Sistemas Tecnológicos Sesión Nro. 8. Las Aplicaciones ERP (Enterprise Resource Planning)

Los Procesos de Negocios, La Cadena de Valor Agregado y la Reingeniería INFRAESTRUCTURA DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO DE TECNOLOGIAS COMPRAS O SUMINISTROS GANANCIAS Activ. de Soporte GANANCIAS Activ. Primarias Servicio Logistica De Entrada Logistica de Salida Marketing & Ventas Operación Fuente: Michael Porter

Evolución en la Gestión de Procesos

La Transformación de los Procesos

Qué son las Aplicaciones ERP ? Enterprise Resource Planning o ERP Frase articulada por la Consultora Gartner Group cerca de 7 años atrás Para ilustrar el cambio que ocurrió en los sistemas de información transaccionales focalizados en el manejo de inventarios (MRP y MRP II) a aquellos nuevos sistemas de información focalizados en el cliente “un conjunto de aplicaciones para automatizar las funciones de finanzas, RRHH y ayudar al departamento de manufactura a [completar] trabajos tales cómo: Procesamiento de órdenes Planificación y Control de la Producción” Computerworld Estas aplicaciones se caracterizan por el uso proactivo de la información

ERP: Un proyecto de cambio global del negocio Un sistema ERP no es un software, es una manera de manejar el negocio Si una compañía decide implantar un sistema ERP sin tener un claro entendimiento de las implicaciones en el negocio, el sueño de la integración puede convertirse rápidamente en pesadilla Las compañías que están obteniendo más grandes beneficios de sus sistemas son aquellas que visualizaron el proyecto en términos estratégicos y organizacionales (Davenport, 1998)

ERP: Un proyecto de cambio global del negocio Es un grave error pensar sobre unn ERP como una iniciativa tecnológica en lugar de un proyecto de cambio global del negocio. Cerca del 80% de los beneficios están dados por los cambios del negocio. El software es un capacitador (Martin, 1998)

Evolución de los ERP 1970s: aparecen las aplicaciones MRP (Material Requirement Planning) 1980s MRP II evoluciona como una extension de MRP 1990s MRP II se extendieron (funcionalidades) para cubrir áreas tales como: Ingeniería, Finanzas, RRHH, Gestión de Proyectos

ERP en la Integración Total S.I.Ejecutivos (SIE) S.I.Gerencial (SIG) S. Soporte de Dec. (SSD) Sist. de Conocimiento Sist. de Proc. de Datos Laudon & Laudon, 1996

& Mantenimiento de Planta Filosofía de los ERP Ventas & Distribución Finanzas & Contabilidad Gestión de RRHH Gestión de la Calidad & Mantenimiento de Planta ERP + Base de Datos Gestión de Materiales & Producción Gestión de Proyectos

ERP. Sistemas Integrados Gerentes y Accionistas Aplicaciones de Reportes Sistemas Integrados Anatomía de un ERP Ventas y Aplicac. de Entrega Aplicac. de Finanzas B/C Central Aplicac. de Manufactura CLIENTES Front-Office Back-Office PROVEEDORES Aplicaciones de Servicios Aplicac. de Inventario y Suministros Aplicac. de Gerencia RRHH Empleados

ERPs incluyen… Aplicaciones tales como: Organizadas en 3 categorias: Contabilidad Gestión de RRH Gestión de la Producción y Manejo de Materiales Gestión de Proyectos Gestión de la Calidad y Mantenimiento de Planta Ventas y Distribución Compras Control de Inventario Organizadas en 3 categorias: Módulos de Finanzas Módulos de RRHH Módulos de Manufactura (Producción) y Logistica

ERP. Alcances del Sistema Recursos Humanos Control de Tiempos Nómina Planif. de Personal Gastos de Viajes Operaciones y Logística Finanzas Ger. de Inventarios MRP Ger. de Materiales Mantenimiento Ger. de Proyectos Compras Ger. de Calidad Ger. de Transporte Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Flujo de Caja Centros de Costos SIE Consolidación Análisis de Benefic. Centros de Benefic. Costeo Estándar 85% de las necesidades del negocio Ventas y Mercadeo Ger. de Órdenes Precio Ger. de Ventas Planif. de Ventas

Por qué Implementar ERP ? Factores Tecnológicos Year (Y2K) 2000 compliance Para reemplazar sistemas de información obsoletos Para mejorar la calidad y visibilidad de la información Para integrar procesos de negocios y sistemas de información

