Curso Preparación para el Examen de Grado Gestión de las Adquisiciones

El Proceso de gestión de las Adquisiciones Planificar la Gestión de Adquisiciones– PL Efectuar las adquisiciones – EJ Controlar las adquisiciones – SC Cerrar las adquisiciones – CI

Generalidades Proyecto = comprador Proveedor = vendedor Todos los requisitos del proyecto deben estar en el contrato. Lo que no figura en el contrato, sólo puede cambiarse a través del control integrado de cambios. Cualquier cambio debe ser por escrito y requiere la firma de ambas partes. Lledó, 2013)

Rol de Director de Proyectos Colaborar en la adecuación del contrato a las necesidades del proyecto. Asegurar que el contrato incluya todos los requisitos del proyecto. Incluir el plazo de contratación en el cronograma del proyecto. Incorporar acciones de mitigación de riesgos en el contrato. Comprender todos los términos del contrato. Participar en la negociación del contrato para cuidar la relación con el vendedor. Administrar el contrato y sus cambios. Lledó, 2013)

Rol de Director de Proyectos El DP es el responsable por el proyecto, aunque exista un gerente de adquisiciones El DP debería: Conocer el proceso de adquisiciones Entender los términos y condiciones contractuales Asegurarse que el contrato contenga todo el alcance del trabajo y requerimientos Identificar riesgos e incorporar la mitigación y la colocación de riesgos en el contrato Ayudar a personalizar para cada ocasión el contrato Participar en las negociaciones del contrato Asegurarse de que todo el trabajo en el contrato es realizado

Planificar la Gestión de Adquisiciones Documenta las decisiones de adquisiciones del proyecto. Identifica a los proveedores potenciales. Si es necesario adquirir algo de forma externa: Qué adquirir De qué forma En qué cantidad Cuándo hacerlo

Planificar la Gestión de Adquisiciones Entradas: Enunciado del alcance EDT y diccionario de la EDT Documentación de requisitos Registro de riesgos Recursos de cada actividad Cronograma del proyecto Estimación de costos del proyecto Registro de interesados Factores ambientales y activos de la organización

Tipos de Contratos Hay varios tipos de contratos que pueden ser escogidos para adquirir bienes o servicios requeridos por el proyecto El tipo de contrato es seleccionado con base en las siguientes consideraciones : Lo que está siendo adquirido (bien o servicio) Que tan conmpleto está el alcance del trabajo El nivel de esfuerzo y experiencia que deberá dedicar el comprador a administrar al vendedor Si el comprador desea ofrecer al vendedor incentivos El mercado o economía Estándares de la industria del tipo de contrato a utilizar

Tipos de Contrato Hay tres grandes categorías de contratos: Precio Fijo (FP) Tiempo y materiales (T&M) Costos reembolsables (CR)

Contrato por Precio Fijo Es utilizado para adquirir bienes o servicios con especificaciones o requerimientos bien definidos y cuando existe suficiente competencia para definir un precio fijo razonable antes de que inicie el trabajo Es el tipo más común de contrato El comprador tiene el menor riesgo de costo en este tipo de contrato El enunciado del trabajo de compras (SOW) es la clave en este tipo de contrato También llamado suma global o suma alzada

Contrato por Precio Fijo Precio fijo o suma global (FP: fix price) Precio fijo cerrado Precio fijo + Incentivo Precio fijo + Ajuste económico de precio Lledó, 2013)

Contrato por Costos Reembolsables Es usado cuando el alcance del trabajo es incierto y por consiguiente los costos no pueden ser estimados con exactitud suficiente para utilizar un contrato por precio fijo El comprador paga al vendedor por costos incurridos preestablecidos en el contrato Requiere que el vendedor tenga un sistema contable que permita dar seguimiento a los costos por proyecto El comprador tiene el mayor riesgo de costo porque los costos totales son desconocidos

Contrato por Costos Reembolsables Costos reembolsables (CR: cost reimbursable) Costo + Honorarios fijos Costo + Honorarios con incentivos Costo + Honorarios por cumplimiento de objetivos Costo + % del costo Lledó, 2013)

