División Tableros y Forestal - Masisa Chile Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Sistema de Gestión de Calidad

Temario Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Inducción a Loyal ISO Loyal ISO DMS para Masisa Chile Ingreso a Loyal ISO DMS Generación de Documentos Revisión – Autorización – Publicación de Documentos Documentos Históricos

ETAPA I Introducción a LOYAL ISO

¿Qué es Loyal ISO? Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Loyal ISO es un software orientado a la administración de Documentación, de Auditorias y de No Conformidades de los Sistemas de Gestión (SG). Facilita la generación y el control de documentos o procesos relacionados con las normas y procedimientos dentro de una empresa. Esta herramienta optimiza el proceso de Generación de documentos, controla los procesos de Revisión y Aprobación, y finalmente los publica para ser consultados por los usuarios del SG. Loyal ISO está conformado por dos módulos: DMS Document Management System (Gestión de Documentos). QMS Quality Management System (Gestión de Auditorias y No Conformidades).

Componentes LOYAL Módulo DMS En el módulo DMS se administra la siguiente información: Generación : Documentos en Etapa de Elaboración. Publicadas : Documentos Vigentes y Publicados del Sistema de Gestión. Históricas : Documentos Obsoletos.

Componentes LOYAL Módulo QMS En el módulo QMS se administra la siguiente información: Programas de Auditorias. Planes de Auditorias. Informes de Auditorias Internas y Externas. No Conformidades del Sistema de Gestión. Acciones Correctivas y Preventivas.

ETAPA II Módulo DMS

CL01 Chile Administración Arquitectura Loyal Masisa Chile Países con Loyal ISO Tipos de Alcance Masisa Argentina CL01 Chile Administración Masisa Brasil CL02 Chile Tableros Masisa Chile CL03 Chile Maderas Masisa Venezuela CL04 Chile Forestal

Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración

Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración

Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración

Loyal ISO Masisa Chile CL02 Chile Tableros

Loyal ISO Masisa Chile CL03 Chile Maderas

Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCL Estructura de Documentación

Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCL Política, Manuales, Procedimientos, Planes y Programas, Instructivos, Especificaciones Tipo de Alcance -Tipo de Doc. Número-Alcance-Ubicación CL02-INT.0001-MDF-MCL CL02-INT.0001-MDF-CTA Tipo de Documento Número Alcance Tipo de Alcance Ubicación

Usuarios Loyal ISO Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Administradores: Gerentes de Área, Coordinador SG Masisa Chile y Líderes Loyal ISO de cada Planta. Perfil Completo: Autores - Revisores – Autorizadores de Documentos (Responsables de Alcances). Perfil Lector: Visualización de Documentos, todo el personal de Masisa Chile.

ETAPA III Ingreso a LOYAL ISO

Paso 3: Cambiar Contraseña Acceso al Sistema Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Ingresar a Loyal productivo Paso 1: Nombre Usuario Paso 3: Cambiar Contraseña Paso 2: Contraseña para Usuarios que Ingresan por Primera Vez: password

Cambio de Contraseña

Vistas de Loyal ISO Módulo DMS Identificador de Módulo SOLAPAS Desconexión (Log off) Indicador de Vista y Navegador seleccionado Vista Seleccionado Navegador

Lectura de documentos Paso 1: Publicadas Paso 2: Seleccionar vista por “Alcance” ó por “Tipo de Documento” Paso 5: Seleccionar Abrir Paso 4: Seleccionar documento Paso 3: Seleccionar Alcance

Sección permanente “Archivos Anexados” Lectura de documentos Sección Word Sección Excel Sección permanente “Archivos Anexados”

Lectura de documentos Paso 6: Vista Tipo Texto Paso 7: Vista Word

Paso 9: Salir de Word y volver a Loyal ISO Lectura de documentos Paso 8: Lectura en Word Paso 9: Salir de Word y volver a Loyal ISO

