AUDITORÍA INTERNA Y SU INTERRELACIÓN CON AUDITORÍA EXTERNA EN LA UNIVERSIDAD. Febrero de 2004

CONTENIDO AUDITORÍA INTERNA PROCESO DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA BENEFICIOS, VENTAJAS Y SERVICIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA EXTERNA

AUDITORÍA INTERNA FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LA INSTITUCIÓN El objetivo de la auditoría interna consiste en apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus responsabilidades. Para ello la auditoría interna les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesorías e información concerniente con las actividades revisadas.1 Los auditores internos proporcionan información acerca de la adecuación y efectividad del sistema de control interno de la organización y la calidad de la gestión. En nuestra Universidad, Auditoría Interna tiene como objetivo apoyar a la administración mediante diagnósticos de utilidad sobre la efectividad operativa, el apego a la normatividad institucional y federal aplicable y en la supervisión del resguardo patrimonial, de las diferentes dependencias de la Institución. 1. Instituto Mexicano de Auditores Internos.

PROCESO DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA El proceso de la función de auditoría interna en la Institución comprende cuatro etapas: PLANEACIÓN EJECUCIÓN INFORMACIÓN SEGUIMIENTO

PLANEACIÓN PROCESO DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Objetivo Antecedentes Determinación de la muestra Análisis de procedimientos Cuestionario de control interno Programa de auditoria PLANEACIÓN Es la etapa inicial del proceso de la auditoría en la cual se establece el objetivo, se identifican los antecedentes del área a auditar, se determina la muestra a revisar de acuerdo al universo operativo, se identifica el marco normativo aplicable con los aspectos relevantes a cumplir, se desarrollan los cuestionarios de control interno o las preguntas de las entrevistas a aplicar, que permitan conocer el grado de conocimiento de los integrantes sobre el control interno con que se cuenta en el área y se plasman cronológicamente las actividades a desarrollar, incluyendo las etapas de ejecución, información y seguimiento. Las actividades de esta etapa son fundamentales para lograr el objetivo planteado.

EJECUCIÓN PROCESO DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Evaluación del control interno Cumplimiento de la normatividad Identificación de la eficiencia operativa Determinación de hallazgos Obtención de observaciones y sugerencias fundamentadas EJECUCIÓN Etapa que se inicia con la notificación de la auditoría al área sujeta a revisión. Se aplican las técnicas de auditoría para determinar el cumplimiento de los objetivos básicos del control interno. Se identifican y sustentan las observaciones, su consecuencia y las recomendaciones procedentes que permitan la adecuada toma de decisiones de los responsables de las áreas auditadas para subsanarlas.

INFORMACIÓN1 PROCESO DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Envío de informe borrador, en su caso. Reunión de aclaración del contenido del informe borrador, en su caso. Firma de conformidad de las observaciones y fechas compromiso en subsanarlas Envío del Informe definitivo INFORMACIÓN1 Etapa en la cual se ejerce la supervisión sobre la metodología a seguir en la presentación del informe y de la forma de elaborar el documento ejecutivo, priorizando el contenido del resumen de observaciones relevantes y principales sugerencias. Incluye el establecimiento de los compromisos asumidos por el responsable de aplicar las recomendaciones planteadas, a fin de considerarlos para efectuar el seguimiento correspondiente. Se notifica sobre el resultado de la auditoría al nivel jerárquico superior del cual depende el área auditada, al Rector General y, en su caso, al Rector de la Unidad. 1 Anualmente se notifica al Patronato el resultado de las auditorías y su grado de cumplimiento.

SEGUIMIENTO PROCESO DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Planeación de las fechas de cumplimiento de los trabajos realizados Designación del personal que efectuará el seguimiento y supervisará los trabajos Verificación del cumplimiento de los compromisos asumidos en la auditoria inicial Reporte del seguimiento realizado SEGUIMIENTO Etapa que consta de tres fases: Verificación del cumplimiento de las sugerencias propuestas de acuerdo al plazo de cumplimiento establecido con los titulares de las áreas auditadas, a través de visitas a las mismas áreas auditadas. Requiere observar y obtener el sustento respectivo. Solicitud del cumplimiento de las sugerencias no atendidas en la primera fase, solicitando la entrega del sustento suficiente y competente a Auditoría Interna. Resumen del grado de cumplimiento obtenido respecto de las sugerencias planteadas en los informes de las auditorías, a través del seguimiento y notificación al Patronato, mediante el reporte de auditorías realizadas en el año.

