Sistema de Gestión Documental 1
2 Tecnotur 3000 S.L. ¿En qué consiste un sistema de Gestión Documental? Es un sistema de archivo de documentos en formato electrónico con capacidad de acceso a la información por múltiples criterios de búsqueda. Los documentos archivados electrónicamente pueden provenir de formato papel, ’s, ofimática, listados, etc. Para la incorporación de documentos en papel se emplean escáneres especializados y para el resto de documentos se utilizan herramientas de integración. Es fundamental contar con una metodología de trabajo apropiada, así como con unos criterios de identificación e indexación adecuados a los criterios de búsqueda.
Sistema de Gestión Documental 3 Tecnotur 3000 S.L. Esquema QUICKSCAN Base de datos Red de PC’s del Despacho Aplicación de Gestión
Sistema de Gestión Documental 4 Tecnotur 3000 S.L. Objetivos del Sistema Acceso rápido y eficiente a los documentos. Múltiples opciones de manejo de los documentos: –Visualización. –Impresión. –Envío por . –Envío por fax. –Búsqueda de textos en imágenes de documentos. Disponibilidad desde cualquier PC de trabajo. Evitar el manejo de papel. Posibilidad de dedicar la zona de archivo del despacho a tareas de productividad.
Sistema de Gestión Documental 5 Tecnotur 3000 S.L. Fases del Proyecto Análisis de necesidades: –Volúmenes actuales. –Volúmenes periódicos. –Catalogación de documentos (tipo, origen, etc.). Elección de elementos físicos: –Escáner. –Sistemas de almacenamiento, copia y seguridad. Definición de Procedimientos y Circuitos. Implantación física. Adaptación e implantación de la aplicación de gestión documental Formación. Implantación de los procedimientos acordados. Seguimiento / Auditoría de implantación.
Sistema de Gestión Documental 6 Tecnotur 3000 S.L. Otros servicios Consultoría organizativa. Escaneo masivo de los documentos iniciales. Custodia de documentos. Sistemas de seguridad asociados a la gestión de documentos (firma digital, cifrado, PKI).