Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 9: Monitoreo y Comunicaciones Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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Monitoreo y Comunicaciones La función de Control en Proyectos. Manejo de variaciones. Análisis de causas y consecuencias. Programas crash : análisis de iniciativas para acelerar el proyecto. Reportes de variaciones. Gráficos de Progreso. Informes de Progreso. Cambios en el Proyecto: procedimientos y documentación Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

La función Control Es la función que se ejerce para comprobar el cumplimiento de políticas, planes, objetivos o estándares. Control Estratégico: relacionado con las decisiones del negocio Control de Gestión : relacionado con los resultados de los procesos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

La Función Control Registro y monitoreo variables Analizar variaciones Iniciar acciones correctivas Verificar su eficacia Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Control de Costos Estimación Contabilización Flujo de caja del proyecto Flujo de caja de la Organización Costos directos Overhead Otros incentivos penalidades reparto de utilidades Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Sistemas de Control Propósito establecer políticas procedimientos y técnicas para aplicarlas en la gestión diaria del control de proyectos y programas Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Sistema de planeamiento y control FASE PLANEAMIENTO Planeamiento Autorización y Lanzamiento Tarea Recolección Información y Reporte Contabilización Costos Reportes a Clientes y Gerencia FASE OPERATIVA Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Form Autorización de Tareas describe el trabajo a realizar Descripción Trabajo o Form Autorización de Tareas describe el trabajo a realizar su organización y el marco de tiempos de WBS Se usa para: liberar el contrato autoriza el planeamiento registrar las descripciones y lanzar las tareas a los departamentos operativos Autorización y Lanzamiento Tarea Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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WBS Empresa Manufactura Ingeniería Laboratorio Diseño Paquete de Trabajo Cuenta Nro. Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Como herramienta de Planeamiento Debe permitir: Planificar y programar el trabajo Identificar los indicadores para medir el progreso Establecer presupuesto costos directos overhead Identificar reservas Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Comprensión de Estándares RESULTADOS PROCESOS Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Estándares PROCESOS Cualitativos Personas Funciones Relaciones entre factores RESULTADOS Cuantitativos Cantidades Costos Nivel de Calidad Tiempo para finalizar Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Información a proveer Visión del progreso del proyecto Relaciones entre los costos y los resultados de la programación Identificar problemas potenciales con las fuentes de recursos Proveer información a un nivel de síntesis práctico para el project manager Demostrar que los hitos son válidos, se pueden cumplir sus fechas y pueden auditarse Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Planeamiento de las Distribución de la Información Información de Determinación de la información y comunicaciones de quienes tienen intereses en el proyecto: destinatarios, plazos y medios Planeamiento de las Comunicaciones Distribución de la Información Lograr la disponibilidad de la información en tiempo Gestión de Comunicaciones Obtener y diseminar la información de resultados; estado progreso estimaciones Información de Resultados Obtener, generar y diseminar información relativa a fases formales del Proyecto o su culminación Cierre Administrativo Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Plan de Gestión de Comunicaciones Estructura de archivos: información, procedimientos, actualización y corrección. Estructura de distribución Descripción de la Información: formatos, contenidos, convenciones y definiciones Programas de emisión de informes Métodos de acceso Métodos de actualización y refinamiento del Plan de Comunicaciones Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Como herramienta de Control Debe permitir: Medir los recursos consumidos Medir estados y cumplimientos Comparar los resultados con las proyecciones y los estimados Proveer la base para el diagnóstico y la reprogramación Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Requerimientos de diseño del sistema Marco de referencia donde se integren tiempos, costos y resultados Capacidad de monitoreo de los parámetros críticos Rápida respuesta Capacidad de predecir resultados finales Datos apropiados y precisos para la toma de decisiones para cada nivel de responsabilidad Información por excepción por análisis de problemas de capacidad Evaluación cuantitativa inmediata de alternativas Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Actividades de Planeamiento Estructura de Trabajo Descripción de tareas Programación Presupuesto Análisis contratos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Relación Beneficio Costo Coordinación Comunicación Reconocimiento riesgos Base para toma de decisiones Nuevos sistemas Recursos adicionales Entrenamiento en el uso de técnicas Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Resultados de la disciplina Políticas y procedimientos apropiados Fuerte énfasis en el cumplimiento de los resultados Reuniones efectivas con una agenda formal Revisiones periódicas de la alta gerencia de la situación técnico financiera Simplificación de la auditoría de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Función Control: Primer propósito Verificación cumplimiento proceso vs. los planes predeterminados los objetivos han sido traducidos exitosamente a estándares de resultados los estándares de resultados son una representación confiable de actividades y eventos Se han establecido presupuestos representativos que permiten comparaciones Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Función Control: segundo propósito Control toma de decisiones Plan, programa y presupuesto Comparación entre la estimación y el uso real de recursos La estimación del trabajo remanente La estimación de los recursos a utilizar para completar el trabajo Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Análisis de reducción de costos Proyecto Posible Reducción Costos Costo del Cambio ETAPA CICLO DEL PROYECTO Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Aceleración: programa de costo mínimo Se determina el camino crítico Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificación más bajo por semana Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos

Programas Crash: aceleración de proyectos Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI

Relaciones entre costos y tiempo Costo Intensivo Suposición de costo lineal Costo directo (pesos) Costo de reducir el tiempo dos semanas Costo Normal Tiempo Intensivo Tiempo Normal

Búsqueda de información y comunicaciones EV - Informe Mensual - Informe semanal de Tareas - Informes comparativos - Informes Variaciones INFORMACION Tareas Materiales Otras cargas directas Overhead AC PV Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Variaciones Desviación respecto del Plan Programa Costos Resultados técnicos Permiten verificar los sistemas de planeamiento y presupuestación Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

PV EV AC Función Definición Valor Planificado Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT EV Valor Ganado Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completada de una actividad o componente de la EDT AC Costo Real Es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o componente de la EDT

Valor negativo= costo>al presupuestado Variación Sigla Obtención Variación de Costos CV CV = EV – AC Valor negativo= costo>al presupuestado Variación de Programación SV SV= EV – PV Valor negativo= atraso programa Porcentual CVP CVP= (CV / EV)*100 Variación de Programación Porcentual SVP SVP= (SV / PV)*100

Gestión de Costos PV Variación de Costos AC Variación Programa EV Valores acumulados [$] Presupuesto Costo Real PV Variación de Costos AC Variación Programa Trabajo realizado a costo presupuestado EV Tiempo [Período]

PV EV AC Porción del presupuesto equivalente al Trabajo realizado Earned Value Costo directo e indirecto incurrido en el el trabajo realizado Porción del costo estimado aprobado asignado a una actividad PV EV AC Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Trabajo real a costo presupuestado (EV) = Indice de costos Trabajo real a costo presupuestado (EV) = Trabajo real a costo real (AC) se usa para proyectar el costo “para completar el proyecto” Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Indice de programación Trabajo real a costo presupuestado (EV) = Trabajo programado a costo (PV) presupuestado se usa para proyectar la fecha de finalización del proyecto Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

13 Nov 2007 18:30 a 21:30 PM Aula 3004 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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