por medio de las evaluaciones de los beneficiarios, las comunidades contribuyen con informaci ó n para reajustar los procedimientos de la estrategia de financiaci ó n directa

Terminaci ó n y Entrega Hincapi é en la terminaci ó n de los subproyectos a su debido tiempo Justificaci ó n de todos los fondos relacionados con el subproyecto una vez finalizado Cierre de la cuenta corriente del subproyecto / saldo bancario final Presentaci ó n un informe final de terminaci ó n Emisi ó n de un certificado de terminaci ó n

Operaci ó n y Mantenimiento Actividades clave: -elecci ó n y entrenamiento de un comit é de mantenimiento -elaboraci ó n de un plan sencillo de mantenimiento -establecimiento de un fondo de mantenimiento -preparaci ó n de un manual de mantenimiento para uso de la comunidad