Paso 10: Imprimir “Copia No Controlada” ó “Vista Preliminar” Lectura de documentos Paso 13: Salir Paso 10: Imprimir “Copia No Controlada” ó “Vista Preliminar” Paso 12: Seleccionar orientación de la Información (vertical u horizontal) Paso 11: Seleccionar orientación de la “Plantilla” o formato del documento (vertical u horizontal) Paso 13: Aceptar

ETAPA IV Generación de Documentos

Generación de documentos Paso 1: Generación Paso 2: Hacer Clic Nuevo

Generación de documentos Paso 3: Buscar Codificación CL Seleccionar Tipo de documento a generar Paso 4: Seleccionar Plantilla a Utilizar

Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 5: Asignar Nombre al documento Paso 6: Hacer Clic en Alcance

Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 8: Seleccionar Alcance del documento (sólo un alcance) Paso 7: Seleccionar Tipo de Alcance del documento Paso 9: Aceptar

Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 10: Seleccionar NO en visualización Pública Paso 11: Seleccionar Casilla Notificación Paso 12: Asignar 30 días para notificación de caducidad del documento Paso 13: Seleccionar Fecha de Publicación del documento Paso 14: Seleccionar Fecha de Vigencia

Paso 15: Hacer Clic en Puntos de la Norma Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 15: Hacer Clic en Puntos de la Norma

Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 17: Seleccionar cláusulas de la Norma Relacionada con el documento Paso 18: Aceptar Paso 16: Seleccionar Norma Relacionada con el documento Paso 19: Hacer Clic en “Categorías”

Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 20: Seleccionar Categoría. La Categoría debe ser igual al Alcance definido previamente. Paso 21: Aceptar

Paso 23: Guardar Documento Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 22: Verificar Datos Paso 23: Guardar Documento

Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 24: Seleccionar Solapa Documento Paso 25: Hacer clic en Casilla Word

Generación de documentos Contenido del Documento Paso 26: Se abre plantilla del documento donde se debe cargar el contenido

Paso 27: Pegar el Documento y Guardar Generación de documentos Contenido del Documento Paso 27: Pegar el Documento y Guardar

Generación de documentos Contenido del Documento Paso 28: Guardar

Generación de documentos Asignar Workflow Paso 29: Seleccionar Solapa Workflow Paso 30: Hacer clic en nombre

Paso 31: Seleccionar Workflow Predefinido Generación de documentos Asignar Workflow Paso 31: Seleccionar Workflow Predefinido

Paso 32: Seleccionar Revisor Generación de documentos Asignar Workflow Paso 32: Seleccionar Revisor Predeterminado Predeterminado Predeterminado

Generación de documentos Asignar Workflow Paso 33: Seleccionar Notificación Paso 34: Asignar días para revisión Paso 35: Buscar Revisor(es) Paso 36: Asignar Revisor(es) Paso 37: De los revisores asignados, elegir cuantos aprueban el documento Paso 38: Aceptar

Generación de documentos Asignar Workflow Paso 39: Guardar

Generación de documentos Envío del documento al Revisor Paso 41: Hacer Clic en Acciones Seleccionar “Enviar al Revisor” Paso 40: Seleccionar Solapa Propiedades

Paso 42: Ingresar Comentario para Revisor Generación de documentos Envío del documento al Revisor Paso 42: Ingresar Comentario para Revisor Paso 43: Hacer clic en OK

