ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE Odalys Rivera Santiago Auditora Senior, Div. M

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 Temas Definición y clasificación Leyes y reglamentos aplicables Encargado de la Propiedad Uso, control, contabilidad y valoración Inventarios físicos

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Temas Propiedad excedente Pérdida o hurto Fianza Programas de Auditoría Hallazgos más comunes

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Definici ó n Propiedad (activos fijos): Bienes muebles e inmuebles pertenecientes al, o de valor para el gobierno, adquiridos mediante compra, donación, permuta, traspaso, cesión o por cualquier otro medio legal.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Clasificaci ó n Propiedad Mueble  que se puede utilizar repetidas veces  de relativa permanencia  se puede transportar de un sitio a otro (Ej. escritorios, equipo de oficina, computadoras, libros, etc….)

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Clasificaci ó n Propiedad Inmueble  no se pude transportar de un sitio a otro  existencia permanente (Ej. edificios, terrenos, carreteras y mejoras capitalizables a la propiedad)

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Leyes y Reglamentos Aplicables Secci ó n 9 del Art í culo VI de la Constituci ó n del Estado Libre Asociado de Puerto Rico “ S ó lo se dispondr á de las propiedades y fondos p ú blicos para fines p ú blicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley ”.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Leyes y Reglamentaci ó n Aplicables Municipios y Consorcios Municipales Ley N ú m. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Aut ó nomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 Reglamento Revisado sobre Normas B á sicas para los Municipios de Puerto Rico, aprobado por el OCAM el 30 de junio de 1995 OMB-A-102 (Reglamentaci ó n Federal - OMB) Ley de É tica Gubernamental

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Encargado de la Propiedad Nombrado por el Alcalde Ser á responsable de:  la custodia y  el control de los activos fijos

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Encargado de la Propiedad Responsabilidades Mantener al d í a los expedientes de los activos fijos Asignar n ú mero y numerar el equipo Iniciar los tr á mites para dar de baja cualquier equipo Velar porque toda la propiedad est é respaldada por un Recibo de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03) Llevar el control de las transferencias de la propiedad (Forma OCAM FA-04) Realizar inventarios f í sicos anuales

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Uso y Control de la Propiedad P ú blica Dependencia de inventario Es el Departamento al que se le exige la custodia, control y la contabilidad de la propiedad. Toda la propiedad se controla a base de:  La asignaci ó n de un n ú mero.  Identificaci ó n con el n ú mero visible y que no sea f á cil de remover, mediante el uso de etiquetas, marbetes de metal o tinta permanente.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Rama Ejecutiva Secretario de Hacienda Dependencias Judiciales y Legislativas (Secretario de Hacienda de acuerdo a la Reglamentaci ó n establecida por el Juez del Tribunal Supremo, C á maras y el Contralor de Puerto Rico) Entidades Corporativas y los Municipios Responsables Contabilidad de la Propiedad

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Costo real En ciertos casos por tasación o estimación del valor Valoraci ó n de la Propiedad

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno ¿ Cu á ndo?  una vez al a ñ o o  cuando est é n pr ó ximos a renunciar los empleados o funcionarios responsables. ¿ Qui é n lo realiza?  Encargado de la Propiedad  bajo la supervisi ó n de un empleado o funcionario cuyas funciones est é n ajenas al control y contabilidad de los activos fijos. Inventario F í sico de la Propiedad

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Propiedad Excedente o Inservible Criterios  Sin utilidad  Deteriorado y su reparaci ó n sea costosa  Obsoleta  No cumple con el fin para el cual fue adquirida El Director de Finanzas certificar á la propiedad inservible, el Auditor Interno y la Legislatura Municipal supervisar á n el proceso y posteriormente se elimina de las cuentas e inventarios.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno P é rdida o Hurto de la Propiedad Ley N ú m. 96 del 26 de junio de 1994 Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violaci ó n de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos p ú blicos. Oficina del Contralor Departamento de Justicia Departamento de Hacienda