Por qué Implementar ERP ? Factores Operacionales o de Negocio Para mejorar las métricas del negocio Para reducir altas estructuras de costos Para mejorar la respuesta a los clientes Para simplificar procesos de negocios inefectivos y complejos Para soportar nuevas estrategias de negocios Para estandarizar procesos de negocios a lo largo de toda la empresa

El Mercado de las ERP SAP AG (SAP R/3) J.D. Edwards World Solutions (One World) Baan (BaaN IV) Oracle Corp. (Oracle Financials) People Soft SSA (BPCS) Acacia Technologies (C.A.) Cicom Systems Friedman Corp. Intentia JBA International Platinum Technology QAD ROI Systems

ERP. Beneficios Tangibles Según un estudio de Benchmarking Partners las empresas identificaron... Reducción de los costos de procura Mejora en el flujo de caja Incremento de los ingresos y ganancias Reducción de los costos de transporte y logística Reducción de las necesidades relativas al mantenimiento de sistemas Reducción de Niveles de Inventarios Reducción de Personal Incremento en la Productividad Mejora en la Gestión de Órdenes Cierre más rápido de ciclos financieros Reducción de los costos de T&SI

ERP. Beneficios Intangibles Mejora en la visibilidad de la data corporativa Procesos de negocios nuevos y mejorados de acuerdo a las mejoras prácticas de las empresas de categoría mundial Mejora en la respuesta a los clientes

ERP. Beneficios Tecnológicos Arquitectura Cliente/Servidor Portabilidad Protección de la Inversión Implantación multinivel Interoperabilidad Reducción de la complejidad Proporcionan soporte al EDI y al e-commerce y utilizar las ventajas de Internet

Matriz Beneficios / Beneficiarios Unidad Organizacional Personas Organización Eficiencia Efectividad Transformación

ERP. Costos Ocultos Costos Consultoría / ERP (3:1) Adquisición de nuevo Hardware (1:1) Computadores Equipamiento de Redes (Internetworking) Adquisición de Nuevo Software Manejador de Base de Datos Sistemas Operativos de Red Consultoría de Desarrollos de interfaces adicional Entrenamiento de Usuarios (15%) del presupuesto

ERP. Riesgosas Consecuencias Los caminos para fallar en la implantación exceden a los caminos para triunfar Los sistemas ERP son increiblemente costosos y lentos de implantarse 90% de las implantaciones de ERP terminan tarde y fuera de presupuesto Aproximadamente 50% de las implantaciones de ERP fracasan porque los gerentes subestiman los esfuerzos relacionados a la gerencia del cambio

Cómo seleccionar la aplicación ERP más apropiada …? No es un proyecto del Dpto. de T&SI, sino una decisión estratégica Cada proveedor / firma consultora tienen sus propias recomendaciones: Kuiper’s Funnel Approach Gartner Group, Forrester, META Group, AMR Research, etc. Metodologías propias de la Organización

… Considerar 5 Factores !!! Cinco áreas principales: Infraestructura Técnica / Tecnológica Soporte a los Procesos de Negocios / Funcionalidades Implementación Consultoría / Soporte Costos / Costo Total de Posesión (TCO)

Infraestructura Técnica/Tecnológica Hardware: Processor, memory, storage Network requirement Vendors certifications Sistemas Operativos UNIX, Linux, MS Windows NT or MS Windows 2000 IBM OS/400 Data Base Management Systems (DBMS) Oracle, Informix, Sybase, MS SQL Server Data warehouse Integración con Aplic. de 3ras. Partes / estándares MS Office, Lotus Notes E-mail and Messaging (X.400/500), EDI XML, ODBC, OLE

Soporte a los Procesos de Negocios / Funcionalidades Qué herramientas para el modelaje de procesos incluyen? Herram. Para modelar la organización, Herram. para modelar procesos de negocios Cuántos módulos de aplicaciones incluye y cómo se relacionan? El paquete incluye procesos de negocios predefinidos que puedan ser adaptados a los procesos de la organización?

Soporte a los Procesos de Negocios / Funcionalidades La aplicación ERP coporta los procesos de negocio críticos? Confiabilidad del producto Cómo ha evolucionado la aplicación (mejoras efectuadas) Soporte a E-Commerce o E-Business, Tecnología Web-enabled, etc.

Implementación Cuál es la base instalada de la aplicación ERP? Qué posición ocupa el proveedor en el mercado de los ERP ? Tiene el proveedor una metodología específica de implementación ? Cuánto tiempo durará la implementación incluyendo las pruebas y validación? Qué tipo de entrenamiento será impartido ?  