BENEFICIOS, VENTAJAS Y SERVICIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA Dotar a la organización de recomendaciones de utilidad para: Contribuir en la mejora de los procesos operativos y administrativos . En las Unidades Universitarias mediante la realización de auditorías en bibliotecas, adquisiciones, obras, servicios profesionales, etc. y, en la Rectoría General, a la Tesorería General, adquisiciones, obras, servicios profesionales, servicios generales, recursos humanos, Difusión Cultural y Centros de Desarrollo Infantil. Proporcionar certidumbre en la adecuada aplicación de los recursos financieros. Con este objetivo, en las Unidades Universitarias, se efectúan arqueos a los fondos fijos y para gastos menores (subfondos), reportes del estado de las conciliaciones bancarias, supervisión en concursos de obras y adquisiciones, así como en inventarios de materiales en el almacén y de existencias en librería. En la Rectoría General, auditorías a la Tesorería General; reportes del estado de las conciliaciones bancarias, supervisión en concursos de obras y adquisiciones, así como en inventarios de materiales en el almacén. Brindar elementos para optimizar los recursos humanos y materiales asignados para el cumplimiento de las funciones. En este aspecto en las Unidades Universitarias a través de auditorías en bibliotecas y cafeterías y, en la Rectoría General, en Recursos Humanos y Centros de Desarrollo Infantil.

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA EXTERNA REVISIÓN REVISIÓN PRELIMINAR FINAL Octubre 2002 Octubre 2002 Octubre 2002 Enero 2003 Octubre 2002 Enero 2003 Noviembre 2002 NOTIFICACIÓN RESULTADOS Octubre 2002 Diciembre 2002 Plan Abril 2003 Real Julio 2003 ACTIVIDADES OPERATIVAS Conocimiento del plan de actividades de auditoría externa. (octubre 2002) Requerimientos de la auditoría. Emisión documentada de los requerimientos del Auditor Externo a las diferentes áreas de la Universidad. Emisión de confirmaciones bancarias y de abogados. Enlace para la realización de entrevistas. Notificación de las fechas de los inventarios y de sus resultados al auditor externo. Emisión de la solicitud de respuesta de las dependencias sobre las observaciones y recomendaciones presentadas por el auditor externo.

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA EXTERNA ACTIVIDADES DE ANÁLISIS Análisis de la procedencia de la documentación enviada por las dependencias para su entrega al auditor externo. Análisis de las propuestas de ajustes, en su caso, presentados por el auditor externo. Reunión conjunta de análisis de las cifras de los estados financieros que se presentarán acompañando al dictamen, con el auditor externo, la Dirección de Contabilidad y la Contraloría Contable. Construcción y presentación de la “Carta de Declaraciones de la administración de la Universidad” (carta de la gerencia) requerida por el auditor externo para la emisión de su dictamen. Reunión de análisis conjunta de la “Carta de Recomendaciones”, con el auditor externo y la Contraloría Contable. FECHA En el proceso de la auditoría Febrero y marzo 2003 Marzo 2003 Plan abril 2003 Real julio 2003

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA EXTERNA ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Envío de las observaciones emitidas por el auditor externo aplicables a cada dependencia para determinar su procedencia y solicitar el plazo de atención para subsanarlas. Preparación de las respuestas a la carta de recomendaciones del auditor externo por parte de la administración de la Universidad, de la Tesorería General y de la Contraloría y su presentación al Patronato y al auditor externo. Seguimiento en el cumplimiento de la corrección a las observaciones planteadas por el auditor externo de las dependencias de la Universidad y su reporte periodico al Patronato y al auditor externo. FECHA Plan abril 2003 Real julio 2003 Debería ser: mayo y junio 2003 Real septiembre 2003 2o. Semestre de 2003