ETAPA V Revisión - Autorización - Publicación

Revisión de Documentos

Revisión de Documentos Función: Revisar la forma y el fondo de aquellos documentos que se encuentran en estado de “Revisión”. Este rol es asignado por el autor del documento, dentro de los usuarios configurados en el workflow como revisores. Estado de los Documentos Los diversos estados por los que pueden pasar los documentos están determinados por el Workflow seleccionado, a excepción de los estados Inicial y A Publicar que están siempre presentes en cualquier Workflow. Así los estados posibles son los siguientes: Inicial Obligatorio Bibliotecario Opcional Revisión Opcional Autorización Opcional A Publicar Obligatorio Inicial: En este estado se encuentran todos los nuevos documentos cuando son redactados por el Autor. Cuando el documento se encuentre en este estado, el autor puede solicitar a los usuarios Opinadores que emitan su opinión sobre el nuevo documento o consultar a los Bibliotecarios por la confección de dicho documento. Para ello debe de haberse asignado un Workflow con el paso Opinadores para el primer caso y con el paso Bibliotecario para el segundo ejemplo. En Bibliotecario: El documento se encuentra en un estado intermedio de corrección. El usuario que desempeñe este rol podrá colaborar con el autor del documento en la carga de su contenido. Recuerde que los usuarios Autor y Bibliotecario son los únicos que pueden editar el documento. Revisión: Aquellos documentos que tengan finalizada su redacción son enviados para ser revisados a este paso. El encargado de la revisión, el Revisor, podrá ingresar comentarios y decidir si el documento es enviado para su Autorización o Devuelto al autor. Autorización: Una vez que concluyó la revisión, el documento es enviado a esta instancia. Aquí los usuarios involucrados deberán autorizar la publicación del documento o bien, devolverlo al autor para que ejecute las correcciones necesarias y recomience el circuito nuevamente. Publicar: El documento pasará al estado cuando haya sido cumplida la autorización. Según se haya especificado en el Workflow, el documento será publicado por un usuario Publicador designado o se hará por un proceso de Publicación Automática. Existe una fecha prevista para la publicación del documento, pero esta se podrá realizar igualmente si la misma se hubiera excedido. Durante el recorrido de los pasos del Workflow desde la generación del documento hasta que están listos para su publicación, los usuarios podrán devolverlos al autor para éste efectué modificaciones.

Revisión de Documentos Notificación

Revisión de Documentos Paso 1: Generación Paso 5: Abrir el documento Paso 4: Seleccionar documento Paso 2: Pendientes Propios Paso 3: Buscar estado “Revisión”

Paso 6: Revisar Documentación Revisión de Documentos Paso 6: Revisar Documentación

Paso 6: Revisar Documentación Revisión de Documentos Paso 6: Revisar Documentación

Revisión de Documentos Paso 8: Cerrar Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son: Devolver al Autor Si hay comentarios; ó - Enviar al Autorizador.

Autorización de Documentos

Autorización del Documento Función: Aprobar aquellos documentos que se encuentran en estado de “Autorización”. Este rol esta dado por definición al “Responsable del Alcance” al que pertenece el documento.

Autorización del Documento Notificación

Autorización del Documento Paso 1: Generación Paso 5: Abrir documento Paso 4: Seleccionar Paso 3: Buscar estado “Autorización” Paso 2: Pendientes Propios

Paso 6: Revisar Documentación Autorización del Documento Paso 6: Revisar Documentación

Autorización del Documento

Autorización del Documento Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son: - Devolver al Autor si hay comentarios; ó - Documento OK: Enviar a publicación, el documento queda publicado automáticamente.

Documentos Publicados

Publicadas En el módulo Publicadas se podrán visualizar todos los documentos que han sido publicados, luego de cumplir todos los pasos del Workflow. Además, aquí se realiza el seguimiento y control de las copias controladas. Para acceder haga clic en la solapa Publicadas del navegador del módulo.

Documentos Publicados Paso 1: Seleccionar “Publicadas” Paso 3: Abrir carpeta Chile Paso 5: Abrir documento Paso 4: Seleccionar Alcance Paso 2: Seleccionar “Documento por Categoría”

ETAPA VI Documentos Históricos

Históricas En esta sección se encuentran todos los documentos que han sido removidos de la sección Publicadas o Generación, tales como documentos obsoletos o los que han cambiado de versión. Puede ser visualizada por todos los usuarios. Para acceder haga clic en la solapa “Históricas”.

Históricas Paso 1: Seleccionar “Históricas” Paso 5: Abrir documento Histórico Paso 4: Seleccionar documento buscado Paso 2: Seleccionar Tipo de Vistas Paso 3: Buscar documento por Código, Alcance, Referencias, Tipo y Autor.

Muchas Gracias!