CONTROL Es la última etapa del proceso administrativo, pero está estrechamente ligada con la etapa de planeación, a la cual sirve de retroalimentación para futuros planes.

Concepto e Importancia   Su función consiste en establecer sistemas para medir y corregir las ejecuciones de los integrantes del organismo social, con el fin de asegurar que los objetivos fijados se vayan logrando. Mientras más claros, completos y ordenados sean los planes, más se facilitará la función de control.

Los factores sobre los cuales puede controlarse toda actividad son: Cantidad, Tiempo, Calidad y Costo. CANTIDAD TIEMPO COSTO CALIDAD Presupuestos Estudios de tiempos Evaluación de la actuación Estimaciones Fechas límite Costo por metro cuadrado Pruebas psicológicas Productos terminados Programas Costos estándar Inspecciones visuales Unidades vendidas Tiempo – máquina Pronósticos Coeficientes Unidades rechazadas Medición del trabajo Contabilidad Rendimiento del personal Control de Inventarios Procedimientos Productividad Informes Medición del trabajo Estándares Rendimiento sobre la inversión   Calificación de méritos

Elementos del Control Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores. Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección. Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

Importancia del control Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de la empresa Producir ciclos más rápidos: Implica acelerar el desarrollo y la entrega de productos y servicios nuevos a los clientes.  Agregar valor: Agregar valor a un producto o servicio, de tal manera que los clientes lo compren, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: Permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

El control se aplica básicamente a funciones específicas, tales como:   Producción Calidad Inventarios Mantenimiento Costos Ventas Salarios Personal

Entre los principales mecanismos de control se encuentran:   Observación Presupuestos Estadísticas Auditorías Control Interno Informes verbales y/o escritos Información y análisis especiales

Tipos de Control Control Preliminar: Se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización. Control Concurrente: Vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación Control de Retroalimentación: Se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.

Proceso de Control Establecimiento de normas o estándares de ejecución.- Consiste en fijar unidades de medida que sirven como puntos de referencia y que están basadas en los objetivos: niveles de producción, cuotas de ventas, índices de productividad, posición en el mercado, cargas de trabajo, utilidades, etc. Medición de lo que se ha hecho.- Es la valoración de las actividades y los resultados que se pretende controlar; la información que surja debe ser actual, correcta y oportuna para aprovecharse e interpretarse de la mejor forma y obtener conclusiones. Comparación de lo hecho con lo establecido e investigación de las diferencias, si las hay.- El control implica una comparación entre los resultados y el estándar previamente establecido. Corrección de las desviaciones aplicando acciones correctivas.- Cuando se presentan desviaciones desfavorables, será necesario adoptar las acciones correctivas apropiadas que encaucen hacia los resultados pretendidos; un sistema de control debe hacer posible detectar prontamente las desviaciones para corregirlas a tiempo.

Proceso del Control Control Estándares Resultados Corrección Retro-Alimentacion

Medición de Resultados Estándares En cuánto al método Cuantitativos Cualitativos Medición de Resultados Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por lo tanto la efectividad del proceso dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida (que mida realmente lo que intenta medir), con unidades de medida apropiadas y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación). Corrección El iniciar una acción correctiva es una función ejecutiva, pero antes de iniciarla es indispensable reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Retroalimentación El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación, que es el eslabón entre la planeación y el control. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Técnicas para el Control Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Gráficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gantt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.  Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.  Métodos cuantitativos Redes Modelos matemáticos Investigación de operaciones Estadística Cálculos probabilísticas