HERRAMIENTAS DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 02 de Abril 2007 2011

PLANIFICACION ESTRATEGICA ¿Por qué planificar? Explicitar una dirección que todos conozcan y compartan....aún cuando nunca se cumple el plan en un 100% Asignar recursos de acuerdo a prioridades estratégicas Identificar y examinar todas las alternativas. La planificación mejorada lleva a: Una toma de decisiones con más y mejor información La participación de un equipo más amplio de personal, funcionarios y técnicos. Mayor eficacia y/o mayor eficiencia. Menor riesgo en la toma de decisiones.

RELACION DE LA PLANEACION Y EL CONTROL

LA PLANEACION ESTRATEGICA. Concepto: “Proceso de 1) diagnosticar el entorno externo e interno de una organización, 2) establecer una visión y una misión, 3) idear objetivos globales, 4) crear, elegir y seguir estrategias generales, y 5) asignar recursos para alcanzar las metas de la organización. Los directivos y otros participantes deben adoptar un método que abarque toda la organización o la división en el proceso de planeación estratégica. El acento está en crear estrategias a fin de aprovechar con eficacia las oportunidades del entorno y encarar las amenazas con base en las fortalezas y debilidades de la empresa.”

Y PROYECTOS PARA LOGRARLO PROPOSITO LOGRAR UN ALTO GRADO DE CONSENSO ENTRE LOS PRINCIPALES PROFESIONALES, EJECUTIVOS Y AUTORIDADES DE LA INSTITUCION SOBRE: VISION DE FUTURO DIAGNOSTICO ACTUAL METAS, ESTRATEGIAS Y PROYECTOS PARA LOGRARLO

TIPOS DE PLANES MISION VISION DIAGNOSTICO OBJETIVOS ESTRATEGIA POLITICAS PROCEDIMIENTO NORMAS PROGRAMAS PRESUPUESTOS

VISION EL CONJUNTO DE CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACION QUE QUEREMOS ALCANZAR EN UN PLAZO PRE-DETERMINADO EL "SUEÑO DEL PIBE" PERO ... ALCANZABLE

VISION CARACTERISTICAS ORGANIZACIONALES CULTURA RECURSOS HUMANOS TECNOLOGIA INFRAESTRUCTURA ...............

MISION EXPRESION DE LA VISION CORPORATIVA EN SU FORMA MAS SINTETICA .... Y DIDACTICA Lo que uno le cuenta a su tía cuando ella nos pregunta: ¿Y Ud., hijito, donde trabaja? ¿Y allí, qué hacen?

MISION ES LA DECLARACION ACERCA DEL PROPOSITO ORGANIZACIONAL. EXPRESA LA RAZON DE SER, EL SENTIDO DE LA EXISTENCIA DE LA ORGANIZACION. INCLUYE PREFERENTEMENTE UNA REFERENCIA A LOS USUARIOS, A LOS SERVICIOS Y LA FORMA DE PROVISION DE ESTOS.

MISION LA MISION NORMALMENTE CONSIDERA LOS SIGUIENTES FACTORES: CLIENTE o en nuestro caso al CIUDADANO PRODUCTOS / SERVICIOS TECNOLOGIA UBICACION VALOR SOCIAL APORTADO IMAGEN CORPORATIVA POLITICA Y VALORES CONSIDERACIONES HACIA LOS EMPLEADOS (F.R. DAVID; LONG RANGE PLANNING, VOL 22, Nº1, 1990)

EJEMPLOS DE MISION “Reunir, acrecentar, conservar, hacer accesible, investigar y difundir el patrimonio cultural de Chile, para ponerlo al servicio de la educación, del desarrollo y de la identidad cultural del país. Generar espacios de encuentro y diálogo, y proponer políticas públicas en el ámbito del patrimonio cultural” (DIBAM) “Mejorar el acceso de los beneficiarios del Sistema Público a un plan colectivo de seguro solidario y equitativo” (FONASA)

OBJETIVOS ó METAS LOGROS QUE LA INSTITUCIÓN SE PROPONE ALCANZAR EN UN PLAZO DETERMINADO. HORIZONTE DE PLANIFICACION: 2, 3 - 5 AÑOS Y si fuéramos japoneses.... 20 años.