Contrato por Tiempo y Materiales El comprador paga en una base por item o por hora Es utilizado frecuentemente para servicios en los cuales el nivel de esfuerzo no puede ser definido al momento en que el contrato es adjudicado Tiene elementos de un contrato por precio fijo (el precio por item es fijo) y del de costos reembosables (el costo total es desconocido) Utilizado en contratos de montos moderados o con duraciones relativamente cortas No hay incentivo para que el vendedor realice el trabajo rápido o eficientemente

Riesgo y tipo de contrato Dependiendo del contrato el vendedor o el comprador asumen el riesgo Lledó, 2013)

Lledó, 2013)

Formas no competitivas de adquisiciones Ocurren cuando solo hay un proveedor que realice el trabajo Tipos: Una sola fuente (Single source): contratación directa con un proveedor de preferencia sin pasar por el proceso de adquisiciones Una única fuente (Sole source): solo hay un proveedor

Documentos de Adquisiciones Describen las necesidades del comprador a los vendedores Solicitud de Propuesta (RFP) Invitación a Licitación (IFB) Solicitud de Cotización (RFQ) Puede incluir informaicón para los vendedores tal como: Información de antecedentes para los cuales se requiere el trabajo Procedimientos para intentar ganar el trabajo Pautas para la preparación de propuestas El formato exacto que debería tener la propuesta Criterios de selección de proveedores Formas de cotización Enunciado del trabajo de las adquisiciones Términos y condiciones propuestos del contrato (legales y comerciales)

Planificar la Gestión de Adquisiciones Herramientas: Análisis de hacer o comprar Juicio de expertos Investigación de mercado Reuniones

Análisis de hacer o comprar Lledó, 2013)

Planificar la Gestión de Adquisiciones Salidas: Plan de gestión de las adquisiciones Documento que describe como el proceso de adquisiciones será planeado, ejecutado, controlado y cerrado. Incluye todos los ítems sujetos a compras de fuentes externas. Tipos de contratos a utilizar Gestión de riesgos Como se administraran las adquisiciones de existir un departamento de compras o contrataciones. Documentos de adquisiciones. Restricciones y supuestos. Entre otros.

Planificar la Gestión de Adquisiciones Salidas: Enunciados del trabajo relativos a adquisiciones (SOW) Documentos de la adquisición Criterios de selección de proveedores Decisiones de hacer o comprar Solicitudes de cambio Actualizaciones a documentos del proyecto

Criterios de Selección de Proveedores Es la base por la cual el comprador evalua las licitaciones o propuestas Es incluída en los documentos de adquisiciones para darle al vendedor un entendimiento de las necesidades del comprador y para ayudar al vendedor a decidir si participa en el proceso de compras

Sistema de Control de Cambios al Contrato Es establecido para controlar los cambios al contrato Todos los cambios al contrato deben ser realizados formalmente Incluye: Procedimientos de cambios Formularios Procesos de resolución de disputas Sistemas de seguimientos

Tipos de enuciados de trabajo de adquisiciones (SOW) Alcance del trabajo a ser realizado en cada adquisición Debe ser claro, completo y tan conciso como sea posible Debe describir todo el trabajo y actividades qeu el vendedor debe completar Hay varios tipos: Desempeño: describe lo que el producto final debe poder hacer Funcional: describe el propósito final o resultado Diseño: describe precisamente que trabajo debe realizarse

Exenciones Son declaraciones que dicen que derechos previstos bajo el contrato no pueden ser objeto de exención o modificación a menos que sean por acuedo expreso de las partes Un DP puede voluntaria o involuntariamente perder un derecho del contrato a través de la conducta, falta de complimiento involuntaria o falta de supervisión

Incentivos Son utilizados para alinear los objetivos del vendedor con los del comprador El comprador proveera honorarios adicionales si el vendedor logra objetivos de costo, desempeño o cronograma

Efectuar las adquisiciones Obtener respuesta de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato. Entradas: Plan de gestión de adquisiciones Documentos de la adquisición Criterios de selección de proveedores Propuestas de los vendedores Decisiones de hacer o comprar SOW de la adquisición