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. P é rdida o Hurto de la Propiedad Departamento de Justicia Cuando la cuant í a envuelta exceda los $5,000 Como resultado de una investigaci ó n que indique la comisi ó n de un acto ilegal Se requiera que se inste alguna otra sanci ó n o acci ó n judicial Oficina del Contralor Todo caso 10 días, luego de investigada la pérdida Departamento de Hacienda Notificar al Área de Seguros Públicos - para reclamar a las compañías de seguros y de las fianzas correspondientes Notificación a:

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Fianza Todo empleado del Gobierno responsable por el uso, el control y la custodia de la propiedad pública tiene que estar cubierto por una fianza.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Programa de Auditoría Propiedad Mueble e Inmueble (LA-2)

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Objetivos del Programa de Auditoría Facilitar una gu í a eficaz y actualizada al proveer una herramienta que permita detectar deficiencias y errores materiales en la propiedad Verificar el cumplimiento de la Ley y Reglamentación

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Objetivos del Programa de Auditoría Obtener conocimiento general de los controles internos y estructura organizacional. Corroborar que la propiedad est é correctamente identificada y el uso debido de la misma. Emitir opiniones y recomendaciones sobre estas operaciones.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Á reas del Programa de Auditor í a (LA-2) Consideraci ó n del ambiente Pruebas generales Conclusi ó n Comunicaci ó n a la Gerencia

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad Consideraci ó n del ambiente (Cuestionario) El auditor verificar á : las leyes, reglamentos y procedimientos relacionados con la propiedad del Municipio si existe un Encargado de la Propiedad los controles internos, segregaci ó n de funciones, r é cords adecuados

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad si se investiga y notifica el hurto o desaparici ó n de propiedad si los funcionarios autorizados aprueban las transacciones relacionadas.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad Consideraci ó n del ambiente Est á numerada la propiedad Se realiza anualmente el inventario de la propiedad Se expiden los recibos al entregar la misma Se concilian los subsidiarios y el mayor general

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad Pruebas de cumplimiento El prop ó sito es determinar si los procedimientos de control de contabilidad est á n operando seg ú n la ley y la reglamentaci ó n que rige la unidad.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad Si se realizaron inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias Examen de la muestra de propiedad:  Registro de Órdenes y Contratos  Inventario de Propiedad  Recibos de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03)  Propiedad numerada  Transferencia de propiedad (Forma OCAM FA-04)  Uso apropiado de la propiedad Pruebas de cumplimiento

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad OCAM FA03 OCAM FA04

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad Verificación de la adquisición de propiedad inmueble  Investigación de título o tasación  Inscripción de escrituras en Registro de la Propiedad  Registro de Bienes Inmuebles Informes de hurto de propiedad hurtada  Investigación administrativa  Notificación a las agencias correspondientes  Se fijó responsabilidad por las mismas  Se registró o se dio de baja la propiedad

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad Disposición de la propiedad mueble  Certificación del Director de Finanzas  Aprobación de la Legislatura Municipal  Verificar el proceso de subasta cuando aplique  Testigos de la disposición de la propiedad  Minuta del proceso  Eliminar del inventario

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad OCAM FA02

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad Observación de la organización y protección física de la propiedad, herramientas y demás propiedad similar Almacén de propiedad – organización y seguridad

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Á reas del Programa de Propiedad Conclusi ó n Eval ú e los resultados de las pruebas de controles internos y de cumplimiento realizadas a la unidad. Redacte los hallazgos. Prepare la Carta a la Gerencia.

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Hallazgos m á s comunes No se efect ú an inventarios f í sicos anuales ni peri ó dicos Utilizaci ó n de propiedad para fines pol í tico partidista y otros fines ajenos a la gesti ó n p ú blica Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Hallazgos m á s comunes Propiedad no encontrada para examen No se le requiere a los funcionarios, al cesar en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Hallazgos m á s comunes No se le requiere un inventario f í sico antes de la entrega de la custodia de la propiedad a otra persona No se expiden recibos de propiedad en uso a los empleados que tienen la custodia de las unidades No se realizan investigaciones administrativas de los hurtos de la propiedad mueble

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Cont. Hallazgos m á s comunes Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente n ú mero de la propiedad Propiedad comprada no registrada Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario Adquisici ó n de propiedad a la cual no se le dio uso

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno Folletos Informativos