METAS TODA META DEBE SER VERIFICABLE .. y razonablemente alcanzable LA MAYORÍA SON EXPRESADAS EN TÉRMINOS DE INDICADORES DE GESTIÓN NORMALMENTE UNA INSTITUCIÓN DEFINE ENTRE 5 Y 10 METAS CORPORATIVAS .... más nos confunde a todos

METAS- Jerarquía y Organizacion

EL PROCESO DE FIJACIÓN DE METAS CONTINUO Y FLEXIBLE RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN PARTICIPATIVO ENTENDIENDO EL ENTORNO Y LAS TENDENCIAS FUTURAS FACILITA LA TOMA DE DECISIONES BUSCA LA EXCELENCIA

LAS METAS SUELEN ESTAR RELACIONADAS CON: LOS RESULTADOS DE LA INSTITUCIÓN LOS USUARIOS ACTUALES Y FUTUROS: MEJORAR SU IDENTIFICACIÓN, CONOCIMIENTO, RELACIÓN LOS SERVICIOS EL FINANCIAMIENTO INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

Y TAMBIÉN CON: DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS Y EQUIPOS DE TRABAJO LOS PROCESOS, LA ESTRUCTURA, LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALES LAS RELACIONES CON EL ENTORNO POLÍTICO Y SOCIOS EN EL ESTADO LA IMAGEN EXTERNA

SECUENCIA DE TRABAJO MISION VISION OBJETIVOS ó METAS A MEDIANO Y LARGO PLAZO DIAGNOSTICO ESTRATEGIAS DE ACCION PROYECTOS DE DESARROLLO

DIAGNOSTICO DEL CONTEXTO Contexto externo: Se evalúan las amenazas y las oportunidades. La evaluación se centra en un aspecto competitivo y en los factores económicos, sociales, políticos, legales, demográficos y tecnológicos.

DIAGNOSTICO DEL CONTEXTO Contexto interno: Se evalúan de acuerdo a sus debilidades y fortalezas, en investigación, servicio, formulación de estrategia, recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, imagen de la Institución, estructura, clima organizacional, sistema de planeación y control , relaciones con sus usuarios.

MATRIZ FODA

DIAGNOSTICO FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES Contamos con profesionales de alta calificación y prestigio Las encuestas de calidad de servicio revelan mejora en 80% de los indicadores Contamos con personal idóneo. ... OPORTUNIDADES: Se prevé un aumento nuevas financiaciones a baja tasa. Existe una oferta atractiva por la adquisición de un bien inmueble relevante. Se recibió una donación japonesa en equipamiento de alta tecnología.

DIAGNOSTICO DEBILIDADES Y AMENAZAS El sistema de información para la gestión es incompleto y poco confiable. No existe compromiso del personal con el control de costos Falta de capacitación en el uso de tecnología y temas de gestión. Falta capacidad de producción en un servicio de alta demanda. Baja ocupación de las inversiones en infraestructura ... AMENAZAS: Relaciones con el Poder Ejecutivo. Aumento de juicios (en especial del fuero laboral). Una nueva legislación perjudicará la posición actual de la institución.

MATRIZ FODA

ESTRATEGIAS DE ACCIÓN CÓMO LLEGAMOS A CUMPLIR CON LAS METAS TRAZADAS, AQUELLAS QUE RESPONDEN A LA VISIÓN DEL FUTURO. Las estrategias son la adopción de cursos de acción y a la distribución de los recursos necesarios (materiales y humanos) para alcanzar los objetivos.

POLITICAS “ Son declaraciones o entendimientos generales que guían el pensamiento de los directivos en la toma de decisiones. Aseguran que las decisiones caigan dentro de ciertos límites. No requieren acción pero su intención es guiar a los directivos en su compromiso con la decisión que finalmente toman.”

PROCEDIMIENTO “Son planes que establecen un método que se requiere para manejar actividades futuras. Se constituyen como secuencias cronológicas de acciones necesarias. Son guías de acción, más que de pensamiento, y detallan la manera exacta en la que deben realizarse ciertas actividades.”

NORMAS “Son reglas establecidas para la organización. Explican de manera clara las acciones necesarios específicas, o la ausencia de ellas, sin permitir lugar a duda.” Ej.: “No fumar”, “No utilizar celular”.

PROGRAMAS “Son objetivos, políticas, procedimientos, normas, asignación de tareas, pasos a tomar, recursos a utilizar y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso determinado de acción; comúnmente, los programas se ven sustentados por presupuestos.”

PRESUPUESTOS “Es una declaración de resultados esperados, expresada en términos numéricos.” Estos términos pueden ser horas trabajadas, horas de maquina, gastos, salida de capital, etc.

A VECES ES NECESARIO, en organizaciones grandes ... UN “PING-PONG INTERESTAMENTARIO” ... NIVEL DIRECTORIO E S T R A G I C O C O N S E NIVEL EJECUTIVOS SUPERIORES NIVEL DEPARTAMENTOS

Pasos para la implementación de PE