Efectuar las adquisiciones Herramientas: Conferencia de oferentes Técnicas de evaluación de propuestas Estimaciones independientes Juicio de expertos Publicidad Técnicas analíticas Negociaciones de adquisiciones

Efectuar las adquisiciones Salidas: Vendedores seleccionados Acuerdos Términos y condiciones entre el comprador y vendedor SOW, línea base del cronograma, informes, precios, condiciones de pago, garantías, soporte a productos, etc. Calendarios de recursos Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan del proyecto

Controlar las adquisiciones Gestión de las relaciones de adquisiciones, Monitoreo de la ejecución de los contratos, Efectuar cambios y correcciones al contrato. Garantiza el desempeño del vendedor. Entradas: Plan del proyecto Documentos de la adquisición Acuerdos Solicitudes de cambio APROBADAS Informes de desempeño

Controlar las adquisiciones Herramientas: Sistema de control de cambios del contrato Revisiones del desempeño de las adquisiciones Inspecciones y auditorias Informes de desempeño Sistemas de pago Administración de reclamaciones

Controlar las adquisiciones Salidas: Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan Plan de gestión de adquisiciones Línea base del cronograma Línea base de costos Actualizaciones a documentos del proyecto

Auditoria de compras Es una revisión estructurada específicamente del proceso de compras Es normalmente realizada por el gerente de adquisiciones Recolecta lecciones aprendidas del proceso de compras

Rescisión El contrato es finalizado antes de que el trabajo sea completado Puede ser por causa o por conveniencia Por causa por ejemplo cuando el vendedor incumple el contrato Por conveniencia si el comprador ya no quiere el trabajo

Incumplimiento/Falta Ocurre cuando una obligación en el contrato no es cumplida Es un evento serio ya que típicamente tiene implicaciones legales NO debe ser respondido con un incumplimiento de la otra parte Cuando se detecta la respuesta inmediata debe ser notificar formalmente a la otra parte de que se ha detectado un incumplimiento

Administración de Reclamaciones Es el proceso mediante el cual se manejan los reclamos Una relamación es una aseveración del vendedor de que el comprador hizo algo que afectó al vendedor y este está solicitando una compensación

Cerrar las adquisiciones Finaliza cada adquisición. Documenta todo lo relacionado con las adquisiciones. Verificación de los entregables con el cliente Cierre de los acuerdos legales firmados Cierre de los contratos individuales. Carta de finalización del contrato (libre deuda) Aceptación formal o acta de recepción del producto Cancelación de garantías Evaluaciones de satisfacción del cliente

Cerrar las adquisiciones Entradas: Plan del proyecto Documentos de la adquisición

Cerrar las adquisiciones Herramientas: Auditorias de la adquisición Negociación de adquisiciones Sistema de gestión de registros Salidas: Adquisiciones cerradas Actualizaciones a los activos de la organización

Sistema de Gestión de Registros Dado que el contrato es un documento legal, formal, se deben mantener los registros relacionados con este Los registros son utilizados en situaciones luego de que el trabajo ha sido completado, por ejemplo por seguros y garantías Correos electrónicos, pagos, comunicaciones escritas deben guardarse y archivarse Debe incluir sistemas de indexación, sistemas de archivo y de recuperación de información

¿Preguntas?

Pregunta Los miembros del equipo están discutiendo acerca de a quien adjudicar un contrato. Hay tres vendedores y todos son “favorecidos” por al menos un miembro del equipo. Qué sería lo mejor que puede hacer el gerente de proyecto en esta situación? A. Usar tácticas de negociación B. Enfocarse en la experiencia de los vendedores C. Votar para ver a quien se adjudica D. Seguir el plan de gestión de adquisiciones

Pregunta Samuel es el director del proyecto DSA. El está considerando propuestas presentadas por vendedores para una porción del trabajo del proyecto. De los siguientes, cuál contrato es el menos peligroso para el proyecto DSA? A. Contrato de costo más honorarios fijos B. Contrato de costo más porcentaje de costos C. Contrato de costo más honorarios con incentivos D. Precio fijo

Pregunta De los siguientes tipos de contrato, cuál requiere que el vendedor asuma el riesgo de los sobrecostos? A. Costo más honorarios fijos B. Costo más honorarios con incentivos C. Suma alzada D. Tiempo y materiales