Consultoría/ Soporte … Historia y posición en el mercado / reconocimiento de la firma consultora Número de clientes con proyectos de este tipo llevado a cabo por la firma consultora. Referencias de tales clientes Experiencia y certificación en la aplicación Experiencia en proyectos de este tipo en industrias del mismo sector

Consultoría / Soporte Metodología de Implementación y plan de trabajo detallado Activities, Assigned personnel, Time to complete the project Certificación del consultor y personal de soporte Tipo de soporte provisto por el consultor, por ejemplo: Disponibilidad de soporte on-site / local; Tiempo de respuesta del consultor / soporte cuando es llamado para resolver un problema Responsabilidades específicas asignadas a la firma consultora en el curso de la implementación de la aplicación

Costos / Costo Total de Posesión (TCO) … Compra de la aplicación ERP Precio Condiciones de pago Costos de las licencias de usuario Costos de mantenimiento: Hardware y Software: compra y maintenimiento Costos adicionales del Dpto. De T&SI durante la implantación

Costos / Costo Total de Posesión (TCO) … Costos adicionales por consultoría duranmte el proceso de selección de la aplicación ERP Costos por el entrenamiento básico a los usuarios Provisión para la recuperación de fallas Cargos Anuales por licenciamiento / mantenimiento Nuevas versiones, predominantemente en cargos por upgrade Si la aplicación ERP no corre en la plataforma que es compatible con la infraestructura de TI existente en la organización, la organización puede esperar que el costo total de la aplicación ERP se incremente de forma dramática

Implantación. Una Visión Organizacional FASES Generación del Contexto Diseño y Modelación Implantación

Aspectos Críticos Fase a Fase Generación de Contexto Diseño y Modelación Implantación del Sistema Alineación Visión alineada con la estrategia del negocio, de la organizaicón y de lasT&SI Modelación del sistema alineada a la visión Uso del sistema alineado con la estrategia Compromiso Soporte Propiedad Alto compromiso de la organización y soporte de los accionistas para las T&SI Modelación del sistema para promover la propiedad del usuario Usuarios se sienten dueños del sistema Competencia Dominio Competencias generales y conocimiento de las T&SI Modelación del sistema para promover el dominio Usuarios dominan el sistema

Condiciones previas y Generación del Contexto Las organizaciones son distintas y no deben ser tratadas de manera similar. Aunque esto parece obvio, algunos no entienden sus implicaciones Aspectos que parecen afectar: Cultura Organizacional Capacidad para el Cambio Estructura Organizacional Documentación de Procedimientos ISO 9000 Experiencia en grandes proyectos Uso de T&SI y capacidades para gerencarla Presencia de sistemas de gestión Procesos de Reingeniería

Diseño y Modelación del Sistema Alternativas Reingeniería Adaptación del Sistema a la Empresa Adaptación de la Empresa al Sistema

Estrategias de Implantación Modelo por Etapas VENTAJAS Proporciona evidencias tangibles de progreso Implica menor shock cultural Requiere menos recursos concurrentes Menor complejidad para gerencias DESVENTAJAS Implantaciones parciales implican ciertos riesgos Requiere usualmente desarrollo de interfaces temporales Riesgos de suboptimización La implantación total es más larga y más costosa

Estrategias de Implantación Modelo Big Bang VENTAJAS Hay menos riesgos que en una implantación parcial. Es todo o nada de una sola vez Menor riesgo de suboptimización Elimina las posible necesidad de interfaces temporales La implantación total es más corta y menos costosa DESVENTAJAS No se observan beneficios tangibles hasta que todo el sistema es implantado Implica un gran shock cultural Es más dificil de gerenciar

Estrategias de Implantación Indicadores que ayudan a decidir Modelo por Etapas La compañía puede obtener sustanciales beneficios por implantar temprano una función de negocios Se requieren pocas interfaces con el sistema actual El ambiente político no soportaría un modelo Big Bang Los recursos internos están limitados y no se apoya la contratación de recursos La compañía tiene poca experiencia gerenciando grandes proyectos Modelo Big Bang Hitoria de frustaciones de implantaciones parciales y sistemas no integrados Sistemas actuales poco confiables y costosos de mantener Usuarios y actores no desean el cambio y quieren mantener el status quo Gerencia se compromete a liberar recursos y a tener paciencia por resultados La compañía posee experiencia en grandes proyectos o está pensando en solicitar ayuda

Pronósticos Más fácil implantación y uso Expansión hacia empresas medianas y nuevos mercados verticales Tendencia hacia WEB Services Data Warehousing llegará a ser una función integrada en los sistemas Best of Breed y aplicaciones para ciertas funciones manteniendo la integración Outsourcing