Pregunta Yolanda ha subcontratado una porción del proyecto a un vendedor. El vendedor ha descubierto algunos elementos que modificarán el costo y plazo de su porción del proyecto. Cómo deben el vendedor y Yolanda actualizar el acuerdo? A. Como un nuevo contrato firmado por el vendedor y Yolanda B. Sometiendo un cambio al sistema de control de cambios al contrato C. Como un memorandum y un enunciado del alcance (SOW) firmado por Yolanda y el vendedor D. Sometiendo la solicitud de cambio al sistema de control de cambios de costos

Pregunta Por un incumplimiento el contrato es______? A. Exento B. En fuerza mayor C. Terminado D. En vínculo legal

Pregunta A. Inmediatamente detener todos los pagos Juan está dirigiendo su primer proyecto. El está revisando el contrato y encuentra que hay obligaciones contractuales que no han sido cumplidas por el vendedor. Qué es lo mejor que el puede hacer? A. Inmediatamente detener todos los pagos B. Hablar con el gerente de adquisiciones C. Enviar una notificación formal al vendedor D. No hacer nada, dado que todo va bien hasta ahora

Pregunta Cuál de los siguientes es verdadero respecto a los paquetes de documentos de adquisiciones? A. No ofrecen posibilidad a los licitantes de sugerir cambios B. Aseguran la recepción de propuestas completas C. Informan a la organización por qué se realiza la contratación D. El director de proyecto crea y selecciona la propuesta

Pregunta Una sola fuente significa? A. Solo hay un proveedor B. Solo hay un proveedor con el cual la compañía quiere hacer negocios C. Hay un proveedor que puede proveer todos los aspectos de las necesidades de compras del proyecto D. Solo hay un proveedor en el mercado

Pregunta María es la directora de proyecto del proyecto JHG. Ella ha creado un enunciado del alcance (SOW) para un vendedor. Todos los siguientes deben incluirse en el SOW excepto cuál? A. Los items a comprarse B. Las firmas de ambas partes acordando el SOW C. Los niveles esperados de calidad D. Una descripción de los servicios complementarios requeridos

Pregunta El equipo está discutiendo una solicitud de cambio originada por el vendedor. Ellos realmente están hablando acerca de: A. Un incumplimiento B. Una reclamación C. Una orden para cambiar D. Ninguna de las anteriores

Preguntas Como parte del sistema de gestión de registros, ud está tratando de asegurarse de que todos los registros de adquisiciones están documentados e indexados. De cuál de los siguientes se debería preocupar más? A. Negociaciones B. Propuestas C. Proveedores potenciales D. Gestión del riesgo

Pregunta Cuál de los siguientes puede ser utilizado como una herramienta de mitigación de riesgo?: A. Una propuesta de un vendedor B. Un contrato C. Una cotización D. Requerimientos del proyecto

Pregunta Un contrato entre una organización y un vendedor puede incluir una clausula que penaliza al vendedor si el proyecto se atrasa. El atraso del proyecto tiene un valor monetario, por consiguiente, la penalización debe ser ejecutada o exenta con base en cual de los siguientes? A. Si el DP podía haber anticipado el retraso B. Si el DP sabía que el retraso podía ocurrir C. Si el retraso fue causado por un riesgo imprevisto D. Quién causó el retraso y la razón

Pregunta Cuál de los siguientes no es un criterio válido de evaluación para la selección de proveedores? A. La edad de la persona de contacto del vendedor B. La capacidad técnica del vendedor C. La capacidad financiera D. El Precio

Pregunta El requerimiento de que un vendedor esté certificado es un ejemplo de _________? A. Incumplimiento B. Exepción C. Contratación D. Descarte

Pregunta Luis es el DP para el proyecto de construcción HGH. El ha contratado una porción del trabajo a la compañía de construcción ABC y le ha ofrecido una bonificación si completan su trabajo para el 30 de agosto. Este es un ejemplo de? A. Un requerimiento de proyecto B. Un incentivo de proyecto C. Una meta de proyecto D. Un contrato de suma fija